5 Ovládací prvky účtování pro QuickBooks

Zde je rychlý souhrn pěti účinných technik pro minimalizaci problémů, které se objeví, když s vašimi daty QuickBooks pracují lidé s různou úrovní dovedností a důvěryhodnosti:

• Pravidelně porovnávejte fyzické inventury s účetními záznamy o zásobách. Jedna věc, kterou můžete udělat, jak minimalizovat ztráty zásob a udržovat přesné účetní záznamy, je pravidelně porovnávat fyzické počty vašich zásob s tím, co ukazují vaše účetní záznamy. Častým počítáním nejcennějších a nejsnáze ukraditelných předmětů dosáhnete dvou věcí:

  • Snížení zásob je rychle identifikováno.

  • Vlastník firmy může minimalizovat zmenšování zásob tím, že identifikuje typ zásob, které jsou nejčastěji odcizeny, nebo dokonce kdy jsou zásoby nejčastěji odcizeny.

• Srovnejte bankovní účty. Další věc, kterou by měli majitelé firem udělat, je podle mého názoru sladit své vlastní bankovní účty. Ke krádežím zaměstnanců účetními pracovníky často dochází, když zaměstnanci přijdou na to, jak zapsat šeky na bankovní účet společnosti, které majitel nevidí. Jedním z jistých způsobů, jak najít fiktivní a podvodnou transakci, je nechat vlastníka odsouhlasit bankovní výpis. Kromě toho, jakékoli potrhlé a podezřelé transakce mají tendenci být zřejmé, když se majitel firmy pozorně dívá na kontroly.

• Kde je to možné, oddělte účetnictví od fyzické úschovy. V malém podniku není vždy snadné oddělit účetnictví určité činnosti od fyzické péče nebo fyzické odpovědnosti za tuto činnost. Je například obtížné oddělit účetnictví zásob od fyzické úschovy nebo přístupu k těmto zásobám. Například prodavač v obchodě může být schopen snadno ukrást cigarety a také upravit inventurní záznamy prostřednictvím pokladního prodeje cigaret. Nicméně všude tam, kde můžete oddělit fyzickou úschovu od účetnictví, dochází k vestavěné kontrole chyb. Osoba, která vede účetnictví, nepřímo kontroluje, jak se o majetek starají fyzické uschovatelé.

• Vyškolte zaměstnance v používání QuickBooks. Pokud máte firmu jakékoli velikosti, měli byste vyškolit zaměstnance, aby používali QuickBooks, a to ze dvou základních důvodů: Někdo, kdo ví, jak používat QuickBooks, je méně náchylný k neúmyslným chybám a chaotické účetní záznamy maskují krádeže zaměstnanců.

• Zavřete soubor QuickBooks. Zde je poslední technika, která stojí za zvážení. I když v QuickBooks nemusíte uzavírat fiskální rok, možná to budete chtít udělat, abyste zachovali integritu svých dat. Zde je návod, jak na to: Zvolte příkaz Upravit→Předvolby, vyberte Účetnictví, vyberte kartu Předvolby společnosti a poté klepněte na tlačítko Datum uzávěrky nastavit datum/heslo. Když vás QuickBooks vyzve, zadejte datum uzavření a heslo. Poté, co tyto informace poskytnete, QuickBooks zakáže nebo omezí uživatelům změnu nebo zadávání transakcí datovaných před datem uzávěrky.