4 způsoby, jak udržet pořádek ve finančních záznamech v QuickBooks 2016

Spolehlivost a užitečnost vašich dat QuickBooks 2016 závisí do značné míry na tom, jak úhledně a uklizeně vedete své finanční záznamy. Chcete-li pomoci vám nebo vašim zaměstnancům odvést v tom lepší práci, zvažte použití následujících čtyř technik.

Technika č. 1: Pravidelně slučujte své bankovní účty QuickBooks

Když si uděláte čas na odsouhlasení bankovního účtu, zlepšíte nejen přesnost záznamů o svém bankovním účtu (včetně zůstatků na účtech); ale také nepřímo kontrolujete spoustu dalších transakcí, včetně všech příjmů, které plynou na konkrétní bankovní účet. A zkontrolujete výdaje zaplacené z konkrétního účtu.

Sečteno a podtrženo: Sbližujte si pravidelně své bankovní účty.

Technika č. 2: Aktualizace zůstatků na úvěrových účtech

Pokud jste si půjčili peníze od banky, měli byste si zůstatek na účtu znovu zkontrolovat. A měli byste aktualizovat zůstatek na účtu, pokud neodpovídá záznamům věřitele na konci roku.

Zůstatky na úvěrových účtech se v průběhu času obvykle „pokazí“, protože rozdělení plateb na jejich jistinu a úrokovou složku je mírně posunuté. Tato chyba se začíná časem sčítat.

Zůstatky na úvěrových účtech můžete často opravit přidáním zápisu do deníku, který „opraví“ chybný zůstatek na účtu a poté hodí požadovanou debetní nebo kreditní kompenzaci do kategorie úrokových nákladů z úvěru.

Technika č. 3: Zkontrolujte sirotčí platby

Lidé zjišťují, že je překvapivě snadné zadávat zákaznické platby, ale pak je nikdy neuplatňují na fakturu. Když dojde k této chybě v opomenutí, podnik vynechá výnosy z výkazu zisků a ztrát a podcení své výnosy a své zisky. Takže tohle je špatná chyba.

Kteroukoli z těchto osiřelých plateb můžete najít ve svém souboru QuickBooks vytvořením rozvahy založené na hotovosti. Pokud zůstatek hotovostního základu vykazuje zápornou hodnotu pro pohledávky, znamená to, že jste zadali platby do QuickBooks, ale nikdy platbu nepřipsali na fakturu.

Chcete-li tuto chybu opravit (nebo opravit tuto chybu vícekrát, pokud jste udělali více chyb), musíte procházet svými platbami zákazníků nebo vytvořit zprávu o transakcích pro zákazníka, abyste našli ty, které jste nepoužili.

Technika č. 4: Zkontrolujte svou rozvahu

Víte, kde se účetní chyby nejčastěji projevují nejmarkantněji? Ve vaší rozvaze.

Z tohoto důvodu si zvykněte pravidelně vytvářet rozvahu. Hledejte podivná čísla, například nevložené finanční prostředky v celkové výši 40 000 $ (což znamená, že QuickBooks si myslí, že máte někde po kanceláři 40 tisíc hotovosti) nebo hotovostní zůstatek 11 000 $ (to znamená, že jste přečerpali svůj běžný účet o 11 tisíc).

Můžete zkoumat vtipná čísla rozvahy tak, že dvakrát kliknete na lichou hodnotu v okně zprávy a poté si prohlédnete transakční data, která sčítají nějakou zjevně nesprávnou hodnotu.

Jeden poslední bod k této technice kontroly chyb: Často chybou, která vytváří šílenou hodnotu rozvahy, není transakce zadaná nesprávně, ale transakce, která byla vynechána.

Pokud se opravdu chcete ponořit do věcí souvisejících s čištěním rozvahy, můžete se prokousat mnohem delším seznamem úkolů čištění rozvahy na mém blogu Evergreen Small Business .