5 dobrých účetních kontrol, které minimalizují krádeže

Zde je souhrn pěti účinných technik pro minimalizaci problémů, které se objeví, když s vašimi daty QuickBooks pracují lidé s různou úrovní dovedností a úrovní důvěryhodnosti:

• Pravidelně porovnávejte fyzické inventury s účetními záznamy o zásobách. Jednou z věcí, které můžete udělat, jak minimalizovat ztráty zásob a udržovat přesné účetní záznamy, je pravidelně porovnávat fyzické počty vašich zásob s tím, co ukazují vaše účetní záznamy.

  Tento přístup k častému počítání nejcennějších a nejsnáze ukraditelných předmětů dosahuje dvou věcí:

  • Snížení zásob je rychle identifikováno.

  • Vlastník firmy může minimalizovat zmenšování zásob tím, že identifikuje typ zásob, které jsou nejčastěji odcizeny, nebo dokonce kdy jsou zásoby nejčastěji odcizeny.

• Srovnejte bankovní účty. Další metodou, kterou by majitelé firem měli používat, je sladit své vlastní bankovní účty. Ke krádežím zaměstnanců účetními pracovníky často dochází, když zaměstnanci přijdou na to, jak zapsat šeky na bankovní účet společnosti, které majitel nevidí.

  Jedním z jistých způsobů, jak najít fiktivní a podvodnou transakci, je nechat vlastníka odsouhlasit bankovní výpis. Kromě toho, jakékoli potrhlé a podezřelé transakce mají tendenci být zřejmé, když se majitel firmy pozorně dívá na kontroly.

• Kde je to možné, oddělte účetnictví od fyzické úschovy. V malé firmě je obtížné vždy oddělit účetnictví pro nějakou činnost od fyzické péče nebo fyzické odpovědnosti za tuto činnost.

  Je například obtížné oddělit účetnictví zásob od fyzické úschovy nebo přístupu k těmto zásobám. Například prodavač v obchodě může snadno ukrást cigarety a také upravit inventurní záznamy prostřednictvím pokladního prodeje cigaret. Nicméně všude tam, kde můžete oddělit fyzickou úschovu od účetnictví, dojde k vestavěné kontrole chyb. Osoba, která vede účetnictví, nepřímo kontroluje, jak se o majetek starají fyzické uschovatelé.

• Vyškolte zaměstnance v používání QuickBooks. Pokud máte firmu jakékoli velikosti, měli byste vyškolit zaměstnance, aby používali QuickBooks, a to ze dvou základních důvodů:

  • Za prvé, někdo, kdo ví, jak používat QuickBooks, je méně pravděpodobné, že udělá neúmyslné chyby.

  • Za druhé, chaotické účetní záznamy maskují krádeže zaměstnanců.

• Zavřete soubor QuickBooks. I když v QuickBooks nemusíte uzavírat fiskální rok, možná to budete chtít udělat, abyste zachovali integritu svých dat. Zde je postup:

  Zvolte příkaz Upravit→Předvolby

  Vyberte Účetnictví → karta Předvolby společnosti

  Klepněte na tlačítko Datum uzavření nastavit datum/heslo.

  Když vás QuickBooks vyzve, zadejte datum uzavření a heslo.

  Poté, co tyto informace poskytnete, QuickBooks zakáže nebo omezí uživatelům změnu nebo zadávání transakcí datovaných před datem uzávěrky.