Profily jsou přiřazeny uživatelům v Salesforce a určují, jaká oprávnění mají k různým objektům a polím a co vidí prostřednictvím rozvržení stránky.
Postupem času, pokud vyhovíte ad-hoc žádostem od firemních uživatelů, kteří chtějí pouze jedno dodatečné oprávnění zde nebo další povolení tam, možná jste vytvořili velký inventář profilů, které se od sebe jen nepatrně liší. Nebo ještě hůř, pokud jsou rozdíly mezi podobnými profily malé a nezdokumentované, budete trávit čas snahou přijít na drobné nuance, vzdát se a případně vytvořit další profil. Následné aktualizace pro vás znamenají více práce, protože tyto aktualizace musíte provádět v tomto rostoucím počtu profilů.
Jedním ze způsobů, jak omezit vytváření profilů, je začít používat sady oprávnění ve spojení s vývojem zásad správy profilů.
Oprávnění nastavuje oprávnění, která lze přiřadit jednotlivým uživatelům, aniž byste museli vytvářet nový profil. Pokud tedy několik uživatelů prodejních operací v rámci prodejní organizace potřebuje zvláštní oprávnění ke správě území, můžete pro to vytvořit sadu oprávnění a přiřadit ji pouze těmto několika uživatelům namísto vytváření matoucího druhého profilu pro ně.
Zásadu správy profilu lze použít k zajištění konzistence v rámci společnosti s více správci systému. Vysvětluje, jak budou probíhat podrobné úpravy oprávnění. Pokud se například na obchodní jednotku a region použije podrobnost a někdo podá požadavek, který se vztahuje pouze na jeho obchodní jednotku, region a vertikální specializaci, může být lépe vyhověno prostřednictvím sady oprávnění.