První kontakt, který uvidíte při otevření ACT! databáze je vaše vlastní – to je váš Můj záznam. Můj záznam není nic jiného než záznam kontaktu, který je spojen s uživatelem databáze. Váš Můj záznam uchovává všechny vaše vlastní informace, které se automaticky objevují v některých přednastavených šablonách dodávaných s ACT!. Například krycí list faxu obsahuje vaše telefonní a faxová čísla; zpráva má nahoře vaše jméno; a písmeno má dole vaše jméno.
Pokud se jako první záznam kontaktu, který uvidíte, když otevřete databázi, objeví informace někoho jiného, prozkoumejte tyto tři možnosti:
- Přihlásili jste se jako vy? Pokud ne, udělejte to. Když pak otevřete ACT! znovu – přihlášení jako vy – zobrazí se váš Můj záznam.
- Změnili jste nedopatřením své vlastní kontaktní údaje? Pokud tomu tak je, změňte jej zpět.
- Pokud jste si stoprocentně jisti, že jste se přihlásili jako vy a nezměnili jste své kontaktní údaje, vaše databáze je pravděpodobně poškozená. Ve své databázi budete muset provést malou KPR.
Věnovat čas zadání všech svých vlastních kontaktních informací je velmi důležité. Pokud tak neučiníte, možná zjistíte, že vám chybí klíčové informace, když začnete pracovat se šablonami a sestavami. Pokud například nikdy nezadáte své vlastní faxové číslo, vaše faxové číslo se neobjeví na šabloně krycího listu faxu, což znamená, že jej musíte vyplnit pokaždé, když odesíláte fax. Ušetřete si problémy a vyplňte svůj Můj záznam hned na začátku.
Váš Můj záznam vám také umožňuje používat několik dalších důležitých ACT! funkce:
- Oprávnění k provádění různých funkcí je založeno na úrovni zabezpečení vašeho mého záznamu.
- Kontakty, poznámky, historie, aktivity a příležitosti označené jako soukromé může zobrazit pouze správce záznamů, který je vytvořil.
- Pokaždé, když zadáte nový kontakt, skupinu, společnost nebo příležitost, objeví se vaše jméno jako tvůrce daného kontaktu.
- Když odstraníte kontakt, v oblasti Historie vašeho záznamu se zobrazí historie tohoto smazání.
- Pokaždé, když přidáte poznámku k záznamu kontaktu, vaše jméno se objeví jako Správce záznamů této poznámky.
- Když naplánujete aktivitu, vaše jméno se k této aktivitě automaticky připojí.