Retenció de documents a QuickBooks 2012

De vegades, la gent es pregunta quant de temps hauria de conservar els informes antics de QuickBooks, les còpies de les factures i altres fragments d'informació comptable. Malauradament, realment no hi ha una resposta única per a això. No obstant això, aquí hi ha algunes coses en què cal pensar:

• Penseu en si l'altra part d'una transacció voldrà mai la informació. Per exemple, si discutiu de manera crònica amb un venedor sobre si heu pagat alguna factura, té sentit mantenir-vos en aquestes factures i qualsevol registre del vostre pagament mentre continuï la discussió.

  Això vol dir que qualsevol documentació que documenti les factures i els pagaments dels proveïdors no necessàriament s'ha de conservar si no teniu cap problema.

• Considereu els requisits de comptabilitat fiscal. Per llei (molta gent no s'adona d'això), una empresa ha de mantenir registres comptables per informar els seus guanys, pèrdues, ingressos i deduccions a l'Internal Revenue Service. Això vol dir que s'ha de mantenir tot el que necessiteu per calcular els vostres beneficis o per justificar els elements dels vostres càlculs.

  Tanmateix, existeix un termini de limitació que normalment s'executa tres anys a partir de la data en què vau presentar la declaració per darrera vegada. Això vol dir que, en la majoria dels casos, no cal que conserveu la documentació que tingui més de tres anys després de la devolució a què es refereix.

  És a dir, si teniu dades de l'any 2007 i vau presentar la declaració de l'any 2007 el 15 de març de 2008, abans del 16 de març de 2011, no hauríeu (en la majoria dels casos) de tenir tota la documentació antiga. L'estatut de limitacions estableix que hauríeu de poder descartar les coses antigues.

  Cal una paraula de precaució perquè hi ha un grapat d'excepcions a aquest estatut de prescripció de tres anys:

  • Si heu estat realment descuidats i, a causa de la vostra descuidada, heu omès ingressos bruts superiors al 25 per cent del que mostra el vostre rendiment, el termini de prescripció és igual a sis anys.

  • Si no es presenta cap devolució o es presenta una declaració fraudulenta, no hi ha cap termini de limitació.

  • Els estats sense impostos sobre la renda (com Washington) utilitzen un conjunt de regles diferent i poden utilitzar un estatut de limitacions més llarg. Washington, per exemple, diu que la prescripció dura quatre anys, no tres.

• Considereu els registres antics que potser necessiteu en el futur per calcular un article per a la vostra declaració d'impostos. Aquests s'han de conservar. Per exemple, si vau comprar una fàbrica fa 30 anys, manteniu aquests registres de compra fins 3 (o 6) anys després de vendre la fàbrica.

• Tingueu en compte que en algunes indústries existeixen altres normes o regulacions de retenció de documents. Per exemple, si sou metge, conserveu els vostres registres antics del pacient, i això pot incloure informació de comptabilitat del pacient, durant més de tres anys. Aquestes altres regles de retenció de documents varien segons la indústria. Descobriu quines són les normes per al vostre sector.

Com entens aquests suggeriments vagues? Fes una estimació aproximada de quant de temps creus que hauries d'aferrar-te a les coses.

És possible que us ho vulgueu pensar dues vegades per simplement llançar els registres financers. És possible que vulgueu destruir els documents primer. Per cert, algunes botigues de subministraments de gran taquilla ofereixen serveis de trituració a les botigues a preus raonables.