Přidávání a úprava nových účtů Microsoft CRM

Účty jsou společnosti. Podúčty mohou být divizemi hlavní společnosti nebo mohou být samostatnými fyzickými místy stejné společnosti. Vše, co přidáte do Microsoft CRM, můžete upravit. A vše, co přidáte, lze smazat, ale lepší postup je deaktivovat účet, nikoli jej odstranit. Pokud deaktivujete, můžete informace kdykoli vzkřísit, pokud později zjistíte, že je potřebujete. Smazání je navždy.

Použití zkratky: Rychlé vytvoření

Rychlé vytvoření, ke kterému máte přístup v levé dolní části domovské stránky CRM, vám umožňuje co nejrychleji zadat nový účet, kontakt, potenciálního zákazníka nebo příležitost. Quick Create je přístup líného muže k zadávání dat. Funkce rychlého vytvoření dosahuje své rychlosti odstraněním všeho jiného než polí Business Required . Toto jsou popisky polí, které se na obrazovce zobrazují červeně. Obchodní povinná pole jsou povinná pole, která systém potřebuje, aby mohl záznamy správně uložit a později načíst.

V okně Rychlé vytvoření si můžete vybrat vytvoření několika typů záznamů pomocí výběrového seznamu v okně. Chcete-li zahájit přidávání nového účtu pomocí funkce Rychlé vytvoření, postupujte takto:

1. Otevřete Rychlé vytvoření.

2. V okně Rychlé vytvoření vyberte Účty.

3. Klepněte na tlačítko Přejít ve stejném okně.

Zobrazí se okno Vytvořit účet, jak je znázorněno na obrázku 1.

Obrázek 1: Metoda rychlého vytvoření pro založení nového účtu.

4. Do pole Název účtu v dialogovém okně Rychlé vytvoření zadejte název společnosti, jejíž záznam vytváříte.

Jako uživatel se ve výchozím nastavení zobrazuje vaše jméno jako vlastník.

5. Vyberte možnost Uložit nebo Uložit a otevřít.

Výběrem možnosti Uložit uložíte záznam, který jste právě určili, a přenese vás do dalšího prázdného dialogového okna Rychlé vytvoření, které vám umožní vytvořit další záznam účtu. Funkce Uložit je účinná, pokud potřebujete zadat více záznamů najednou. Funkce Uložit a otevřít také ukládá záznam, který jste právě vytvořili, ale okamžitě vás přenese na celou sadu obrazovek a polí Záznamu účtu, takže můžete provést úplnější práci při zadávání informací pro tento jeden záznam.

Navzdory vašim nejlepším úmyslům vrátit se později a doplnit zbývající informace můžete otálet. Zvažte použití možnosti Uložit a otevřít. I když začnete s možností Rychlého vytvoření, výběrem Uložit a otevřít po zadání všech požadovaných polí se dostanete do okna Podrobnosti. Toto je místo.

Evidence účtů a jejich čtyři části

Každý záznam o účtu má ve skutečnosti čtyři související okna: Obecné, Podrobnosti, Správa a Informace o účtu. K těmto oknům nebo k vytvoření nového účtu můžete přistupovat tak, že přejdete do mřížky zobrazení seznamu účtů a na liště akcí vyberete možnost Nový účet. Tato metoda, na rozdíl od rychlého vytvoření, představuje plnohodnotný způsob zahájení nového záznamu účtu, který je náročný na vkládání dat.

Obrázek 2 ukazuje kartu Obecné v okně Účet.

Obrázek 2: Karta Obecné v okně Účet.

Karta Obecné obsahuje většinu důležitých kontaktních informací pro váš účet, včetně povinného pole: Název účtu. Většina polí na kartě Obecné je samozřejmá, ale ostatní tři karty si zaslouží malou diskusi:

• Karta Podrobnosti obsahuje většinou finanční informace, jako je roční příjem a symbol akcií, pokud je společnost veřejně obchodována. To poskytuje potenciálně užitečné demografické informace o účtu, za předpokladu, že někdo ve vaší organizaci provede průzkum, aby vyplnil informace a udržoval je aktuální.

• Záložka Správa obsahuje účetní informace, které se používají pro účely fakturace.

• Karta Informace o účtu obsahuje demografické informace, a to málo. Toto je vhodná oblast pro přidání dalších vlastních polí, která jsou důležitá pro vaši organizaci. Vlastní pole lze přidat do kterékoli z těchto čtyř oblastí, ale v podoblasti Informace o účtu je k dispozici spousta nemovitostí.

Nastavení podúčtů

Záznamy o účtu mohou být rodiči jiných záznamů o účtu. Dítě Záznam může být také označován jako podúčtu . Obvykle byste použili systém podúčtů k podřízení jednoho záznamu jinému. Dobrým příkladem je situace, kdy jednáte se společností, která má více poboček. Centrála by byla nadřazeným účtem a každé regionální umístění by bylo podúčtem. Propojením účtů tímto způsobem můžete systém hlášení použít ke konsolidaci, mezisoučtu nebo celkových výnosů pro všechny související účty.

Okno Obecné, které je prvním a výchozím oknem při vytváření nového záznamu účtu, obsahuje pole, které souvisí s jedním účtem. Toto pole je označeno Nadřazený účet a obsahuje výběrový seznam obsahující všechny ostatní existující účty v systému. Počet úrovní rodičovství, které jsou možné, není prakticky žádný. Jinými slovy, každý rodičovský účet může mít mnoho dětí, vnoučat a pravnoučat.

Při vytváření této struktury je nejlepším přístupem zmapovat vztahy mezi účty a začít od začátku. Nejprve zadejte rodičovský účet a poté zadejte děti.