10 tipů pro zlepšení cash flow s Xero

Hotovost je zásadní pro přežití firmy a Xero může být použito k jejímu sledování. Do podniku musí proudit hotovost, takže podnik má peníze na zaplacení všeobecných výdajů, jako je nájem, mzdy a zásoby. Zde je deset nejlepších tipů, jak zajistit, že využíváte Xero efektivně, aby hotovost proudila na firemní bankovní účty.

Pravidelně odsouhlasujte bankovní účty

Chcete-li zajistit, aby řídicí panely a sestavy Xero byly správné a aktuální, zvykněte si často srovnávat bankovní účty. Včasné informace, můžete si být jisti, že zprávy o neuhrazených faktur jsou správné a na místě komunikovat s zákazníků s pohotově. Alternativou je čekání na kontrolu účtenek všech peněz přicházejících do podniku, než začnete zákazníka pronásledovat k platbě.

Mějte přehled o očekávaných peněžních tocích do podniku

Na domovském panelu Xero je panel Faktury dlužné vám, který shrnuje informace o běžných pohledávkách a obsahuje graf. Můžete se rychle proklikat a zjistit hodnotu neuhrazených faktur, aktuálních a konceptů faktur a procházet podrobnostmi na řídicím panelu prodeje. Jakmile jste na řídicím panelu prodeje, můžete kliknout na pole ve sloupci Očekávané datum a přidat poznámky a aktualizovat očekávané datum faktury.

Přizpůsobte faktury Xero

Faktury Xero by měly být přizpůsobeny tak, aby obsahovaly vaše bankovní údaje a platební podmínky. Díky tomu vám zákazníci snadno zaplatí. Údaje o vaší platební bráně lze také přidat k faktuře prostřednictvím motivu značky faktury. Vytiskněte si kopii faktury a vizuálně zkontrolujte, zda je pro zákazníky snadné určit, jak by měli firmě zaplatit.

Bezodkladně zasílejte faktury Xero

Faktury lze zasílat e-mailem z oblasti prodeje Xero (nebo jakéhokoli mobilního zařízení), čímž ušetříte náklady na razítko a čas vložení faktury do obvyklého procesu vyúčtování; často několik dní, pokud jste použili poštovní schránku.

Při odesílání faktury přes Xero máte možnost poslat ji jako PDF přes síť Xero a jako online odkaz. Klient si může stáhnout PDF, pokácet strom, vytisknout jej a uložit do souboru – buch! Nebo si mohou uložit PDF do svého počítače a zajistit tak pravidelný zálohovací systém.

Pokud jsou velmi cool uživatelé Xero, jako jste vy, mohou minimalizovat zadávání dat připojením k vašemu systému Xero a přijetím faktury přímo na své účty jako návrh účtu. Klient může kliknout na hypertextový odkaz, který se automaticky vygeneruje ve faktuře, kterou jste mu poslali, a zobrazit fakturu online. Když oni kliknutím na zelené tlačítko zelené klíště proti fakturu na vaší prodejní palubní desce ztmavne, takže víte, že jsem to viděl. Chutné, ahoj?

Zapojte se do mobilních technologií

Nainstalujte si aplikaci Xero na svůj iPhone a využijte cloud fakturací, když jste na cestách. Čím rychleji je faktura vystavena, tím rychleji je zaplacena a tím rychleji banka obdrží hotovost.

Odešlete výpisy Xero na konci měsíce

Pouhými několika kliknutími prostřednictvím řídicího panelu prodeje Xero lze zákazníkům, kteří mají nedoplatky, snadno zasílat výpisy o aktivitě a neuhrazených účtech shrnující zákaznické faktury.

Prohlédněte si zprávu o starých pohledávkách

Zprávu o starých pohledávkách lze nalézt na řídicím panelu Xero Reports a uvádí všechny pohledávky podle klienta a měsíce. Kliknutím na data zobrazíte další podrobnosti o faktuře a zákazníkovi.

Zkontrolujte přehled Cash Position

V přehledu Executive Summary společnosti Xero máte přístup k přehledu Cash Position. Prvním blokem informací v této zprávě je jednoduchý přehled o hotovostní situaci podniku: Přijatá hotovost, Vydaná hotovost, Přebytek hotovosti (schodek) a Konečný zůstatek banky.

Kladné odchylky jsou zvýrazněny zeleně a záporné odchylky červeně. Jedná se o přehled na vysoké úrovni o hotovostní pozici podniku a v případě potřeby vás může přimět ponořit se hlouběji do podrobností.

Přehled Cash Position vám také pomůže porozumět detailům za čistým pohybem hotovosti podniku. Díky tomu, že budete informováni o pohybu hotovosti ve vaší firmě, budete v lepší pozici k tomu, abyste mohli činit proaktivní rozhodnutí, jako je odkládání výdajů, pokud je peněžní tok pomalý.

Sledujte také sloupcový graf Total Cash In and Out na domovském panelu, který ukazuje pohyby hotovosti za posledních šest měsíců.

Přijměte kolaborativní povahu cloudu

Poskytněte členovi virtuálního týmu nebo konzultantovi přístup k vašemu souboru Xero a oni mohou na dálku sledovat neuhrazené účty a aktualizovat záznamy zákazníků.

Investujte do doplňkového řešení pro vymáhání dluhů

Nedovolte zákazníkům, aby se k vám chovali jako k bance. Investujte do jednoho z doplňkových řešení Xero pro sledování dluhu, jako je Debtor Daddy, Satago, Chaser nebo Late Fee Manager. Ty nabízejí celou řadu funkcí, včetně zdvořilostních upomínek před splatností faktury, automatických e-mailových upomínek po pozdních platbách a možnosti posílat textové zprávy, účtovat poplatky z prodlení, servisní poplatky nebo úroky z faktur.