Què fa la condensació dels fitxers de lempresa QuickBooks?

El procés de condensació de fitxers QuickBooks fa dues coses. L'ordre QuickBooks Condense crea una còpia permanent del fitxer de dades QuickBooks. (Aquesta còpia s'anomena còpia d'arxiu del fitxer.) El procés de condensació del fitxer també fa que el fitxer de dades sigui més petit en resumir moltes transaccions tancades i detallades antigues que utilitzen entrades de diari monstruoses.

Una còpia arxivada del fitxer de l'empresa equival a una instantània del fitxer de l'empresa tal com existia en un moment determinat. Si més endavant algú té una pregunta, potser el vostre comptador o un auditor federal o estatal, podeu utilitzar la còpia arxivada del fitxer de dades per mostrar com era el fitxer de l'empresa en un moment determinat.

Això és el que normalment fa QuickBooks durant el procés:

• Desa una còpia d'arxiu dels fitxers de la vostra empresa: quan condenseu el fitxer d'empresa de QuickBooks, QuickBooks desa una còpia d'arxiu d'aquest fitxer.
• Elimina les transaccions tancades: com a part del procés de condensació, QuickBooks us ofereix l'oportunitat d'eliminar transaccions tancades antigues de la versió actual i de treball del fitxer de l'empresa QuickBooks. Recordeu que l'arxiu crea una còpia arxivada del fitxer de l'empresa QuickBooks. Tanmateix, encara teniu la versió de treball del fitxer de l'empresa QuickBooks, i és aquesta versió actual i funcional del fitxer de l'empresa QuickBooks la que es neteja o es condensa mitjançant l'eliminació de transaccions antigues i tancades.

Les transaccions tancades són transaccions que QuickBooks ja no necessita fer un seguiment detallat. Una factura de client antiga, un cop pagada, és una transacció tancada. Un xec antic escrit a algun venedor, després d'haver liquidat el banc, és una transacció tancada.

• Resumeix les transaccions tancades: com que les transaccions tancades antigues s'eliminen del fitxer de dades de QuickBooks, la condensació normalment crea entrades de diari mensuals resumides per a les transaccions tancades antigues i col·loca aquestes transaccions resumides a la versió actual i de treball del fitxer de dades de QuickBooks. Aquestes entrades de diari mensuals resumides us permeten continuar preparant els estats financers mensuals. Tot i que l'arxiu elimina totes les transaccions tancades antigues de, per exemple, el gener de 2020, encara podeu produir estats financers per al gener de 2020 el 2021. Per produir estats financers mensuals per al gener de 2020, QuickBooks utilitza les entrades de diari mensuals resumides.
• Esborra la pista d'auditoria: QuickBooks manté una pista d'auditoria que mostra qui ha introduït quines transaccions. Un efecte gairebé ocult de la neteja dels fitxers de dades de QuickBooks es refereix a la pista d'auditoria. Si netegeu un fitxer de l'empresa i indiqueu que el fitxer de l'empresa s'ha de condensar, QuickBooks esborra la pista d'auditoria abans de la data de les "transaccions tancades eliminades el dia o abans". En altres paraules, durant el període de temps en què QuickBooks elimina transaccions antigues i tancades, també elimina la pista d'auditoria d'aquestes transaccions.

El procés del fitxer condensat normalment significa crear una còpia del fitxer de dades de QuickBooks que guardeu en algun lloc i després crear una versió reduïda del fitxer de l'empresa en funcionament. L'ordre que utilitzeu per condensar el fitxer d'empresa de QuickBooks, però, també us permet crear fitxers d'empresa gairebé buits. La majoria de la gent no necessita mai utilitzar aquesta opció. Només puc pensar en una categoria d'usuaris de QuickBooks que potser vulguin crear fitxers d'empresa gairebé buits: els CPA i els consultors (que volen reutilitzar un fitxer d'empresa per a una altra unitat de negoci o client) poden voler utilitzar aquesta ordre per crear fitxers de dades de l'empresa. que ja tenen moltes de les llistes configurades. No entro en més detalls sobre la creació d'un fitxer d'empresa gairebé buit mitjançant l'ordre d'arxivar, però heu de saber que hi és.

Conceptes bàsics de neteja

Quan enteneu en què consisteix l'arxivar, el procés és bastant senzill. Per condensar el fitxer d'empresa de QuickBooks, seguiu aquests passos:

1. Trieu Fitxer → Utilitats → Condensar dades.

QuickBooks mostra el primer quadre de diàleg Condense Data, que es mostra.

El quadre de diàleg Condensa el teu fitxer d'empresa

2. Seleccioneu el botó d'opció Elimina les transaccions que seleccioneu del fitxer de l'empresa i, a continuació, feu clic a Següent.

S'obre el quadre de diàleg Condensar dades.

3. Seleccioneu el botó d'opció Transaccions abans d'una data específica.

Aquesta opció (que es mostra aquí) indica a QuickBooks que voleu fer dues coses: crear una còpia arxivada del fitxer de dades de QuickBooks i reduir el fitxer de l'empresa en funcionament perquè no sigui tan gran. QuickBooks redueix la mida de la versió de treball del fitxer de dades de l'empresa eliminant transaccions antigues i tancades si al pas 2 trieu eliminar les transaccions.

El quadre de diàleg Condensa les dades

4. Especifiqueu la data Elimina les transaccions abans.

Per especificar la data abans de la qual s'han d'eliminar les transaccions tancades, introduïu la data al quadre de data. Si voleu condensar el fitxer eliminant transaccions abans del 31 de desembre de 2020, per exemple, introduïu 1/1/2021 al quadre de data. Tanmateix, no cal que us sentiu compulsiu per eliminar un munt de transaccions tancades. Només elimineu les transaccions tancades si el fitxer de l'empresa de QuickBooks és massa gran. Podeu treballar fàcilment amb un fitxer d'empresa de QuickBooks de 25 MB, 50 MB o fins i tot 100 MB (megabytes).

Tot i que normalment, condensa un fitxer QuickBooks eliminant transaccions antigues i tancades, l'ordre Condense també crea fitxers sense transaccions i fitxers amb només un interval de dades especificat de transaccions. Per crear un fitxer que contingui llistes i preferències però sense transaccions, seleccioneu el botó d'opció Totes les transaccions. Per cert, podeu utilitzar l'opció Totes les transaccions per crear un fitxer gairebé buit que podeu reutilitzar (com ara per a la formació). Per crear un fitxer de QuickBooks que contingui un interval especificat de transaccions, seleccioneu el botó d'opció Transaccions fora d'un interval de dates i, a continuació, introduïu les dates que limiten l'interval als quadres Abans i Després.

5. Feu clic a Següent quan acabeu d'especificar quines transaccions hauria d'eliminar QuickBooks.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Condensar dades que es mostra.

El tercer quadre de diàleg Condense Data

6. Especifiqueu com s'han de resumir les transaccions.

Si voleu resumir les transaccions històriques, QuickBooks utilitza un tercer quadre de diàleg Condensar dades per preguntar-vos com hauria de resumir les dades històriques: amb una única entrada de diari de resum, amb entrades de diari de resum mensual o cap resum. Seleccioneu el botó d'opció que correspongui a l'enfocament de resum que voleu. (En general, seleccioneu la segona opció: fer que QuickBooks creï entrades de resum mensuals del diari, de manera que encara podeu generar informes mensuals comparatius significatius.)

7. Feu clic a Següent quan acabeu d'especificar com QuickBooks hauria de resumir les transaccions.

QuickBooks mostra el quart quadre de diàleg Condensar dades, tal com es mostra.

El quart quadre de diàleg Condense Data

8. Especifiqueu com s'han de condensar les transaccions d'inventari i feu clic a Següent.

Si el vostre fitxer de QuickBooks inclou transaccions d'inventari, QuickBooks recomana que suprimiu les transaccions d'inventari antigues. Quan QuickBooks mostri el quart quadre de diàleg Condensar dades, podeu dir-li a QuickBooks que ho faci seleccionant el botó d'opció Resumir transaccions d'inventari (recomanat). (Si no voleu eliminar transaccions antigues, seleccioneu el botó d'opció Mantén els detalls de la transacció d'inventari).

Quan feu clic a Següent, aneu al cinquè quadre de diàleg Condensar dades (no es mostra), que us demana quines transaccions s'han de considerar tancades.

9. Especifiqueu quines transaccions s'han d'eliminar i feu clic a Següent.

QuickBooks demana una mica més d'informació sobre què és exactament una transacció tancada o antiga que s'hauria d'eliminar. Marqueu les caselles de selecció per indicar si les transaccions anteriors a la data de retirada s'han de suprimir encara que no estiguin aclarides, marcades per imprimir, marcades com a enviades, etc.

Quan feu clic a Següent, aneu al sisè quadre de diàleg Condensar dades.

El sisè quadre de diàleg Condensar dades

10. Especifiqueu qualsevol neteja de llista que s'hagi de produir i feu clic a Següent.

Utilitzeu el sisè quadre de diàleg Condense Data per dir-li a QuickBooks que, a més d'eliminar transaccions tancades antigues, hauria de netejar algunes de les llistes. Podeu seleccionar les caselles de selecció que indiquen a QuickBooks que elimineu els comptes no utilitzats, els clients no utilitzats, els venedors no utilitzats, etc. En netejar la vostra llista mitjançant l'eliminació d'elements de llista no utilitzats, no només reduireu la mida del fitxer de l'empresa, sinó que també faciliteu que les persones treballin amb la llista.

Quan feu clic a Següent, QuickBooks mostra el setè quadre de diàleg Condensar dades, tal com es mostra aquí. El quadre de diàleg us indica que el procés d'arxiu comença amb QuickBooks fent una còpia del fitxer de dades i que l'operació de condensació pot trigar uns quants minuts o fins i tot diverses hores a completar-se.

El setè i últim quadre de diàleg Condensa les dades

11. Feu clic a Begin Condense.

QuickBooks comença el procés de condensació del fitxer de dades.

12. Feu una còpia de seguretat del fitxer de dades quan se us demani.

Al començament del procés de condensació, QuickBooks us demana que feu una còpia de seguretat del fitxer de l'empresa QuickBooks. La còpia de seguretat del fitxer d'empresa de QuickBooks com a part d'una operació de condensació funciona de la mateixa manera que la còpia de seguretat del fitxer d'empresa de QuickBooks en qualsevol altre moment. Si teniu preguntes sobre com fer una còpia de seguretat del fitxer de l'empresa QuickBooks, consulteu "Funcions bàsiques de còpia de seguretat" anteriorment en aquest capítol.

Després de fer una còpia de seguretat del fitxer de l'empresa de QuickBooks, QuickBooks desa una còpia arxivada del fitxer de l'empresa i després neteja la versió de treball del fitxer de l'empresa segons les vostres instruccions. De nou, tal com s'ha indicat als passos anteriors, el procés de neteja pot trigar només uns minuts, o pot trigar diverses hores si el vostre fitxer és molt gran.

Algunes estratègies de neteja i arxiu

Decidir quan i com voleu netejar o arxivar el fitxer de l'empresa QuickBooks és sobretot una qüestió de sentit comú. La vostra primera consideració hauria de ser si heu de condensar el fitxer de l'empresa. Si QuickBooks encara funciona a una velocitat raonable, si no us trobeu boig a causa de molts elements no utilitzats a les llistes, o si el fitxer de dades no ha crescut de manera monstruosa (més de 100 MB més o menys), potser no haureu de fer-ho. condensar. En molts casos, no obteniu cap benefici netejant. I en no netejar, encara tens registres financers complets i detallats al teu abast.

El meu editor tècnic vol que indiqui alguna cosa aquí: assenyala que executar una operació de neteja no necessàriament redueix la mida del fitxer de dades de QuickBooks tant com sigui possible. Per tant, diu que si realment heu de tenir un fitxer de dades més petit, primer haureu d'executar una operació de neteja i després desar i restaurar un fitxer de dades portàtil de QuickBooks.

Aquí hi ha una altra noció de sentit comú sobre netejar i arxivar els fitxers de l'empresa QuickBooks: hauríeu de crear una còpia d'arxiu del fitxer de dades de QuickBooks. De fet, us recomano que creeu una còpia arxivada del fitxer de dades de QuickBooks al final de l'any, després que vosaltres o el vostre CPA feu els ajustos finals de l'any. És una bona idea crear una còpia d'arxiu del fitxer de dades de QuickBooks que s'utilitza per preparar la vostra declaració d'impostos i qualsevol estat financer, perquè sempre podeu explicar algun número en una declaració d'impostos o en un estat financer mirant la còpia arxivada de les dades. dossier.

Un dels problemes amb l'ús de QuickBooks és que la gent pot canviar de manera intencionada o inadvertida transaccions antigues. Això significa, malauradament, que algú pot canviar transaccions en un fitxer de dades de QuickBooks en un any anterior. Quan es produeixi aquest canvi, és possible que algú que consulti el fitxer de dades de QuickBooks més tard no pugui explicar un número en una declaració d'impostos o un estat financer. Si algú torna a canviar una transacció en un any anterior, i aquesta transacció s'utilitza per calcular els ingressos totals de l'any, ja no podeu utilitzar les dades de QuickBooks per explicar els números de la vostra declaració d'impostos i els vostres estats financers dels ingressos totals. Això té sentit, oi?

Afortunadament, tenint una còpia arxivada del fitxer de dades de QuickBooks, el fitxer de dades de QuickBooks que va proporcionar números a la vostra declaració d'impostos i als estats financers, sempre podeu veure quines transaccions de QuickBooks admeten un número de declaració d'impostos o un número d'estat financer determinat. Si encara esteu confós sobre aquest punt, i és una mica complicat, pregunteu al vostre assessor fiscal o al vostre CPA sobre el problema. Ell o ella us pot explicar el perill de tenir un canvi en les dades de QuickBooks que s'han utilitzat per preparar una declaració o un estat financer després d'haver preparat aquesta declaració, o després que aquests estats financers s'hagin publicat i distribuït.