Cheat Sheet QuickBooks 2008 pro LuckyTemplates

Mezi vaše obchodní aktiva může patřit vaše schopnost pracovat s účetním softwarem QuickBooks. Tento praktický Cheat Sheet vám pomůže vybudovat vaše účetní know-how – od správy datových souborů po přípravu mezd, sestavování seznamu položek až po sledování nákupních objednávek pomocí QuickBooks 2008.

Jak nastavit datum uzavření a heslo v QuickBooks

QuickBooks od vás nevyžaduje, ani vás nenechá „ukončit“ měsíce a roky, jako to dělaly staré manuální účetní systémy. (Když jste „uzavřeli“ staré účetní období, ve skutečnosti jste vynulovali výnosové a nákladové účty a převedli čistou částku na majetkové účty vlastníka.)

QuickBooks vám však umožňuje použít datum uzavření a heslo. Datum uzávěrky jaksi zabraňuje tomu, aby někdo zadal transakce dříve, než je zadané datum. Pokud například nastavíte heslo pro uzavření, někdo musí toto heslo zadat před zadáním transakce nebo změnou transakce datované před datem uzavření. Pokud nenastavíte heslo pro uzavření, někdo, kdo se pokouší zadat nebo změnit transakci datovanou před datem uzavření, bude upozorněn, ale přesto může vytvořit nebo změnit záznam.

Chcete-li nastavit datum uzávěrky, zvolte Úpravy → Předvolby, klepněte na ikonu Účetnictví, klepněte na kartu Předvolby společnosti a poté zadejte datum uzávěrky (pravděpodobně konec posledního dokončeného roku) do pole Datum, do kterého se uzavírají knihy. Chcete-li použít uzavírací heslo, klikněte na tlačítko Nastavit heslo a pomocí dialogového okna, které QuickBooks zobrazí, vytvořte uzavírací heslo.

Příprava na zpracování mezd s QuickBooks 2008

Pokud chcete využít jednu z možností služby QuickBooks Payroll, protože chcete ušetřit peníze, nebojíte se trochy papírování nebo možná chcete extra flexibilitu, která přichází s tím, že to uděláte sami, musíte se zaregistrovat vhodnou chuť obsluhy.

Chcete-li nastavit možnost mzdové agendy, připravte se na internet. Následuj tyto kroky:

V QuickBooks vyberte Zaměstnanci→Mzdy→Objednávka mzdové služby.

QuickBooks se připojí k internetu a zobrazí první stránku vícestránkového webového formuláře, který vám umožní podepsat a nastavit službu QuickBooks Payroll.

Postupujte podle pokynů na obrazovce.

Poznámka: Nastavení služby QuickBooks Payroll vyžaduje, abyste měli přesné aktuální informace o mzdách všech svých zaměstnanců a také informace o státní srážkové sazbě. Než začnete, budete chtít shromáždit všechny tyto informace. Proces nastavení mezd — za předpokladu, že máte informace po ruce a že máte jen hrstku zaměstnanců — by neměl trvat o moc déle než půl hodiny.

Naplánujte si výplatní pásku.

Poté, co se zaregistrujete (a nepřímo nastavíte) službu QuickBooks Payroll, musíte naplánovat své nadcházející mzdové aktivity. Chcete-li to provést, vyberte příkaz Zaměstnanci → Přidat nebo upravit mzdové plány.

Když QuickBooks zobrazí okno Seznam mezd, klikněte na tlačítko Rozvrh mezd a poté na Nový. Až vás QuickBooks vyzve, popište mzdovou agendu, kterou plánujete. Pokud například nastavujete týdenní výplatní pásku, pojmenujte výplatní pásku nějak jako páteční výplata. Dále popište frekvenci jako týdenní, dvoutýdenní, poloměsíční atd.

Popište své zaměstnance.

Musíte popsat každého ze svých zaměstnanců a musíte určit, do kterého mzdového plánu patří. Vyberte Zaměstnanci → Středisko zaměstnanců. Klepněte na tlačítko Nový zaměstnanec. Poté použijte karty v okně, které QuickBooks zobrazí, k zadání jména zaměstnance, adresy, čísla sociálního pojištění atd. Všimněte si, že kartu Mzdy a náhrady používáte k zadání mzdy nebo platu zaměstnance a k přiřazení zaměstnance k plánované výplatě.

Deaktivace položek seznamu v QuickBooks 2008

Jednou z elegantních funkcí v QuickBooks je, že vám umožňuje zjednodušit vaše seznamy skrytím položek, které již nejsou aktivní, včetně těch, u kterých očekáváte, že budou později znovu aktivní. Pokud máte sezónní zaměstnance, můžete je skrýt ze seznamu zaměstnanců v obdobích roku, kdy nepracují. Nebo pokud budete prodávat pamětní přívěšky na klíče pouze každých pět let, můžete jim zabránit, aby vám nezaplnily seznam položek v minulých letech. Můžete také deaktivovat zákazníky a dodavatele z jejich příslušných seznamů.

Chcete-li deaktivovat něco ze seznamu, vše, co musíte udělat, je otevřít seznam a poklepat na položku. Když QuickBooks otevře položku, zaměstnance, zákazníka nebo dodavatele, kterého chcete deaktivovat, zaškrtněte políčko Item Is Inactive. (Název zaškrtávacího políčka se mění v závislosti na tom, co se pokoušíte deaktivovat.) Poté klikněte na OK. QuickBooks skryje tohoto člena z vašeho seznamu. Při příštím zobrazení seznamu se zobrazí pole Zahrnout neaktivní.

Chcete-li zobrazit a upravit skryté členy seznamu, stačí kliknout na pole Zahrnout neaktivní. Všichni neaktivní členové se zobrazí s X ikonami vedle nich. Pokud chcete člena znovu aktivovat, stačí kliknout na ikonu X a člen se znovu aktivuje.

QuickBooks sleduje nákupní objednávky

QuickBooks PO můžete vytvořit, i když si objednáte zboží telefonicky nebo přes World Wide Web — tedy vždy, když si zboží nevyžádáte písemně. Vyplnění nákupních objednávek vám umožní určit, jaké položky máte na objednávce a kdy položky dorazí. Vše, co musíte udělat, je zeptat se QuickBooks: "Co je na objednávce a kdy to vůbec přijde?" Už nikdy si nebudete muset lámat hlavu, abyste si vzpomněli, zda jste si objednali ty věci amajigs a doohickeys.

A až přijde vyúčtování, už ho budete mít rozepsané na formuláři objednávky. Po vypsání všech položek na vaší objednávce nemusíte při placení vyúčtování vyplňovat záložku Položky na šeku. Nebo, pokud platíte účty metodou splatných účtů, nemusíte vyplňovat kartu Položky v okně Zadat účty. Když položky dorazí, vše, co musíte udělat, je informovat QuickBooks; položky jsou okamžitě přidány do vašeho seznamu inventáře.

Používejte objednávky pro položky, které si objednáte – tedy pro položky, které obdržíte a zaplatíte za ně v budoucnu. Pokud si koupíte zboží přes přepážku nebo obdržíte zboží, které jste si neobjednali, evidentně nepotřebujete PO. Co musíte udělat, je zaplatit účet a inventarizovat položky, které jste právě koupili.