Ús de sistemes dinventari periòdic a QuickBooks 2017

Podeu utilitzar un enfocament senzill per a la comptabilitat d'inventari amb QuickBooks 2017. En lloc de fer un seguiment dels articles d'inventari individuals mitjançant un sistema d'inventari perpetu , el que simplement significa que feu un seguiment de cada article quan es trasllada a la vostra empresa i surt al cotxe o monovolum d'un client. — Podeu utilitzar un sistema periòdic senzill. Haureu de saber com funciona un sistema d'inventari periòdic a QuickBooks. També és bo saber què és dolent i què és bo en utilitzar un sistema d'inventari periòdic.

Com funcionen els sistemes d'inventari periòdic a QuickBooks

Si utilitzeu un sistema d'inventari periòdic, configureu un compte de tipus Altre actiu corrent anomenat Inventari. Aleshores, sempre que compreu inventari, classifiqueu la compra d'inventari com a compte d'inventari fals. (El compte s'anomena un compte d'inventari "fals" perquè no és un compte d'inventari real per a QuickBooks.)

Per registrar el cost de les mercaderies venudes cada mes, utilitzeu una entrada de diari per moure una part adequada del compte d'inventari fals i al vostre compte de cost de mercaderies venudes. Com saps quina part hauries de moure? Bona pregunta. En poques paraules, endevineu en funció del vostre percentatge històric de cost de mercaderies venudes.

Aquí teniu un exemple de com funciona això: suposeu que des de temps immemorials, el vostre cost dels béns venuts ha representat el 45 per cent dels vostres ingressos de vendes i que el mes passat vau vendre 10.000 dòlars en coses. En aquest cas, calcularíeu que el 45 per cent de 10.000 dòlars (4.500 dòlars) és igual al cost de l'inventari que heu venut. En conseqüència, trauries 4.500 dòlars del compte d'inventari fals i al cost dels béns venuts.

Com era previsible, aquest enfocament aproximat significa que el vostre inventari i els números de cost dels béns venuts estaran equivocats. Per tant, al final de l'any, encara feu un recompte d'inventari físic per esbrinar exactament el que realment teniu a l'inventari. Aleshores, ajustaríeu l'inventari i els saldos de cost de les mercaderies venudes perquè coincideixin amb el que mostra el vostre inventari físic.

Pot ser que al llarg de l'any, el vostre nombre aproximat del 45 per cent hagi significat que hàgiu mogut 5.000 dòlars massa de l'inventari al cost dels béns venuts. En aquest cas, traslladareu 5.000 dòlars del cost de les mercaderies venudes i tornareu a l'inventari. O potser trobeu que heu traslladat 5.000 dòlars massa poc de l'inventari al cost dels béns venuts. Per solucionar aquest problema, moveu 5.000 dòlars més de l'inventari al cost dels béns venuts.

Un últim punt ràpid sobre l'ús d'un inventari periòdic: no feu servir articles d'inventari si feu servir un inventari periòdic. Per tant, el que poseu a les factures o als rebuts de venda és només un article genèric i sense inventari.

El bo i el dolent d'un inventari periòdic

Un sistema d'inventari periòdic és bo per a alguns tipus d'empreses. Si teniu massa elements per fer un seguiment amb la llista d'elements de QuickBooks, per exemple, l'enfocament descrit aquí pot salvar-vos la vida.

Els sistemes d'inventari periòdic generen alguns problemes, però. Aquests són els quatre problemes més grans i dolents:

• No sabràs realment quins articles es venen bé i quins no perquè no faràs un seguiment de les vendes per articles d'inventari. Això vol dir que no podeu emmagatzemar més de les coses més venudes i menys de les que no es venen.
• No sabreu què teniu realment al vostre inventari, excepte quan feu l'inventari físic de final d'any. (No sabràs quants dòlars d'inventari tens ni quines quantitats d'articles tens.)
• Com que no fareu ajustos a nivell d'article en funció del vostre inventari físic, no sabreu quins articles són propensos a reduir-se per problemes com ara robatori, trencament i deteriorament.
• Haureu de fer les entrades del diari que registren els dòlars que surten de l'inventari i al cost dels béns venuts. Aquestes entrades de diari no són gaire difícils, però poden ser una mica complicats d'esbrinar les primeres vegades.

Heu de decidir si voleu o necessiteu un sistema d'inventari periòdic més senzill malgrat els problemes que presenta aquest sistema. Una última reflexió: moltes petites empreses, especialment els petits minoristes, utilitzen sistemes d'inventari periòdics amb èxit.