Co se stane, když zhutníte soubor společnosti QuickBooks

Proces kondenzace souboru QuickBooks dělá dvě věci: Příkaz QuickBooks Condense vytvoří trvalou kopii datového souboru QuickBooks (nazývanou archivní kopie souboru); proces kondenzace souborů zmenšuje datový soubor tím, že shrnuje mnoho starých uzavřených, podrobných transakcí, které používají velké monstrózní žurnálové záznamy.

Protože toto zhušťování a archivace může být trochu matoucí, zde je rychlé shrnutí toho, co přesně se stane, když zhuštěte soubor společnosti QuickBooks. Zde je to, co QuickBooks během procesu obvykle dělá:

• Uloží archivní kopii souborů vaší společnosti: Když zkrátíte soubor společnosti QuickBooks, QuickBooks uloží archivní kopii tohoto souboru.

• Odstraňuje staré uzavřené transakce: Jako součást procesu kondenzace vám QuickBooks dává příležitost odstranit staré uzavřené transakce z aktuální pracovní verze souboru společnosti QuickBooks. Pamatujte, že archivací se vytvoří archivní kopie souboru společnosti QuickBooks.

  Stále však máte pracovní verzi souboru společnosti QuickBooks a právě tato aktuální pracovní verze souboru společnosti QuickBooks se čistí nebo zhušťuje odstraněním starých uzavřených transakcí.

  Uzavřené transakce jsou transakce, které QuickBooks již nemusí podrobně sledovat. Například stará zákaznická faktura – po jejím zaplacení – je uzavřená transakce. Starý šek vypsaný na nějakého dodavatele – poté, co je zúčtován bance – je uzavřená transakce.

• Shrnuje staré, uzavřené transakce: Protože jsou staré, uzavřené transakce odstraněny z datového souboru QuickBooks, kondenzace obvykle vytváří souhrnné měsíční deníkové záznamy pro staré, uzavřené transakce a umísťuje tyto souhrnné transakce do aktuální, pracovní verze datového souboru QuickBooks.

  Tyto souhrnné měsíční deníkové záznamy vám umožňují pokračovat v přípravě měsíčních účetních závěrek. I když například archivace odstraní všechny staré uzavřené transakce například z ledna 2011, stále můžete vytvářet účetní závěrky za leden 2011 v roce 2014. K vytvoření měsíčních finančních výkazů za leden 2011 používá QuickBooks souhrnné měsíční deníkové záznamy.

• Vymaže auditní záznam: QuickBooks udržuje auditní záznam ukazující, kdo zadal jaké transakce. Jeden téměř skrytý efekt vyčištění datových souborů QuickBooks se týká auditní stopy. Pokud vyčistíte soubor společnosti a označíte, že by měl být soubor společnosti zhuštěn, QuickBooks vymaže auditní záznam před datem „odstraněny uzavřené transakce v nebo dříve“.

  Jinými slovy, po dobu, po kterou QuickBooks odstraní staré, uzavřené transakce, odstraní také auditní stopu těchto transakcí.

Proces zhuštěného souboru obvykle znamená vytvoření kopie datového souboru QuickBooks, kterou uložíte a někam odložíte, a poté vytvoříte zmenšenou verzi pracovního souboru společnosti. Příkaz, který používáte ke zhuštění souboru společnosti QuickBooks, vám však také umožňuje vytvářet téměř prázdné soubory společnosti.

Většina lidí tuto možnost nemusí nikdy využít. Pouze jedna kategorie uživatelů QuickBooks, kteří mohou chtít vytvořit téměř prázdné firemní soubory: CPA a konzultanti (kteří chtějí znovu použít firemní soubor pro jinou obchodní jednotku nebo klienta) mohou chtít použít tento příkaz k vytvoření firemních datových souborů, které mají mnoho seznamy již nastavené.