10 klíčů k používání technologie ke správě záznamů malých podniků

Majitelé malých podniků po celém světě přijali technologii pro správu svých záznamů, ať už jde o plánování schůzek, vytváření korespondence, zaznamenávání obchodních operací, zpracování mezd, sledování zásob a další. I když podniky nezůstaly „bez papíru“, rozpoznaly výhody používání technologií k udržení pořádku. Pokud jste stále připoutaní k používání papíru, možná je čas, abyste pomocí následujících deseti klíčů nahradili papír elektronickými soubory.

Použijte Outlook ke sledování schůzek, úkolů a projektů

Papírový kalendář, který máte všude, kam jdete, je užitečný, ale zkusili jste použít funkci Kalendář v nějakém softwarovém programu? S počítačovým kalendářem můžete zadat schůzku jednou a nastavit ji tak, aby se opakovala denně, týdně, dvakrát týdně nebo měsíčně, a můžete si nastavit automatická připomenutí – úkoly, které v papírovém kalendáři dělat nemůžete. Zde je další bonus: Se softwarem, jako je Outlook, mohou všichni vaši zaměstnanci sdílet kalendáře.

Naskenujte vizitky a přeneste jejich informace do seznamů kontaktů aplikace Outlook

Jste unaveni z toho, že se musíte prodírat Rolodexem nebo obrovskou hromadou vizitek, abyste našli telefonní číslo nebo e-mailovou adresu? No, můžeš odejít od jakékoli verze této noční můry, které čelíš. Jak? Spusťte každou vizitku skenerem, který obsahuje software pro převod informací na kartě do seznamu kontaktů v aplikaci Outlook. Poté můžete najít informace, které hledáte, pomocí operace Najít.

Převeďte dokumenty do souborů Adobe .pdf

MS Word má možnost ukládat soubory jako. pdf. Proces je bezbolestný. V otevřeném dokumentu aplikace Word zvolte jako typ FileSave AsSave a klikněte na šipku rozbalovací nabídky zcela vpravo. Posuňte se v seznamu dolů, zvýrazněte PDF a klikněte na Uložit (vedle Storno v dolní části pole).

Co je na pdf tak důležitého? Už se nemusíte starat o to, zda má někdo správnou verzi softwaru pro čtení vašeho souboru. Jakýkoli počítač s Adobe Reader může otevřít jakýkoli soubor .pdf.

Můžete také skenovat dopisy, faktury, reklamy – jakékoli dokumenty, které se vejdou do vašeho skeneru – a ukládat je jako soubory PDF. Jen se ujistěte, že jste před skenováním dokumentu nastavili skener na typ souboru .pdf.

Vytvářejte předlohy často používaných dokumentů

Pokud často používáte v podstatě stejné písmeno, ale s malými změnami, ponechte si jeho hlavní soubor v počítači. Až budete dokument potřebovat, otevřete svůj hlavní dokument, proveďte změny a dokument vytiskněte. Nezapomeňte uložit soubor s jiným názvem, aby nedošlo ke změně hlavního souboru.

Použijte účetní software k vytváření faktur a nákupních objednávek

Už nemusíte listovat v kartotékách plných faktur nebo objednávek. K vytvoření těchto dokumentů použijte účetní software, jako je QuickBooks nebo Sage 50. Možná budete muset vytisknout dokumenty a poslat je zákazníkovi poštou, ale skutečný soubor zůstane – ne v kartotékách – ale ve vašem počítači, kde je hledání faktury otázkou několika úhozů.

Automatizujte časové karty, projektové vyúčtování a zpracování mezd

Vkládání a zpracování docházkových karet můžete nahradit elektronickým zaznamenáváním a zpracováním mezd. Myslete na ušetřený čas a vyloučené chyby. Jeden zaměstnavatel říká, že jeho společnost zkrátila zpracování mezd ze 6 hodin na 45 minut pomocí softwaru pro časové karty. Teď je to hlavní výkon.

A pokud je pro vaši firmu problémem důvěryhodnost, můžete si zakoupit softwarový program, který vyžaduje, aby každý zaměstnanec na začátku a na konci pracovní doby položil prst na skener! To snímání otisků prstů zní jako sci-fi film, že?

Sledujte inventář elektronicky

Pokud vaše malá firma zahrnuje zásoby, je použití technologie jedinou cestou. Software pro optické rozpoznávání znaků (OCR) umožňuje vaší společnosti vést přesné záznamy o zásobách, rychleji plnit objednávky, hladce odesílat objednávky a přesně fakturovat, protože vše je sledováno počítačem. Všechny tyto procesy můžete spravovat pomocí štítků a čísel na obrazovce počítače.

Zaznamenávejte nákupy a podrobnosti o produktech o aktivech do tabulky nebo databáze

Při nákupu vybavení nebo jiných aktiv zaznamenejte podrobnosti o nákupu a produktu do tabulky nebo databáze. Se všemi informacemi na dosah ruky můžete kontaktovat prodejce s jakýmikoli problémy nebo rychle sečíst svá aktiva pro finanční výkaz nebo reagovat na žádost o informace o aktivech z banky.

Udělejte z daňového času hračku

Když jsou všechny nebo většina vašich záznamů v počítači, je příprava daní mnohem jednodušší a přesnější než přenos dat z tištěných dokumentů do počítače.

Se všemi fakturami nebo nákupními objednávkami v účetním softwarovém programu stačí spustit sestavu a — voila! — software vám poskytne celkový počet faktur nebo nákupních objednávek za daný rok. Totéž platí pro mzdy, inventář a majetek. Kdykoli to budete potřebovat, můžete obnovit vše, co jste si systematicky uložili do počítače.

Zálohujte soubory

Další výhodou používání technologie ke správě vašich záznamů malých podniků je, že je můžete zálohovat – uložit je například do počítače na jiném místě nebo na flash disk.

proč je to tak důležité? Nejcennějším aktivem počítače jsou data, která uchovává. Uschovejte si extra kopii těchto dat, abyste nikdy nemuseli čelit zděšení ze ztracených záznamů. Málokdy se předem dozvíte, že zloděj ukradne váš počítač, oheň ho roztaví nebo prostě zemře.