10 klíčů k úspěšné migraci na Salesforce Lightning

Pokud je instance Salesforce vaší společnosti jen několik let stará a Lightning Experience je ve výchozím nastavení povolena, gratulujeme! Máte poměrně mladou instanci Salesforce a doufejme, že pokyny, které jsme vám poskytli v této knize, mohou zajistit, že vaše přizpůsobení Salesforce budou používat osvědčené postupy, které se budou škálovat do budoucna.

Řekněme, že opravdu chcete využít modernější rozhraní a různá vylepšení, která jsou k dispozici pouze v Lightning Experience, ale víte, že vaše zástupy uživatelů se naučily, jak se pohybovat ve vaší konkrétní instanci a technické prostředky vždy Zdá se, že doháníte každodenní nouzové situace, natož abyste vám pomohli s přechodem. Co má dělat správce Salesforce?

Zde najdete deset kroků, které vám pomohou úspěšně procházet přechodem do Lightning Experience. S těmito informacemi by se cesta měla stát méně skličující, protože získáte lepší představu o tom, co můžete očekávat, na základě lekcí získaných od těch, kteří přišli před vámi.

Proč přechod na Salesforce Lightning musí proběhnout nyní

Ano, Lightning Experience vypadá mnohem chladněji a aktuálněji než klasické rozhraní. Ano, všechna ukázka a videa, která uvidíte o nových funkcích, vždy ukazují svět prostřednictvím objektivů Lightning Experience. Než se však rozhodnete vydat se na cestu k přechodu na toto nové uživatelské rozhraní, měli byste skutečně porozumět tomu, co získáte (a někdy nedostáváte) s Lightning Experience.

Při vytváření tohoto nového uživatelského rozhraní Salesforce upřednostnil klíčové uživatelské osoby a případy použití ve velmi záměrném pořadí. Vzhledem k tomu, že většina jeho uživatelů je v Sales, zaměřili se na přechod základních funkcí Sales Cloud a v průběhu let iterovali další procesy v rámci Sales Cloud a zároveň zpřístupnili zkušenosti uživatelům Service Cloudu .

Ujistěte se, že rozumíte jak novým funkcím, které získáte s Lightning Experience, které v klasickém světě neexistují, tak těm, které ještě nejsou podporovány. Měli byste pokračovat v kontrole, protože Salesforce má několik verzí ročně, které nadále zmenšují mezeru mezi uživatelskými rozhraními.

Následují názvy stránek a související adresy URL ve vlastní dokumentaci nápovědy Salesforce, které vám to mohou shrnout. Tyto se často mění, takže nejnovější informace najdete zde:

• Nové funkce pouze v Lightning Experience
• Porovnání Lighting Experience a Salesforce Classic

Všimněte si nových funkcí pouze pro osvětlení, o kterých si myslíte, že by mohly být přínosem pro vaši společnost, a proč. Pak vysvětlete, proč na tomto přechodu záleží. To pomáhá identifikovat důležitost a naléhavost zařazení tohoto projektu do plánu.

Spojte to s obchodními výsledky: může to vašim prodejním týmům pomoci rychleji vytvořit nebo uzavřít více příležitostí? Může to zkrátit spoustu času (a tím i peněz) a bolesti hlavy, které nese váš IT nebo prodejní tým? Všimněte si také všech chybějících funkcí a pokuste se je kategorizovat podle týmů, které by to mohlo ovlivnit, a do jaké míry.

To znamená, že Sales může mít z Lightningu prospěch, ale marketingový tým pracující celý den v Kampaních, který se také potřebuje podívat na Opportunities, nemusí mít všechny funkce v první oblasti (prozatím).

Identifikujte svého výkonného sponzora

Navrhnout přechod na Lighting Experience je velký problém. U některých manažerů a zástupců může tato iniciativa vyvolávat obavy z různých důvodů: Lidé se pletou do svých cest, předpokládají, že jim to zabere hodně času, a myslí si, že je třeba řešit naléhavější obchodní nebo technické záležitosti. první a tak dále. Když se začnou vkrádat další hlavní priority v práci, je snadné, aby důležitost přechodu Lightning klesla na vedlejší kolej.

Každá iniciativa potřebuje šampiona, který pomůže řídit migraci osvětlení ve vaší společnosti. Tato osoba je tu, aby shromáždila podporu, prolomila zácpy a zajistila, že váš tým bude mít prostředky k tomu, aby věci dokončil. Identifikujte, kdo tou osobou bude a jak budou oni a jejich týmy nejvíce těžit z Lightning Experience takovým způsobem, aby si uvědomili naléhavost přechodu.

Jaké jsou některé z jejich současných bolestivých bodů, které podle vás může LEX vyřešit? Žádná ze skvělých funkcí LEX nebude pro vaši společnost důležitá, dokud nezdůrazníte ty, které pomáhají řešit obchodní výsledky, a dokud neujasníte, které skupiny budou mít prospěch (a v ideálním případě jak moc).

Jakmile se zamyslíte nad tím, kdo by z toho měl největší prospěch, je dobré určit výkonného sponzora. Spolupracujte s ní, abyste získali buy-in, aby mohla sdělit, co z toho je, pro realizační tým a nastavit očekávání toho, co je potřeba od všech účastníků. Když se členové týmu ocitnou ve slepé uličce, povede to dlouhou cestu k uklidnění obav, získání podpory a odhodlání a postrčení týmu směrem k vaší severní hvězdě.

Sestavte si svůj projektový tým Salesforce lightning

Přechod na Lightning Experience je méně o technologii a více o lidech, lidských procesech a vašem podnikání. V luxusní obchodní řeči, to, co bylo právě popsáno, je „řízení změn“.

Aby vaše společnost vytěžila maximum z LEX a cesty k tomu, abyste ji umožnili, musíte vytvořit tým složený z kritických zúčastněných stran, odborníků na Salesforce a průřezu koncových uživatelů. Pokud je vaše instance využívána pouze prodejem a marketingem, může to znamenat, že tým zahrnuje manažery z marketingu, prodejních operací a IT, některé respektované obchodní zástupce a doufejme i člena vašeho výkonného týmu.

Tento tým nemusí být obrovský a členové by neměli očekávat, že se do tohoto projektu zapojí na plný úvazek. Ale musíte mít lidi, kteří mohou mluvit za obchodní týmy, a musíte mít zdroje, které potřebujete k dokončení své práce. Přimějte všechny zainteresované strany, aby porozuměli cílům týmu a aby se zapojili již od prvního setkání.

Vyhodnoťte svá aktuální přizpůsobení Salesforce

Prohlédněte si každý obchodní proces, který se odráží ve vaší instanci Salesforce, a pochopte, jak se může změnit v novém uživatelském rozhraní. To „to“ může být cokoli od počtu kliknutí, kde se na něco klikne, kam musí někdo jít, aby zahájil a dokončil proces, a jakou technickou práci je třeba udělat, aby se dosáhlo stejného chování (pokud vůbec ).

Pokud si nejste jisti, zda jste identifikovali všechny skupiny, které mohou používat Salesforce ke sledování něčeho, bude nejlepší, když si to také ověříte u svého projektového týmu. Je pravděpodobné, že si někdo vzpomene na tým, jehož obchodní proces jste neznali. Přidejte to do seznamu.

Jakmile budete mít seznam klíčových skupin zúčastněných stran a obchodních procesů, které provádějí v Salesforce, na vysoké úrovni, pracujte se členy svého technického týmu a porovnejte poznámky o funkčnosti, protože by také měli rozumět technickým vylepšením a náhradním řešením, která mohou být potřebná pro případné úpravy. Vlastní kód.

V tomto okamžiku nebo souběžně by měl správce Salesforce přejít do Salesforce (Classic) a spustit sestavu připravenosti z Nastavení àLightning Experience . Toto je automatický přehled, který se generuje na základě konkrétní analýzy přizpůsobení vaší organizace a oprávnění udělených vašim uživatelským profilům.

Toto je další klíčový krok, jak učinit nejednoznačnou skličující neznámou migraci na Lightning méně zastrašující a hmatatelnější. Projděte si tyto informace se svým technickým týmem. Pokud máte starou organizaci, může se objevit spousta nevyužitých (nebo alespoň nerozpoznaných) přizpůsobení.

Poznamenejte si je, když se pokoušíte zpětně analyzovat, jaký obchodní proces toto přizpůsobení podporuje, na které podnikové uživatele má dopad (pokud existují). Pokuste se převést to, co dělají některá přizpůsobení, do obchodní řeči a spolupracujte se svými zainteresovanými stranami, abyste zjistili, zda má někdo nějaký historický kontext. Poznamenejte si, které procesy jsou staré a lze je s jistotou zavrhnout (alespoň z obchodního hlediska), o kterých nikdo neví a které je důležité zachovat.

Zpráva o připravenosti Lightning Experience se také pravidelně opakuje, takže ji pravidelně spouštějte, abyste zjistili, zda nedošlo k nějakým vylepšením, která by mohla změnit jakoukoli část vašeho posledního hodnocení.

Zpráva o připravenosti Lightning Experience se snaží vyhodnotit většinu přizpůsobení vaší organizace a dopad LEX na vaše uživatelské profily.

Potvrďte obchodní procesy jako klíčový prvek vašeho hodnocení „stavu naší organizace“. Pochopte úroveň technického úsilí potřebného k tomu, aby každý proces fungoval v novém uživatelském rozhraní. Tímto způsobem získáte další porozumění pro dosažení dohody o prioritách, které obchodní procesy replikovat a kdy je zavést v Lightning (pokud vůbec).

V ideálním případě budete znát dostatek funkcí osvětlení, abyste mohli posoudit, zda nový „standard v Lightning“ může nahradit vlastní méně efektivní proces v současné organizaci; nezapomeňte to označit za snížení spoléhání se na vlastní kód (a interní týmy, které jsou již napjaté). Ujistěte se, že vytváříte plán, který řeší stávající nebo požadované procesy manažerů a jejich týmů.

Naplánujte si strategii řízení změn

Jakmile doladíte svou hodnotovou nabídku, upřesníte potenciální návratnost investic, kterou lze změnou dosáhnout, budete mít představu o tom, které funkce se budou chovat určitým způsobem, potvrdíte potřebnou úroveň technického úsilí a provedete inventuru obchodních skupin. které budou ovlivněny, musíte upevnit svou strategii řízení změn.

To je skvělý způsob, jak říci, že čím více dokážete zvládnout očekávání, připomenout lidem, proč to podstupují, a zajistit jim, že to všechno stojí za to, tím více si můžete naplánovat úspěšný přechod.

Chcete-li těm, kdo rozhodují, ukázat, že jste to opravdu mysleli, udělejte své cíle měřitelné tím, že na cíl použijete konkrétní metriky úspěchu. ( Metrika úspěchu je číselný cíl, kterého chcete dosáhnout, ideálně ve stanoveném časovém rámci.)

Jedna věc je například říci, že chcete zkrátit dobu vyjednávání smlouvy, a druhá věc je definovat, že chcete snížit dobu odezvy a kliknutí myší o 20 procent v důsledku přechodu Lightning.

Salesforce přijal svou obrovskou sadu poznatků a komunitních tipů a poskytl šablony pro řízení změn a pokyny, takže se nemusíte cítit, že začínáte od kroku 0 bez záchranného lana. Tyto šablony vám pomohou formulovat výhody a zajistit odkup od různých zúčastněných stran k řešení otázky „proč to děláme?“ a "proč to děláme teď?" otázky.

Podrobnější diskusi o doporučeních pro řízení změn naleznete na stránce Salesforce „Správa změn pro úspěšný přechod na Lightning“ .

Definujte svůj rozsah a stanovte priority iniciativ pro úspěšnou migraci Lightning

Se Salesforce můžete udělat hodně, a pokud pracujete se starší instancí Salesforce, pravděpodobně se s ní stalo mnoho přizpůsobení; některé budou složité, některé jednoduché, ale spletité (proč vytvořili tolik pracovních postupů spojených dohromady?) a někdy zvláštní proces v Salesforce jen odráží podivné neefektivity ve vašem obchodním procesu, které se nikdo neobtěžoval optimalizovat, protože „tak jsme to vždy dělali“ nebo „to je jediný způsob, jak jsme to mohli udělat v Salesforce před X lety.“

Jak budete tato přizpůsobení vyhodnocovat, ty složitější by mohly prodloužit dobu plného přechodu na Lightning Experience, protože se musí zapojit více týmů (často technických). Při posuzování různých obchodních procesů stanovte priority iniciativ a určete, co je v rozsahu a co mimo rozsah pro počáteční implementaci. Zvažte omezení přechodu tím, že se zaměříte na hlavní priority, ale pouze pokud dokážete určit spravedlivé a bezbolestné řešení pro týmy a procesy, které nejsou v první fázi.

Vyhodnoťte také, které stávající obchodní procesy by mohly být v Lightning dramaticky vylepšeny a zjednodušeny (ať už se to počítá jako kliknutí myší nebo přechody či upozornění na různé obchodní týmy).

Tento přechod by mohl být kopem do kalhot, které některé týmy potřebují ke zlepšení dříve neefektivních procesů (protože kdo chce převést známý mizerný proces do nového světa?). Budete muset vyvážit schopnost vylepšovat nefunkční procesy v novém uživatelském rozhraní s časem, který může trvat, než získáte všechny prostředky a provedete standardní přechodovou práci, aby se chování změnilo.

Buďte připraveni navrhnout potenciální nové chování klíčovým zainteresovaným stranám, aby pochopili výhody. Zvládněte očekávání ohledně úrovně úsilí potřebného pro jakoukoli rekvalifikaci (znáte staré pořekadlo o tom, že se staří psi učí nové kousky? Nemusíte být fyzicky staří, abyste byli etablovaní ve svých způsobech práce v Salesforce...)

Buďte připraveni se stýkat s klíčovými schvalovateli, kteří mohou být manažery, kteří nemusí být každý den v taktickém plevelu, takže můžete získat jejich podporu v případě problémů s chováním, kde potřebujete jejich pomoc k odblokování tvrdohlavých situací.

Potvrďte zkušenost Salesforce Lightning pro vaši firmu

Poté, co zhodnotíte obchodní procesy vaší společnosti, pochopíte, které z nich jsou podporovány a které ještě nejsou podporovány v Salesforce, úroveň úsilí potřebnou na obchodní a technické stránce k provedení tohoto přechodu a jaký způsob zavádění použijete, 'budeme chtít začít s prototypováním nového světa, aby bylo zajištěno, že jej lze stále modelovat tak, aby odrážel vaše podnikání.

Mohou nastat situace, kdy se umístění tlačítka Lightning může změnit nebo potřeba stávajícího tlačítka odpadá kvůli standardní funkci v Lightning. V tuto chvíli byste měli být schopni říci, zda existují nějaké základní obchodní procesy, které v novém uživatelském rozhraní „zcela nebudou fungovat“, „budou fungovat s rekvalifikací“ nebo „budou fungovat jako dříve“.

Je však samozřejmé, že jste pravděpodobně také nováčkem v Lightning Experience, nebo alespoň v přechodu, a můžete mít nějaké otázky pro potvrzení vašeho hodnocení. Úzce spolupracujte se svým Salesforce Customer Success Manager a technickým týmem na ověření vašich zjištění, abyste zajistili, že otázky budou vyřešeny dříve než později. Pokud máte další otázky, nezapomeňte se zeptat také svých kolegů na komunitních fórech.

Přizpůsobte Salesforce Lightning pro uživatele

Při navrhování záznamů a rozvržení Lightning není vždy vhodné, aby to bylo jednoduché. Některé podniky mají složité potřeby. Někteří mohou mít jen spoustu vlastních nahromaděných polí, u kterých nikdy neupřednostnili čas na úklid. Ve starém klasickém uživatelském rozhraní, když byl záznam příliš dlouhý a přeplněný spoustou polí, lidé vytvářeli rozvržení stránek, aby skryli pole, která nikdo nepoužíval, ale nikdo nechtěl trávit čas určováním, zda mají být smazána nebo ne.

Použijte tento přechod jako další milník v úklidu. Pokud byste mohli ještě jednou promazat rozvržení stránek, jaká další pole byste skryli? Která hrstka polí v záznamu, na která přísahají všichni uživatelé?

Bude užitečné vědět to při vytváření rozvržení stránky Lightning, protože pole mají nový vzhled a chování a lze je zvýraznit novými způsoby. Když se lidé vznášejí nad vyhledávacím polem, jsou informace, které vidí, dostatečné? Využijte to jako příležitost k malým úpravám s nízkým úsilím také v rozložení výsledků vyhledávání, abyste zlepšili relevanci a přijetí, zatímco se lidé učí nové rozhraní.

Bez ohledu na přijaté uživatelské rozhraní je jen dobrým zvykem zaměřit své přizpůsobení na relevanci pro vaše uživatele. Standardizujte informace tak často, jak je to jen možné, pomocí výběrových seznamů místo volných textových polí, což pomůže s přesnějším hlášením. U polí, která musí být textová (jako je název příležitosti), použijte tento čas k určení jednoduché standardní konvence pojmenování.

Jakmile dosáhnete hlavních milníků (jako je přizpůsobení různých záznamů nebo rozvržení), ověřte a socializujte svou práci se zástupci vašich koncových uživatelů. Tímto způsobem se můžete v klíčových bodech ujistit, že vytváříte řešení, které funguje pro vašeho interního zákazníka, a zároveň mu poskytnout předběžný náhled na Lightning Experience, což by mělo učinit přechod hmatatelnějším a méně skličujícím.

Sestavte si komplexní plán školení pro Salesforce Lightning

Co nejdříve v procesu přechodu začněte sestavovat tréninkový plán. (Plán řízení změn se liší v tom, že školení je součástí řízení změn, ale také zahrnuje mnoho dalších prvků kolem socializace, vytváření souladu a nastavení očekávání.)

Nepředpokládejte, že uživatelé budou vědět, co mají dělat první den v Lightning Experience. Protože vzhled a dojem vypadá moderněji, mozek uživatele stále musí (někdy) vrátit zpět roky učení, jak se pohybovat v rámci Salesforce Classic.

Ti, kteří si myslí, že se to dokážou jen hrubou silou naučit sami, přijdou o spoustu nuancí a zlepšení produktivity , i když se velmi dobře naučí několik malých procesů.

I když má Salesforce spoustu online videí, dokumentace a učení se vlastním tempem Trailhead, měli byste si připravit školicí materiály dostatečně relevantní pro vaše přizpůsobení. Vezměte části online materiálů a začleňte je do vlastních firemních školení. Ujistěte se, že si materiály prohlížíte – mohou existovat některé funkce, které neimplementujete, a můžete být dotázáni, proč nebo proč ne.

Smíchejte ve svém plánu kurzy nezbytných předpokladů, vlastní prodejní školení a posilovací školení. Klíčem je zajistit dostatek relevantního školení, aby lidé efektivně a správně věděli, jak používat Salesforce v Lightning Experience v den přechodu, nebo měli pocit, že si pamatují dost školení, aby se mohli odblokovat, pokud uvíznou.

Vaše nové přizpůsobení může vypadat úžasně, ale pokud se uživatel cítí bezmocný (nebo hůř, hloupě) v novém uživatelském rozhraní, o kterém si dříve myslel, že je velmi zdatný, budete mít mnohem těžší cestu k přijetí. Pokud nemáte čas nebo zdroje na poskytnutí části školení, zvažte možnost obrátit se na Salesforce a požádat o pomoc s nějakým vlastním školením vytvořeným pro vaši firmu.

Spojte se s kolegy během migrace Lightning

Při vyhodnocování přechodu na Lightning Experience a poté, co se v něm vaše týmy rozběhnou, byste měli neustále shromažďovat zpětnou vazbu a sledovat, jak se přijetí daří. Také se tam vydejte a setkejte se se svými vrstevníky – ostatními, kteří spustili Lightning a mají rady a příběhy, o které se můžete podělit.

Prostřednictvím online diskusních fór komunity, setkání místních uživatelských skupin a Dreamforce (výroční uživatelská konference Salesforce) máte několik kanálů, kde můžete klást otázky, hledat rady a sdílet informace, které mohou zajistit hladký přechod do Lightning Experience.