Personal Information Managers (PIM) a Contact Management Systems (CMS) byly představeny v polovině 80. let. Systémy PIM i CMS vám umožnily uspořádat jména, adresy a telefonní čísla pro všechny vaše obchodní kontakty. PIM byly koncem 80. let nahrazeny systémy Sales Force Automation (SFA). Produkty jako ACT a GoldMine zpočátku kombinovaly funkce plánování se správou kontaktů. V polovině 90. let se tyto systémy vyvinuly v jednoduché systémy Customer Relationship Management (CRM), které se pokoušely zapojit nejen prodejce, ale také zákaznický servis a management.
Microsoft Dynamics CRM 3.0 (to je oficiální název) je další generací CRM systémů. Microsoft CRM je založen na technologii .NET (vyslovováno dot-net ), kterou vyvinula společnost Microsoft. Microsoft CRM má nejen funkce pro prodej, zákaznický servis a nyní marketing, ale také využívá velké výhody internetu nebo konkrétněji webových služeb. Toto zaměření webové služby je to, co definuje strategii .NET. Stručně řečeno, webové služby umožňují snadnou integraci aplikací, rychlou konfiguraci, aby vyhovovaly vašim obchodním potřebám, a rozšíření na interní i externí uživatele.
Microsoft CRM má typ záznamu nebo entitu nazývanou kontakt. Kontaktem je v tomto smyslu osoba. Je to koncept převzatý z Microsoft Outlooku. Záznamy kontaktů z aplikace Outlook jsou ve skutečnosti přímo přenositelné do záznamů kontaktů v aplikaci Microsoft CRM.
Microsoft CRM volá účty firemních záznamů . Společnosti (účty) a lidé, kteří na každém z nich pracují (kontakty), mohou být v rámci systému vzájemně propojeni.
Kontakt je osoba a účet je společnost. Zákazníkem je buď osoba, nebo firma.
Vedení společnosti často říká, že jejich nejdůležitějším firemním aktivem je jejich databáze potenciálních zákazníků a klientů. Pokud v tuto chvíli zanedbáváme všechny výkonné nástroje v rámci CRM, je nejzákladnější to, co se vyplatí nejrychleji. A tato rychlá návratnost vyplývá z jednoho centrálního, organizovaného a přístupného úložiště pro všechny informace týkající se vašich zákazníků a potenciálních zákazníků. I když nikdy nevytvoříte žádná pravidla pracovního postupu, nikdy nepřipojíte systém k webové stránce nebo nikdy nezautomatizujete systém nabídek, budete mílovými kroky napřed jen tím, že budete svá data organizovat do jedné koherentní databáze.
Chcete v Microsoft CRM ukládat i jiné druhy informací. Systém bude vaším univerzálním referenčním nástrojem – váš Rolodex, váš personální adresář a vaše Zlaté stránky na jednom místě. Také chcete mít záznamy pro dodavatele, zaměstnance a konkurenty.
Kromě toho obsahuje Microsoft CRM důležité informace, které vám pomohou řídit a přijímat informovanější rozhodnutí o vašem podnikání. Tyto informace zahrnují příležitosti ke sledování vašich prodejních cyklů, případy sledování problémů se službami zákazníkům a kampaně ke sledování výsledků vašich marketingových kampaní.