Què passa quan condenseu el fitxer dempresa de QuickBooks

El procés de condensació de fitxers de QuickBooks fa dues coses: L'ordre de condensació de QuickBooks crea una còpia permanent del fitxer de dades de QuickBooks (anomenada còpia d'arxiu del fitxer); el procés de condensació del fitxer fa que el fitxer de dades sigui més petit resumint moltes transaccions tancades i detallades antigues que utilitzen grans entrades de diari de monstres.

Com que aquesta condensació i arxivatge pot ser una mica confús, aquí teniu un resum ràpid del que passa exactament quan condenseu el fitxer de l'empresa QuickBooks. Això és el que normalment fa QuickBooks durant el procés:

• Desa una còpia d'arxiu dels fitxers de la vostra empresa: quan condenseu el fitxer d'empresa de QuickBooks, QuickBooks desa una còpia d'arxiu d'aquest fitxer.

• Elimina les transaccions tancades antigues: com a part del procés de condensació, QuickBooks us ofereix l'oportunitat d'eliminar transaccions tancades antigues de la versió actual i de treball del fitxer de l'empresa QuickBooks. Recordeu que l'arxiu crea una còpia arxivada del fitxer de l'empresa QuickBooks.

  Tanmateix, encara teniu la versió de treball del fitxer de l'empresa QuickBooks, i és aquesta versió actual i funcional del fitxer de l'empresa QuickBooks la que es neteja o es condensa mitjançant l'eliminació de transaccions antigues i tancades.

  Les transaccions tancades són transaccions que QuickBooks ja no necessita fer un seguiment detallat. Per exemple, una factura de client antiga, un cop pagada, és una transacció tancada. Un xec antic escrit a algun venedor, després d'haver liquidat el banc, és una transacció tancada.

• Resumeix les transaccions tancades antigues: com que les transaccions tancades antigues s'eliminen del fitxer de dades de QuickBooks, la condensació normalment crea entrades de diari mensuals resumides per a les transaccions tancades antigues i col·loca aquestes transaccions resumides a la versió actual i de treball del fitxer de dades de QuickBooks.

  Aquestes entrades de diari mensuals resumides us permeten continuar preparant els estats financers mensuals. Per exemple, tot i que l'arxiu elimina totes les transaccions tancades antigues de, per exemple, gener de 2011, encara podeu produir estats financers de gener de 2011 el 2014. Per produir estats financers mensuals de gener de 2011, QuickBooks utilitza les entrades de diari mensuals resumides.

• Esborra la pista d'auditoria: QuickBooks manté una pista d'auditoria que mostra qui ha introduït quines transaccions. Un efecte gairebé ocult de la neteja dels fitxers de dades de QuickBooks es refereix a la pista d'auditoria. Si netegeu un fitxer d'empresa i indiqueu que el fitxer de l'empresa s'ha de condensar, QuickBooks esborra la pista d'auditoria abans de la data de "transaccions tancades eliminades el dia o abans".

  En altres paraules, durant el període de temps en què QuickBooks elimina transaccions antigues i tancades, també elimina la pista d'auditoria d'aquestes transaccions.

El procés del fitxer condensat normalment significa crear una còpia del fitxer de dades de QuickBooks que deseu i guardeu en algun lloc i, a continuació, creeu una versió reduïda del fitxer de l'empresa en funcionament. L'ordre que utilitzeu per condensar el fitxer d'empresa de QuickBooks, però, també us permet crear fitxers d'empresa gairebé buits.

La majoria de la gent no necessita mai utilitzar aquesta opció. Només una categoria d'usuaris de QuickBooks que vulgui crear fitxers d'empresa gairebé buits: els CPA i els consultors (que volen reutilitzar un fitxer d'empresa per a una altra unitat de negoci o client) poden voler utilitzar aquesta ordre per crear fitxers de dades de l'empresa que tinguin molts de les llistes ja estan configurades.