Možnosti migrace dat do Salesforce

Salesforce má snadno použitelného průvodce, který vás provede importem aktualizací členů kampaně, potenciálních zákazníků, účtů, kontaktů a vlastních objektů. Pokud jste správce systému nebo máte správná oprávnění k profilu, můžete tyto úkoly provádět za své uživatele.

Pro starší data jiných objektů (jako jsou příležitosti, případy a aktivity), která chcete mít v Salesforce, musíte zadat informace ručně nebo použít Data Loader, což je nástroj pro import a export dat, který je dodáván s Enterprise a Unlimited. edice pro automatickou migraci dat do Salesforce.

Pomocí průvodce importem dat Salesforce

Průvodce importem dat pro import potenciálních zákazníků, účtů, kontaktů, řešení a vlastních objektů se pohodlně nachází pod nadpisem Integrace v nastavení Lightning Experience. Má uživatelsky přívětivé rozhraní, které vás provede importem nebo aktualizací záznamů.

Spuštění průvodce importem dat Salesforce.

Pokud jste správce, uvidíte také tlačítko Importovat v pravé horní části domovských stránek karty. Chcete-li například importovat potenciální zákazníky vaší společnosti, klepněte na kartu Potenciální zákazníci a poté klepněte na tlačítko Importovat, které je napravo od názvu zobrazeného seznamu na stránce. Kroky a tipy pro použití průvodce importem pro záznamy různých objektů se liší:

• Importovat zájemce: Tuto operaci může provést pouze uživatel s oprávněním Importovat zájemce.
• Importovat kontakty a účty: Salesforce používá stejného průvodce, který vás provede importem kontaktů a/nebo účtů. Jednotliví uživatelé mají také možnost importovat své osobní kontakty a účty.
• Importujte nové členy kampaně nebo je aktualizujte, když jsou propojeni s kampaní: Salesforce používá stejného průvodce importem dat, ale pro aktualizaci marketingových stavů pro potenciální zákazníky a kontakty tentokrát zpřístupňuje pouze objekt Člen kampaně .

Zkoumání zavaděče dat Salesforce

Migrace dat je ošemetná záležitost. Data Loader je malá klientská aplikace, která pomáhá hromadně importovat nebo hromadně exportovat data ve formátu s hodnotami oddělenými čárkami (.csv). K tomuto nástroji se dostanete výběrem Integrations → Data Loader. Pomocí tohoto nástroje můžete přesouvat data do a z jakéhokoli typu záznamu v Salesforce, včetně příležitostí a vlastních objektů. Data Loader podporuje vkládání, aktualizaci, mazání a export záznamů Salesforce.

Jak kdysi řekl někdo slavný, s velkou mocí přichází i velká zodpovědnost. Data Loader používejte pouze v případě, že rozumíte tomu, jak spolu objekty, záznamy a pracovní postupy a/nebo spouštěče souvisí. Data Loader je velmi výkonný nástroj pro netechnické uživatele. Pokud si nedáte pozor, můžete exportovat data, importovat data, nechtěně přepsat a odstranit spoustu dat a spustit dominový efekt pravidel pracovního postupu. Pokud plánujete aktualizaci, vždy si vytvořte zálohu dat. Bez zálohy můžete být bezproblémoví, dokud nedojde k jedné chybě a nebudete moci vrátit 1000 přepsaných polí zpět.

Několik dodavatelů také poskytuje osvědčené nástroje pro extrahování, transformaci a načítání (ETL), které vám umožňují migrovat záznamy do (nebo ze) Salesforce, automaticky zpracovávat a transformovat data na základě vlastní logiky, kterou definujete, a případně tyto záznamy přidávat.

Odborníci propojují data pomocí aplikačního programového rozhraní (API) Salesforce, aniž by byli příliš techničtí, aby umožnili vašim technickým pracovníkům přistupovat k datům programově. Platforma Salesforce se používá k přizpůsobení nebo integraci Salesforce, aby mohla dělat ještě úžasnější věci, než jaké s ní můžete dělat hned po vybalení. A než budete trpět přetížením žargonu, platforma je v podstatě soubor pravidel a příkazů, které mohou programátoři použít k tomu, aby řekli programu – v tomto případě Salesforce –, aby dělal určité věci. Pro přístup k Salesforce API však musíte mít Enterprise nebo Unlimited Edition.

Migrace vašich starších dat do Salesforce

Během přípravné fáze vaší implementace potřebujete dobře promyšlený a dobře zdokumentovaný plán vaší strategie migrace dat. Tento plán musí obsahovat podrobnosti o cílech, zdrojích, nepředvídaných událostech a harmonogramech na základě různých kroků ve vašem plánu. Zde je několik kroků, které byste měli zvážit.

Určení zdrojů dat

Většina společností má obvykle nějaký typ existujícího nástroje pro správu kontaktů, různé tabulky s dalšími zákaznickými daty a často kontaktní informace žijící v e-mailových schránkách uživatelů a aplikacích pro zvýšení produktivity (nemluvě o dokumentech Word a poznámkách).

Během přípravy zhodnoťte, jaké a kolik informací musí být v Salesforce. Zde je několik tipů pro tento krok:

• Odpadky dovnitř, odpadky ven. Když se stěhujete do nového domova, obvykle si prohlížíte skříně svého starého domova a rozhodujete se, co si vzít s sebou a co vyhodit. Přesouvání dat vyžaduje stejný typ vyhodnocení.
• Udělat seznam. Katalogizujte různé zdroje dat, včetně toho, jaké typy záznamů, jaký rozsah a kolik.
• Navrhněte plán úložiště. Spolupracujte se svým projektovým týmem pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) a určete, kam by měly různé informace směřovat – a proč.
• Přemýšlejte o načasování a pořadí importu. Mnoho společností například nejprve vytvoří záznamy o uživatelích, poté importuje účty a kontakty a nakonec migruje a přidává příležitosti.
• Pokud je to možné, postupujte jednoduše. Čím složitější migraci uděláte, tím větší bude dopad na vaši časovou osu. Posuďte úroveň úsilí oproti potenciální hodnotě úsilí.

Příprava dat na migraci na Salesforce

Vyčistěte jej nyní nebo později. Některé projektové týmy rády data před importem do Salesforce „drhnou“. Identifikace a sloučení duplikátů usnadňuje nalezení správného záznamu. Opravením nekonzistencí ve vašich datech, jako je zajištění toho, aby všechna pole Stát/Provincie obsahovala dvouznakové zkratky, jsou sestavy přesnější.

Pokud váš starší systém čištění neusnadňuje, možná budete chtít nejprve přenést všechny záznamy do Salesforce a poté použít nástroje pro správu dat Salesforce k vyčištění dat později. Riziko spočívá v tom, že lidé s nejlepšími úmysly mohou stále podlehnout lidské přirozenosti a nebudou se chtít soustředit na úsilí o čištění, jakmile jsou data již v novém systému.

Bez ohledu na to, kdy to uděláte, čištění dat není okouzlující práce, ale musí se provádět a mělo by být prováděno pravidelně. Zde je několik tipů pro přípravu dat:

• Export do jednoduchého formátu. Často je nejjednodušší exportovat data do aplikací, jako je Microsoft Access nebo Excel, pomocí kterých můžete mazat sloupce, řadit řádky a provádět globální změny.
• Snažte se používat standardní konvence pojmenování. Pokud různé zdroje dat odkazují na účty různými názvy (například IBM versus International Business Machines), nyní je vhodná doba na standardizaci pojmenování. To může pomoci vyhnout se vytváření duplicitních záznamů.
• Upravte nebo přidejte pole v Salesforce, abyste podpořili migraci. Pokud například vaše kanály sledují marži na příležitost, musíte vytvořit vlastní pole Příležitost pro podporu údajů o marži.
• Pokud má váš stávající zdroj dat jedinečná ID záznamů, migrujte tato ID do vlastního pole pouze pro čtení. Pole můžete kdykoli později smazat nebo skrýt. Nejen, že vám to může pomoci ověřit přesnost vaší migrace, ale tato ID se mohou také hodit pro integraci (zejména pokud neplánujete vypnout druhý zdroj dat).
• Namapujte datové sloupce na názvy polí v Salesforce. Například pole Společnost v aplikaci Microsoft Outlook se obvykle mapuje na pole Účet v Salesforce. Někteří správci systému dokonce přejmenují záhlaví sloupců v migračních souborech tak, aby přesně odpovídaly názvům polí v Salesforce. Tím se minimalizuje migrační šílenství.
• Upravte svá data tak, aby vyhovovala standardům Salesforce (nebo naopak). Každé pole v Salesforce má určité vlastnosti, které mohou zahrnovat omezení velikosti, desetinné čárky, formáty data a tak dále.
• Přidejte do souboru importu sloupec Zdroj dat a namapujte jej na vlastní pole v Salesforce. Tímto způsobem můžete obhájit, odkud data pocházejí.
• Kde je to možné, přiřaďte záznamům správné vlastníky. Pokud nemáte přiřazeny všechny záznamy, jako výchozí se vlastník nastaví na administrátora, který migraci provádí.
• Získejte přijetí souborů, které jste připravili, od zúčastněných stran. Pokud jim alespoň nabídnete možnost recenze, vyhnete se překvapení.

Testování importu do Salesforce

Před provedením konečné migrace otestujte. Často objevíte věci, které jste vynechali nebo které byste mohli zlepšit. Pole mohou být například nesprávně namapována nebo může být potřeba vytvořit další. Zde je několik tipů:

• Vyberte malý vzorek významných záznamů. Čím vyšší profil záznamů, tím lepší – zvláště když je zkontroluje zúčastněná strana.
• Nezapomeňte vypnout pracovní postupy. Nechcete obtěžovat ostatní uživatele tím, že je budete zbytečně upozorňovat, když testovací data procházejí pravidly pracovního postupu. Někteří z vás si možná myslí, že je užitečné ponechat určitá pravidla pracovního postupu zapnutá, zvláště pokud byla vytvořena tak, aby zabránila vstupu špatných dat. Není to pravda. Udělejte práci s předstihem a před importem si data dobře připravte.
• Zkontrolujte rozložení stránky. Zvažte úpravu rozvržení stránky, aby bylo ověřování importu dat jednodušší. Umístěte pole v Salesforce na podobná umístění obrazovek, jaké mají vaše starší systémy .

Analýza výsledků testů

Když jsou vaše testovací data v Salesforce, pečlivě je porovnejte s testovacím souborem, abyste zajistili přesnost a úplnost. Zde je několik tipů, jak produktivně analyzovat výsledky testovacích dat:

• Vytvořte si vlastní sestavu, která vám umožní souhrnně prohlížet data záznamu.
• V případě potřeby otevřete záznam a porovnejte jej s importovaným souborem. Potvrďte, že pole záznamu zobrazují to, co by podle vás měla zobrazovat.
• Vytvořte si vlastní zobrazení z domovské stránky příslušné karty, abyste viděli importovaná data rozložená ve sloupcích na stránce seznamu. Uživatelé mohou přejít na sestavu, ale pohled je udrží zaměřený.
• Ověřte data u vybraných zúčastněných stran, abyste získali jejich zpětnou vazbu a podporu, že výsledky testovacích dat vypadají správně. Nestačí, že si myslíte, že testovací import byl přesný. Vaši koncoví uživatelé jsou konečným testem.
• Upravte svůj proces nebo proveďte změny v souboru importu nebo Salesforce na základě výsledků testovacího importu. Možná jste například zapomněli namapovat pole nebo se data neimportovala správně kvůli vlastnostem pole.

Migrace vašich konečných dat

Po úspěšné analýze výsledků testovacích dat jste připraveni importovat své soubory. Ano, to je zjednodušení toho, co by mohlo být komplikovaným souborem úkolů, ale celkový proces je vyzkoušený a pravdivý.

Zde je několik návrhů pro tento krok:

• Komunikujte se svými uživateli očekávání. Pokud se přesouváte z jednoho systému do druhého, může dojít k výpadku, kdy musí být data před uvedením do provozu aktualizována.
• Udělejte to během odstávky. Pokud máte významná data, zvažte spuštění migrace mimo pracovní dobu. Zejména pokud je systém pro některé skupiny uživatelů již aktivní, může se tím předejít nejasnostem.
• Uložte soubory protokolu záznamů, které nebyly úspěšně importovány. Chybové zprávy jsou poměrně intuitivní a obvykle můžete vidět běžné důvody odmítnutí, proč se určité záznamy neimportovaly. Nezapomeňte věnovat čas zjišťování, zda je odmítnutí způsobeno problémem s formátováním dat nebo kvalitou, na rozdíl od otravného pravidla pracovního postupu, které jste neměli v úmyslu spustit.
• Vytvořte si polštář pro chyby. Nepokoušejte se provést migraci den před školením prodeje. Mohlo by se stát něco nepředvídaného, ​​co brání úspěšnému dokončení.

Ověřování a rozšiřování vašich dat

Podobně jako při analýze výsledků testovacích dat po načtení dat spusťte zprávy pro ověření křížového vzorkování záznamů, abyste zajistili přesnost a úplnost. Pokud můžete, porovnejte obrazovky v Salesforce s obrazovkami vašeho staršího systému.

Ujistěte se, že data jsou uložena ve správných polích a že hodnoty dávají smysl. Pokud v poli telefonu vidíte adresu, musíte vyčistit data nebo opravit mapování pole. Usilujte o dokonale importovaná data – ale také očekávejte méně než to.

Před zavedením Salesforce udělejte další krok – ručně nebo automaticky aktualizujte některé záznamy, abyste uživatele ohromili a dosáhli většího úspěchu. Při předvádění nebo školení ukažte uživatelům tyto plně zadané příklady a dejte jim vědět o potenciálu Salesforce.

Jakmile budete mít vše v Salesforce, zábava začíná!