Ús de QuickBooks per gestionar linventari en una empresa de fabricació

El seguiment de l'inventari en una empresa de fabricació és més difícil que en altres tipus d'empreses. Quan ho reduïu tot a la seva essència a QuickBooks, el problema prové d'un parell de requisits comptables complicats:

• En un entorn de fabricació, el fabricant combina articles de matèries primeres en articles de productes acabats. Això significa —i aquesta és la part difícil— que el procés de fabricació redueix el recompte i el valor d'inventari d'alguns articles (les matèries primeres o els components) i alhora augmenta el nombre i el valor dels altres articles, els productes acabats.
• En un entorn de fabricació, les regles diuen que no només es compta el valor dels articles en els valors d'inventari de productes acabats. També compteu el cost de la mà d'obra i les despeses generals de fàbrica utilitzats en la fabricació dels articles.

QuickBooks resol el primer problema relacionat amb l'inventari de fabricació, però no resol ni aborda el segon problema. Afortunadament, sempre que sigueu un petit fabricant, probablement no us haureu de preocupar massa pel segon problema. Hauríeu de preguntar al vostre CPA sobre això. Però no us preocupeu: el Congrés i l'Internal Revenue Service han proporcionat un munt de llacunes que faciliten la comptabilitat per als petits.

Manejar l'inventari fabricat d'una manera senzilla

Si utilitzeu QuickBooks Pro o algunes versions anteriors de QuickBooks Premier, no teniu la capacitat de tenir en compte la fabricació d'inventari a QuickBooks. El millor que podeu fer és agrupar articles per combinar-los en articles individuals a la factura d'un client.

Aquest enfocament sona descuidat, però no és tan dolent com podríeu pensar a primera vista. Podeu optar per mostrar només l'element del grup en una factura de client. Això vol dir, tornant a l'exemple de la floristeria que ven roses vermelles i gerros, que la floristeria pot "fabricar" un gerro de cristall d'una dotzena de roses vermelles i després mostrar l'article fabricat com a article de grup a la factura del client.

L'únic que és problemàtic amb l'enfocament "només utilitza un article de grup" és que no us ofereix una manera de fer un seguiment dels valors d'inventari dels productes acabats.

Realització de la comptabilitat d'inventari a QuickBooks

Per tenir en compte la fabricació d'inventari a QuickBooks Premier o QuickBooks Enterprise Solutions, afegiu elements de conjunt d'inventari a la llista d'articles per als articles que fabriqueu. També registreu la fabricació d'articles a mesura que... bé, els fabriqueu .

Suposem que Pine Lake Porcelain només compra i revend tasses de cafè i altres articles de porcellana. Però també suposem que un cop l'any, Pine Lake Porcelain reuneix una col·lecció de tasses de cafè vermelles en un conjunt de regals per al dia de Sant Valentí. En aquest cas, QuickBooks pot gravar el muntatge d'un conjunt de regal en caixa que combina, per exemple, quatre tasses de cafè vermelles, una caixa de cartró i un embolcall de paper de seda.

Afegir elements de muntatge d'inventari

Per descriure articles fabricats, seguiu aquests passos:

Trieu Llistes → Llista d'elements.\

QuickBooks mostra la finestra Llista d'elements.

Feu clic al botó Element a la finestra Llista d'elements i trieu Nou a la llista desplegable.

QuickBooks mostra la finestra Nou element.

Trieu l'element Conjunt d'inventari a la llista desplegable Tipus.

QuickBooks mostra la versió del muntatge d'inventari de la finestra Nou article.

Especifiqueu el compte que voleu utilitzar per fer el seguiment del cost d'aquest article quan el vengueu.

QuickBooks suggereix el compte del cost de les mercaderies venudes. Tanmateix, si heu creat altres comptes per al vostre COGS, trieu l'altre compte adequat.

Descriu l'article fabricat.

Escriviu una descripció de l'element que voleu que aparegui als documents que veuen els vostres clients, com ara les factures. (QuickBooks suggereix la mateixa descripció que vau utilitzar al quadre de text Descripció de les transaccions de compra de manera predeterminada.)

Introduïu l'import que cobreu per l'article al quadre Preu de venda.

Indiqueu si l'article fabricat està subjecte a l'impost sobre les vendes mitjançant la llista desplegable Codi fiscal.

Utilitzeu la llista desplegable Compte d'ingressos per especificar el compte que voleu que QuickBooks utilitzi per fer el seguiment dels ingressos de la venda de l'article.

Identifiqueu els components que entren a l'element acabat.

Utilitzeu la llista de materials per identificar els elements de components individuals i les quantitats necessàries per fer el muntatge d'inventari. Cada element de component va en una línia independent de la llista. No sigui massa redundant, però tingueu en compte que identifiqueu tant el component com el nombre d'elements necessaris.

Identifiqueu el compte d'actiu.

Especifiqueu l'altre compte d'actiu actual que voleu que QuickBooks utilitzi per fer el seguiment del valor d'aquest article d'inventari.

Seleccioneu un punt de construcció.

Utilitzeu els quadres Punt de construcció per especificar la quantitat d'inventari més baixa d'aquest article que pot quedar abans de fabricar-ne més. Quan el nivell d'inventari baixa a aquesta quantitat, QuickBooks afegeix un recordatori a la llista de recordatoris, notificant-vos que heu de fer més de l'article.

Ignoreu els quadres A mà i Valor total.

Veus aquesta caixa a mà? Deixeu-ho a zero. Introduir un número ara és registrar una transacció no categoritzada, i no voleu fer-ho. Seguiu endavant i deixeu també el camp Valor total definit a zero.

Deixeu el quadre Des de buit o introduïu la data actual.

No importa.

La versió del conjunt d'inventari de la finestra Nou article.

Registre de fabricació o muntatge d'articles

Per crear un conjunt, trieu l'ordre Proveïdors → Activitats d'inventari → Construeix conjunts. QuickBooks mostra la finestra Construeix assemblatges. Tot el que feu és triar el que voleu construir a la llista desplegable Element de muntatge i, a continuació, introduir la quantitat que heu creat (o algun desafortunat company de feina) al quadre Quantitat per construir a l'extrem inferior dret. A continuació, feu clic al botó Crea i tanca o Construeix i nou. (Feu clic al botó Construir i nou si voleu gravar el muntatge d'alguns altres elements.)

La versió Build Assemblys de la finestra Nou element.

Aquí hi ha algunes coses que cal recordar sobre l'ordre Construeix assemblatges:

• A l'extrem superior dret de la finestra, QuickBooks mostra la quantitat de muntatge que teniu a mà i el nombre de clients que han fet comandes. És una informació molt útil per tenir, així que recordeu que hi és.
• Una taula a la finestra Construeix conjunts us mostra què inclou el vostre producte. No és que t'importi, però aquesta és una llista de materials.
• A la part inferior de la llista de materials, QuickBooks us mostra el nombre màxim de muntatges que podeu fer, tenint en compte el vostre inventari actual.
• Quan creeu un article, QuickBooks ajusta el recompte d'articles d'inventari. Si feu jocs de regal en caixa, cadascun amb quatre tasses vermelles i dos mocadors d'embolcall, QuickBooks redueix el recompte d'articles de tasses vermelles i mocadors d'embolcall i augmenta el nombre d'articles dels jocs de regal en caixa quan registreu la construcció del muntatge.

És possible que alguns dels components utilitzats en un conjunt no siguin articles d'inventari. Podeu utilitzar peces que no són d'inventari en un conjunt.

Gestió de múltiples ubicacions d'inventari

Les solucions empresarials de QuickBooks us permeten fer front al repte del manteniment de registres d'emmagatzemar l'inventari en diverses ubicacions. Per activar aquesta funció, anomenada Seguiment d'inventari avançat, trieu l'ordre Edita → Preferències, feu clic a Elements i inventari, feu clic a la pestanya Preferències de l'empresa i, a continuació, feu clic al botó Configuració avançada d'inventari.

Si utilitzeu la versió Enterprise Solutions de QuickBooks, QuickBooks mostra quadres de diàleg que us permeten crear una llista de llocs d'inventari i també afegeix camps a les finestres i quadres de diàleg adequats perquè pugueu fer un seguiment dels elements d'inventari per lloc. Si no feu servir la versió de Solucions empresarials de QuickBooks, QuickBooks mostra informació sobre com podeu actualitzar a Solucions empresarials.