QuickBooks en línia: es tracta de subscripcions

QuickBooks Online (QBO) i QuickBooks Online Accountant (QBOA) entren a la categoria de Programari com a servei (SaaS). Com a tal, no compreu el programari. En canvi, el llogas; és a dir, compra una subscripció per utilitzar el programari durant un període de temps especificat pel venedor.

Tradicionalment, compreu una llicència per utilitzar el programari que instal·leu al vostre ordinador i, normalment, aquesta llicència us permet instal·lar el programari només en un ordinador.

I, per descomptat, un usuari de QBO pot pagar diferents quantitats per una subscripció, depenent del nivell de subscripció adquirit.

QBO està disponible en cinc nivells de subscripció diferents, i cada nivell de subscripció posterior costa més i conté més funcionalitats. Les subscripcions QBO disponibles en aquest escrit són:

• Autònom
• Inici simple
• Essencials
• Més
• Avançat

Totes les versions de QBO comparteixen tres atributs en comú. En primer lloc, podeu utilitzar una tauleta, un telèfon intel·ligent Android o iOS o un ordinador d'escriptori per accedir a les vostres dades. En segon lloc, es fa una còpia de seguretat automàtica de les vostres dades en línia. I en tercer lloc, totes les versions de QBO utilitzen Secure Sockets Layer (SSL) de 128 bits, la mateixa seguretat i xifratge que utilitzen els bancs per protegir les dades enviades per Internet.

Després d'avaluar les vostres necessitats, utilitzeu la informació següent per identificar el nivell de subscripció més baix que compleixi els vostres requisits. En aquest moment, podeu actualitzar a un nivell superior, però no podeu baixar a un nivell inferior.

Els professionals de la comptabilitat que registraven clients per a QBO i creaven empreses clients originalment no podien canviar les empreses clients d'una versió de QBO a una altra si el professional de la comptabilitat creava el client com a part del programa Intuit Wholesale Pricing. Tanmateix, tret de la versió per a autònoms, això ja no és cert. Per tant, ja no cal que anticipeu els requisits del vostre client per a funcions més avançades, com ara la possibilitat de fer un seguiment de l'inventari o utilitzar el seguiment de classes.

Utilitzeu el control lliscant per alternar entre un descompte a curt termini o una prova gratuïta.

La versió de QBO per a autònoms

Aquesta versió de QBO està adreçada a autònoms i treballadors autònoms, bàsicament, aquells que reben el Formulari Federal 1099 per comptabilitzar els diners que han pagat i pagar els seus impostos mitjançant l'Annex C del Formulari 1040 de l'IRS. Tingueu en compte, però, que la versió per a autònoms de QuickBooks (QBSE) actualment no forma part de la línia de productes QBO, i això significa que no podeu actualitzar de QBSE a cap altre producte QBO directament, un fet important a tenir en compte quan decidiu començar amb QBSE. Si la vostra empresa té comptes bancaris empresarials, no hauríeu d'utilitzar la versió per a autònoms. QBSE us permet separar les despeses personals i empresarials i el quilometratge, de manera que s'adapta realment a l'economia de la "enrenou lateral", com els conductors d'Uber i Lyft.

Amb la versió per a autònoms, podeu:

• Baixeu les transaccions dels vostres comptes bancaris i de targeta de crèdit.
• Separa la despesa empresarial de la personal.
• Creeu i envieu factures en qualsevol moment i personalitzeu les vostres factures amb el vostre logotip, així com l'assumpte i el missatge principal del correu electrònic de la factura.
• Envieu un recordatori mòbil als clients abans del pagament; i, QBSE us informa quan es visualitza i paga la vostra factura.
• Envieu els rebuts de les factures pagades.
• Dupliqueu les factures anteriors per tornar-les a enviar, eliminant el treball ocupat.
• Accepteu pagaments mòbils i aprofiteu les transferències bancàries gratuïtes.
• Feu un seguiment del quilometratge mitjançant el GPS del vostre telèfon i suprimiu els viatges, juntament amb el quilometratge, a granel.
• Fes servir el teu telèfon per fer fotos dels rebuts de les teves despeses; QBSE extreu automàticament les dades clau del rebut i utilitza la informació per fer coincidir una transacció existent o per crear una nova despesa.
• Utilitzeu la funció de cercador de despeses de QBSE per identificar més deduccions potencials connectant de manera segura els vostres comptes bancaris per obtenir les despeses comercials de tot l'any passat i ordenar-les en categories de l'agenda C. Quan inicieu sessió a QBSE per primera vegada del 20 de març al 15 d'abril, seleccioneu "No, encara estic treballant amb els impostos del 2020" per accedir a la funció de cerca de despeses. A continuació, podeu connectar-vos als vostres comptes bancaris per importar de manera segura totes les despeses del 2020 en pocs minuts. La funció de cercador de despeses troba automàticament les despeses de treball i les organitza per categoria de l'agenda C.
• Calcular i pagar els impostos trimestrals estimats.
• Utilitzeu QBSE Labs per provar noves funcions.
• Si necessiteu més orientació o fidelitzeu a un preparador d'impostos, podeu convidar-lo a treballar amb les vostres dades de QBSE mitjançant QBOA.

Com les altres versions de QBO, podeu utilitzar una tauleta, un telèfon intel·ligent Android o iOS o un ordinador de sobretaula per accedir a les vostres dades. A més, QBSE utilitza la mateixa seguretat i encriptació que els bancs, i les vostres dades es fan una còpia de seguretat automàtica en línia. Com és d'esperar, aquesta versió té el menor nombre d'informes disponibles i només una persona i un comptable convidat poden accedir a QBSE. Utilitzeu aquest enllaç per comprar QuickBooks Autònom .

Si opteu per incloure TurboTax a la vostra subscripció, també podeu pagar els vostres impostos trimestrals estimats en línia i exportar la informació de l'Annex C de QBO a TurboTax perquè pugueu preparar la vostra declaració d'impostos amb més facilitat. Amb TurboTax com a part de la vostra subscripció, rebeu una declaració d'impostos electrònica federal i una estatal sense cap cost addicional.

La versió d'inici simple

La versió Simple Start de QBO és ideal per a un negoci nou amb necessitats bàsiques de comptabilitat. Amb Simple Start, podeu:

• Feu un seguiment dels vostres ingressos i despeses.
• Baixeu les transaccions dels vostres comptes bancaris i de targeta de crèdit.
• Creeu un nombre il·limitat de clients.
• Envieu pressupostos i factures il·limitats.
• Imprimiu xecs i registreu les transaccions per fer un seguiment de les despeses.
• Seguiment i pagament d'impostos sobre vendes.
• Feu un seguiment, creeu i envieu formularis 1099-Misc.
• Importa dades des de Microsoft Excel o QuickBooks Desktop.
• Convida fins a dos comptables per accedir a les teves dades.
• Integra't amb les aplicacions disponibles al Centre d'aplicacions de QBO.

Tot i que la versió Simple Start admet les funcions de comptes per cobrar, no podeu configurar factures per facturar als clients de manera recurrent. Tampoc podeu fer un seguiment de les factures pendents en el futur a la versió Simple Start perquè no inclou cap funció de comptes a pagar. Tanmateix, la versió Simple Start inclou un balanç de prova i un llibre major.

Tot i que la versió Simple Start permet que dos comptables treballin a l'empresa del client, Simple Start encara està dissenyat per a un sol usuari. Per tant, el comptable no pot crear l'empresa del client per al client. En el moment en què es crea l'empresa a QBO, qui crea l'empresa es converteix, en el llenguatge de QBO, en l'administrador mestre.

A més de la restricció d'usuari únic, la versió Simple Start ofereix més de 50 informes. I els usuaris de Simple Start poden memoritzar la configuració dels informes i produir informes memoritzats. Utilitzeu aquest enllaç per comprar QuickBooks Simple Start .

Per als nivells de subscripció que admeten diversos usuaris, el comptable pot crear l'empresa per al client i després assignar la funció d'administrador principal al client. I, si el comptable no converteix el client en administrador principal en crear l'empresa, el comptable pot, més endavant, transferir el rol d'administrador principal al client.

La versió Essentials

La versió Essentials de QBO inclou totes les funcions que es troben a Simple Start. A més, amb la versió Essentials, podeu:

• Configureu les factures per facturar automàticament segons un calendari recurrent.
• Aprofiteu les funcions de Comptes a pagar, com ara introduir factures de proveïdors i programar-ne el pagament per més endavant.
• Crear i publicar transaccions recurrents.
• Seguiment del temps.
• Controla a què poden accedir els teus usuaris.

La versió Essentials permet tres usuaris simultanis i dos usuaris comptables, així com un nombre il·limitat d'usuaris que inicien sessió només per utilitzar eines de seguiment del temps. A més, la versió Essentials conté els 57 informes que es troben a Simple Start i 30 informes addicionals.

La versió Plus

La versió Plus de QBO és la versió més completa de QBO. Conté totes les funcions que es troben a la versió Essentials. A més, podeu:

• Creeu, envieu i feu el seguiment de comandes de compra.
• Feu un seguiment de l'inventari mitjançant el mètode de valoració de l'inventari FIFO (first in, first out). QBO admet necessitats d'inventari lleuger: si veneu productes acabats, QBO hauria de poder gestionar les vostres necessitats. Però si necessiteu muntar productes acabats per vendre'ls, QBO no satisfarà les vostres necessitats per si sol. Podeu cercar una aplicació complementària per complementar les vostres necessitats d'inventari.
• Classifica els ingressos i les despeses mitjançant el seguiment de classes.
• Feu un seguiment de les vendes i la rendibilitat per ubicació del negoci. Només podeu assignar una ubicació a una transacció, però podeu assignar diverses classes a una transacció.
• Doneu als empleats i subcontractistes un accés limitat a l'empresa QBO per introduir el temps treballat.
• Feu un seguiment de les hores facturables per client. QBO admet necessitats lleugeres de costos de feina, però no us permet fer costos de mà d'obra automàticament.
• Seguiment de projectes.
• Creeu pressupostos per estimar els ingressos i les despeses futurs i podeu crear diversos pressupostos per any, ubicació, classe o client.

La versió Plus admet cinc usuaris de facturació simultània i dos usuaris comptables, així com un nombre il·limitat d'usuaris que inicien sessió només per utilitzar informes o eines de seguiment del temps. La versió Plus també conté més de 120 informes: tots els informes que es troben tant a la versió Simple Start com a la versió Essentials, i alguns informes addicionals.

La versió avançada

Recentment, Intuit ha començat a oferir QBO Advanced, una versió adreçada als usuaris que han superat QBO Plus. A més de totes les funcions que trobeu a QBO Plus, amb QBO Advanced, podeu:

• Teniu fins a 25 usuaris simultanis amb accés complet.
• Connecteu-vos amb un gestor d'èxit del client dedicat per gestionar les preguntes d'assistència; les trucades d'assistència van al capdavant de la línia en lloc d'esperar a la cua. Els gestors d'èxit del client també proporcionen informació sobre formació en línia i productes QuickBooks; els subscriptors de QBO Advanced tenen dret a cinc cursos de formació en línia gratuïts anuals.
• Establiu permisos personalitzats per als vostres usuaris.
• Importeu de manera eficient centenars de transaccions de factura creades fora de QuickBooks mitjançant un fitxer CSV alhora.
• Habiliteu els fluxos de treball per activar recordatoris per als clients i els membres de l'equip intern.
• Utilitzeu fins a 48 camps personalitzats.
• Implementeu el servei de còpia de seguretat en línia inclòs, que us permet fer una còpia de seguretat i restaurar les vostres dades comptables.
• Creeu transaccions per lots, incloses factures, factures, xecs i despeses.
• Visualitzeu les vostres dades al Performance Center amb ginys de gràfics personalitzables.
• Aprofiteu les capacitats d'informes millorades anomenades Informes intel·ligents, impulsades per Fathom.

Els usuaris de QBO Advanced només s'enfronten a dues limitacions reals: poden tenir fins a 25 usuaris facturats i 3 usuaris comptables no facturats. Obteniu més informació sobre QBO Advanced .

Inici simple, Essentials, Plus i Advanced amb nòmina

Els usuaris finals que s'inscriguin a QBO Simple Start, Essentials, Plus o Advanced pel seu compte i creen les seves pròpies empreses, poden crear les empreses mitjançant l'opció de nòmina d'autoservei o l'opció de nòmina de servei complet. O, més tard, poden registrar-se a la nòmina des de QBO. Un comptable també pot crear l'empresa que utilitza la nòmina d'autoservei per a un client.