Co dělá kondenzace souborů společnosti QuickBooks?

Proces kondenzace souborů QuickBooks dělá dvě věci. Příkaz QuickBooks Condense vytvoří trvalou kopii datového souboru QuickBooks. (Tato kopie se nazývá archivní kopie souboru.) Proces zhušťování souborů také zmenšuje datový soubor tím, že shrnuje mnoho starých uzavřených, podrobných transakcí, které používají monstrózní žurnálové záznamy.

Archivní kopie souboru firmy činí snímek souboru společnosti, jenž existoval v určitém časovém okamžiku. Pokud bude mít někdo později otázku – třeba váš účetní nebo federální či státní auditor – můžete použít archivní kopii datového souboru, abyste ukázali, jak soubor společnosti v určitém okamžiku vypadal.

Zde je to, co QuickBooks během procesu obvykle dělá:

• Uloží archivní kopii souborů vaší společnosti: Když zkrátíte soubor společnosti QuickBooks, QuickBooks uloží archivní kopii tohoto souboru.
• Odstraňuje uzavřené transakce: Jako součást procesu kondenzace vám QuickBooks dává příležitost odstranit staré uzavřené transakce z aktuální pracovní verze souboru společnosti QuickBooks. Pamatujte, že archivací se vytvoří archivní kopie souboru společnosti QuickBooks. Stále však máte pracovní verzi souboru společnosti QuickBooks a právě tato aktuální, pracovní verze souboru společnosti QuickBooks se čistí nebo zhušťuje odstraněním starých uzavřených transakcí.

Uzavřené transakce jsou transakce, které QuickBooks již nemusí podrobně sledovat. Stará zákaznická faktura – po jejím zaplacení – je uzavřená transakce. Starý šek vypsaný na nějakého dodavatele – poté, co je zúčtován bance – je uzavřená transakce.

• Shrnuje uzavřené transakce: Vzhledem k tomu, že staré uzavřené transakce jsou odstraněny z datového souboru QuickBooks, kondenzace obvykle vytváří souhrnné měsíční deníkové záznamy pro staré uzavřené transakce a umísťuje tyto souhrnné transakce do aktuální, pracovní verze datového souboru QuickBooks. Tyto souhrnné měsíční deníkové záznamy vám umožňují pokračovat v přípravě měsíčních účetních závěrek. I když archivace odstraní všechny staré uzavřené transakce například z ledna 2020, stále můžete v roce 2021 vytvářet účetní závěrky za leden 2020. K vytváření měsíčních finančních výkazů za leden 2020 používá QuickBooks souhrnné měsíční deníkové záznamy.
• Vymaže auditní záznam: QuickBooks udržuje auditní záznam ukazující, kdo zadal jaké transakce. Jeden téměř skrytý efekt vyčištění datových souborů QuickBooks se týká auditní stopy. Pokud vyčistíte soubor společnosti a označíte, že by měl být soubor společnosti zhuštěn, QuickBooks vymaže auditní záznam před datem „odstraněny uzavřené transakce v nebo dříve“. Jinými slovy, po dobu, kdy QuickBooks odstraňuje staré, uzavřené transakce, odstraňuje také auditní stopu těchto transakcí.

Proces zhuštěného souboru obvykle znamená vytvoření kopie datového souboru QuickBooks, kterou někam odložíte, a poté vytvoření zmenšené verze pracovního souboru společnosti. Příkaz, který používáte ke zhuštění souboru společnosti QuickBooks, však také umožňuje vytvářet téměř prázdné soubory společnosti. Většina lidí tuto možnost nemusí nikdy využít. Napadá mě pouze jedna kategorie uživatelů QuickBooks, kteří mohou chtít vytvořit téměř prázdné soubory společnosti: CPA a konzultanti (kteří chtějí znovu použít soubor společnosti pro jinou obchodní jednotku nebo klienta) mohou chtít použít tento příkaz k vytvoření souborů dat společnosti. které již mají mnoho seznamů nastaveno. Nebudu zacházet do dalších podrobností o vytvoření téměř prázdného souboru společnosti pomocí příkazu archivace, ale měli byste vědět, že tam je.

Základy úklidu

Když pochopíte, o čem je archivace, je tento proces docela jednoduchý. Chcete-li zhustit soubor společnosti QuickBooks, postupujte takto:

1. Vyberte Soubor→Nástroje→Zhustit data.

QuickBooks zobrazí první zobrazené dialogové okno Condense Data.

Dialogové okno Condense Your Company File

2. Vyberte přepínač s názvem Odebrat vámi vybrané transakce ze souboru vaší společnosti a poté klepněte na tlačítko Další.

Otevře se dialogové okno Kondenzovat data.

3. Vyberte přepínač Transakce před určitým datem.

Tato možnost (zde zobrazená) říká QuickBooks, že chcete udělat dvě věci: vytvořit archivní kopii datového souboru QuickBooks a zmenšit pracovní soubor společnosti, aby nebyl tak velký. QuickBooks snižuje velikost pracovní verze souboru dat společnosti odstraněním starých uzavřených transakcí, pokud se v kroku 2 rozhodnete transakce odebrat.

Dialogové okno Kondenzovat data

4. Zadejte datum Odebrat transakce před.

Chcete-li určit datum, před kterým mají být uzavřené transakce odstraněny, zadejte datum do pole data. Pokud chcete soubor zhustit odstraněním transakcí například do 31. prosince 2020 nebo dříve, zadejte do pole data 1. 1. 2021 . Nemusíte se však cítit nutkavě kvůli odstranění hromady uzavřených transakcí. Uzavřené transakce odstraníte pouze v případě, že se váš soubor společnosti QuickBooks příliš zvětšuje. Můžete snadno pracovat se souborem společnosti QuickBooks, který má 25 MB, 50 MB nebo dokonce 100 MB (megabajtů).

Ačkoli obvykle zhušťujete soubor QuickBooks odstraněním starých, uzavřených transakcí, příkaz Condense také vytváří soubory bez transakcí a soubory pouze s určeným rozsahem dat transakcí. Chcete-li vytvořit soubor, který obsahuje seznamy a preference, ale žádné transakce, vyberte přepínač Všechny transakce. Mimochodem, můžete použít možnost Všechny transakce k vytvoření téměř prázdného souboru, který byste mohli znovu použít (například pro školení). Chcete-li vytvořit soubor QuickBooks, který obsahuje zadaný rozsah transakcí, vyberte přepínač Transakce mimo časové období a poté do polí Před a Po zadejte data, která ukončují rozsah.

5. Po dokončení určování, které transakce má QuickBooks odstranit, klikněte na Další.

QuickBooks zobrazí zobrazené dialogové okno Condense Data.

Třetí dialogové okno Kondenzovat data

6. Upřesněte, jak by měly být transakce shrnuty.

Chcete-li shrnout historické transakce, QuickBooks použije třetí dialogové okno Condense Data a zeptá se, jak má sumarizovat historická data: s jedním souhrnným deníkovým záznamem, s měsíčními souhrnnými deníkovými záznamy nebo žádným souhrnem. Vyberte přepínač, který odpovídá požadovanému způsobu sumarizace. (Obvykle zvolíte druhou možnost – necháte QuickBooks vytvářet měsíční souhrnné deníkové záznamy – takže můžete stále vytvářet smysluplné srovnávací měsíční zprávy.)

7. Klikněte na Další, až dokončíte specifikaci, jak má QuickBooks sumarizovat transakce.

QuickBooks zobrazí čtvrté dialogové okno Condense Data, jak je znázorněno.

Čtvrté dialogové okno Kondenzovat data

8. Určete, jak mají být transakce inventáře zhuštěny, a klepněte na Další.

Pokud váš soubor QuickBooks obsahuje transakce zásob, QuickBooks doporučuje odstranit staré transakce zásob. Když QuickBooks zobrazí čtvrté dialogové okno Condense Data, můžete QuickBooks říci, aby to udělal právě tak, že vyberete přepínač Summarize Inventory Transactions (Recommended). (Pokud nechcete odstranit staré transakce, vyberte přepínač Zachovat podrobnosti transakce inventáře.)

Když klepnete na tlačítko Další, budete pokračovat do pátého dialogového okna Zhuštění dat (není zobrazeno), které se ptá, které transakce by měly být považovány za uzavřené.

9. Určete, které transakce mají být odstraněny, a klepněte na Další.

QuickBooks žádá o trochu více informací o tom, co přesně představuje uzavřenou nebo starou transakci, která by měla být odstraněna. Zaškrtnutím políček označíte, zda mají být transakce před datem odebrání odstraněny, i když nejsou zúčtovány, označeny k vytištění, označeny jako k odeslání atd.

Když klepnete na tlačítko Další, přesunete se do šestého dialogového okna Condense Data.

Šesté dialogové okno Kondenzovat data

10. Určete jakékoli vyčištění seznamu, ke kterému má dojít, a klepněte na tlačítko Další.

Pomocí šestého dialogového okna Condense Data sdělte QuickBooks, že kromě odstranění starých uzavřených transakcí by měl vyčistit některé seznamy. Můžete zaškrtnout políčka, která říkají QuickBooks, aby odstranil nepoužívané účty, nepoužívané zákazníky, nepoužívané dodavatele a tak dále. Vyčištěním seznamu odstraněním nepoužitých položek seznamu nejen zmenšíte velikost souboru společnosti, ale také lidem usnadníte práci se seznamem.

Když kliknete na Další, QuickBooks zobrazí sedmé dialogové okno Condense Data, jak je znázorněno zde. Dialogové okno vám řekne, že proces archivace začíná tím, že QuickBooks vytvoří kopii datového souboru a že dokončení operace kondenzace může trvat několik minut nebo dokonce několik hodin.

Sedmé a poslední dialogové okno Kondenzovat data

11. Klikněte na Zahájit kondenzaci.

QuickBooks zahájí proces kondenzace datového souboru.

12. Po zobrazení výzvy zálohujte datový soubor.

Na začátku procesu kondenzace vás QuickBooks vyzve k zálohování souboru společnosti QuickBooks. Zálohování souboru společnosti QuickBooks jako součást operace kondenzace funguje stejně jako zálohování souboru společnosti QuickBooks kdykoli jindy. Pokud máte dotazy ohledně zálohování souboru společnosti QuickBooks, podívejte se na „Základy zálohování“ dříve v této kapitole.

Po zálohování souboru společnosti QuickBooks uloží QuickBooks archivní kopii souboru společnosti a poté vyčistí pracovní verzi souboru společnosti podle vašich pokynů. Opět, jak bylo uvedeno v předchozích krocích, proces čištění může trvat jen několik minut nebo může trvat několik hodin, pokud je váš soubor velmi velký.

Některé strategie čištění a archivace

Rozhodnutí, kdy a jak chcete vyčistit nebo archivovat soubor společnosti QuickBooks, je většinou věcí zdravého rozumu. Vaší první úvahou by mělo být, zda vůbec potřebujete kondenzovat soubor společnosti. Pokud QuickBooks stále běží přiměřenou rychlostí, pokud se nezblázníte kvůli mnoha nevyužitým položkám v seznamech nebo pokud datový soubor nenarostl monstrózně (větší než 100 MB nebo tak), možná nebudete muset kondenzovat. V mnoha případech úklidem nedosáhnete žádného užitku. A tím, že neuklízíte, máte stále na dosah kompletní, podrobné finanční záznamy.

Můj technický redaktor chce, abych zde na něco poukázal: Poznamenává, že spuštění operace čištění nutně nezmenší velikost datového souboru QuickBooks co nejvíce. Říká proto, že pokud opravdu musíte mít menší datový soubor, měli byste nejprve spustit operaci vyčištění a poté uložit a obnovit přenosný datový soubor QuickBooks.

Zde je další rozumná představa o čištění a archivaci souborů společnosti QuickBooks: Měli byste vytvořit archivní kopii datového souboru QuickBooks. Ve skutečnosti vám doporučuji, abyste vytvořili archivní kopii datového souboru QuickBooks na konci roku, poté, co vy nebo vaše CPA provedete poslední úpravy pro daný rok. Je to skvělý nápad vytvořit archivní kopii datového souboru QuickBooks, který se používá k přípravě vašeho daňového přiznání a jakýchkoli finančních výkazů, protože vždy můžete později vysvětlit nějaké číslo v daňovém přiznání nebo finančním výkazu pohledem na archivní kopii dat. soubor.

Jedním z problémů používání QuickBooks je, že lidé mohou záměrně nebo neúmyslně změnit staré transakce. To bohužel znamená, že někdo může změnit transakce v datovém souboru QuickBooks v předchozím roce. Když k této změně dojde, někdo, kdo se později podívá do datového souboru QuickBooks, nemusí být schopen vysvětlit číslo v daňovém přiznání nebo finančním výkazu. Pokud se někdo vrátí ke změně transakce v předchozím roce a tato transakce se použije k výpočtu celkových příjmů za daný rok, nemůžete již data QuickBooks používat k vysvětlení čísel ve vašem daňovém přiznání a vašich finančních výkazech pro celkové příjmy. To dává smysl, ne?

Naštěstí tím, že budete mít archivní kopii datového souboru QuickBooks – datového souboru QuickBooks, který poskytl čísla do vašeho daňového přiznání a finančních výkazů – můžete vždy vidět, které transakce QuickBooks podporují konkrétní číslo daňového přiznání nebo číslo finančního výkazu. Pokud jste v tomto bodě stále zmateni – a je to trochu složité – zeptejte se na problém svého daňového poradce nebo svého CPA. Může vám vysvětlit nebezpečí změny údajů QuickBooks, které byly použity k přípravě přiznání nebo finančního výkazu poté, co bylo toto přiznání připraveno nebo poté, co byly tyto finanční výkazy zveřejněny a distribuovány.