Millora la teva entrada defectiu amb QuickBooks 2019

Heu de saber com controlar el que us deuen els vostres clients i com avaluar els càrrecs financers. No et preocupis, però. Podeu fer un seguiment del que un client deu de dues maneres. Probablement, el mètode més senzill és mostrar el Centre de clients escollint Client → Centre de clients.

A continuació, seleccioneu el client de la llista Clients i treballs (que apareix a la vora esquerra de la finestra). QuickBooks crea una pàgina que enumera les transaccions per al client. També mostra la informació de contacte del client. Aquesta figura mostra la informació del centre de clients d'un client.

La finestra del centre de clients

També heu de tenir en compte que QuickBooks ofereix diversos informes de comptes per cobrar (A/R) ingeniosos. Podeu accedir a aquests informes fent clic a la icona Informes i escollint Clients i comptes a cobrar. O podeu triar Informes → Clients i comptes a cobrar. A continuació, QuickBooks mostra un submenú d'aproximadament mitja dotzena d'informes que descriuen quants diners us deuen els clients. Alguns informes, per exemple, organitzen les factures obertes en diferents grups en funció de l'antiguitat de les factures. (Aquests informes s'anomenen edats. ) Alguns informes només resumeixen les factures o els pagaments. I alguns informes mostren el saldo obert o no pagat de cada client.

Podeu imprimir un extracte per enviar-lo a un client seleccionant Clients → Crea extractes. Utilitzeu el quadre de diàleg Crea extractes per descriure per quins clients voleu imprimir els extractes i els intervals de dates que voleu que mostrin els extractes; a continuació, feu clic a Imprimeix o envia per correu electrònic per imprimir o enviar els extractes per correu electrònic. Els extractes són maneres útils de recordar als clients o clients oblidats els imports vençuts. Per cert, no cal que envieu extractes a tothom per cada mes. A la meva pràctica de CPA, envio extractes un parell de vegades a l'any a clients amb comptes vençuts. Aquest recordatori amigable sempre produeix un grapat de pagaments ràpids i disculpes incòmodes.

Com avaluar els càrrecs financers a QuickBooks 2019

QuickBooks avalua els càrrecs financers de les factures obertes sense pagar sense tenir en compte cap pagament no aplicat. En conseqüència, voldrà assegurar-se que apliqueu els pagaments i les notes de crèdit a les factures obertes abans d'avaluar els càrrecs financers.

Per avaluar les despeses financeres, seguiu aquests passos:

1. Trieu Edita → Preferències, feu clic a la icona Càrrec financer a la llista de l'esquerra i, a continuació, feu clic a la pestanya Preferències de l'empresa.

Per poder avaluar els càrrecs financers, primer cal que els configureu.

Només l'administrador de QuickBooks pot canviar la configuració del càrrec financer de l'empresa, i només ho pot fer en mode d'usuari únic.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Preferències, tal com es mostra. (Si ja heu avaluat els càrrecs financers abans, QuickBooks mostra la finestra Avaluar els càrrecs financers. Podeu mostrar el quadre de diàleg Preferències i comprovar o editar la configuració dels càrrecs financers fent clic al botó Configuració a la finestra Avaluar els càrrecs financers.)

El quadre de diàleg Preferències per als càrrecs financers

2. Introduïu el tipus d'interès anual que voleu utilitzar per calcular les despeses financeres.

Mou el cursor al quadre de text Taxa d'interès anual (%) i introduïu el tipus d'interès anual.

3. (Opcional) Introduïu el càrrec financer mínim, si n'hi ha.

Moveu el cursor al quadre de text Càrrec financer mínim i introduïu el càrrec mínim. Si sempre cobreu almenys 25 dòlars en una factura vençuda, per exemple, escriviu 25.

4. Introduïu el nombre de dies de gràcia que doneu.

Dies de gràcia. Això sona com una pel·lícula artística o una novel·la seriosa, no? Bàsicament, aquest nombre és el nombre de dies de fluix que esteu disposat a reduir la gent. Si escriviu 30 al quadre de text Període de gràcia (dies), QuickBooks no començarà a avaluar els càrrecs financers fins 30 dies després que la factura hagi vençut.

5. Especifiqueu quin compte voleu utilitzar per fer el seguiment dels càrrecs financers.

Activeu el menú desplegable Compte de càrrecs financers i trieu un compte de tipus Ingressos o Altres Ingressos.

6. Indiqueu si voleu cobrar càrrecs financers a càrrecs financers.

Té sentit aquesta afirmació? Si cobreu a algú un càrrec financer, i ell o ella no paga el càrrec financer, finalment, aquest càrrec també queda vençut. Aleshores, què feu la propera vegada que avalueu els càrrecs financers? Calculeu un càrrec financer sobre el càrrec financer? Si voleu fer-ho, i si les lleis estatals i locals us ho permeten, marqueu la casella de selecció Avaluar els càrrecs financers en els càrrecs financers vençuts.

7. Digueu a QuickBooks si ha de calcular els càrrecs financers a partir de la data de venciment o de la data de la factura.

Seleccioneu el botó d'opció Data de venciment o Factura/Data facturada. Com podeu endevinar, calculeu despeses financeres més grans si comenceu a acumular interessos a la data de la factura.

8. Digueu a QuickBooks si ha d'imprimir factures de càrrecs financers.

Marqueu la casella de selecció anomenada Marca les factures de càrrecs financers "Per imprimir" si voleu imprimir les factures més tard per als càrrecs financers que calculeu.

9. Feu clic a D'acord.

Després d'utilitzar el quadre de diàleg Preferències per indicar a QuickBooks com s'han de calcular els càrrecs financers, feu clic a D'acord.

10. Seleccioneu Clients →Avaluar els càrrecs financers o feu clic a la icona Càrrecs financers a la pantalla d'inici.

Apareix la finestra Avaluació de càrrecs financers, tal com es mostra. Aquesta finestra mostra tots els càrrecs financers que QuickBooks ha calculat, organitzats per client.

La finestra Avaluació de càrrecs financers

11. Introduïu la data d'avaluació del càrrec financer.

Moveu el cursor al quadre de text Data d'avaluació i introduïu la data en què estigueu avaluant els càrrecs financers, que estic disposat a apostar que és la data actual. (Aquesta data també és la data de la factura que s'utilitzarà a les factures de càrrec financer, si les creeu).

12. Confirmeu quins clients voleu que s'avaluïn els càrrecs financers.

QuickBooks marca inicialment tots els càrrecs financers, el que significa que configura una nova factura per a cada càrrec financer. (QuickBooks marca els càrrecs financers amb una petita marca de verificació.) Si voleu desmarcar (o, més endavant, marcar) un càrrec financer, feu-hi clic. Per desmarcar tots els càrrecs, feu clic al botó Desmarca-ho tot. Per marcar tots els càrrecs, feu clic al botó Marca-ho tot.

Podeu produir un informe de cobraments per a qualsevol dels clients o treballs que s'indiquen a la finestra Avaluació de les despeses financeres seleccionant el nom del client i després fent clic al botó Historial de cobraments.

13. Feu clic al botó Avaluar càrrecs.

Quan la finestra Avaluació de càrrecs financers descrigui correctament els càrrecs financers que voleu avaluar, feu clic a Avaluació de càrrecs. Heu acabat amb els càlculs i les avaluacions de les despeses financeres.

Com tractar els dipòsits a QuickBooks

Mentre estic parlant de la millora del vostre flux d'efectiu, deixeu-me esmentar breument una altra tècnica potent de flux d'efectiu i discutir la comptabilitat necessària per a aquesta tècnica.

Una manera senzilla de millorar el vostre flux d'efectiu és acceptar o requerir dipòsits o retencions anticipades de clients o clients abans de fer el treball real. En altres paraules, abans de començar a treballar o demanar inventari o fer el que sigui el primer pas del vostre negoci per completar una venda, recollireu efectiu fred i dur.

Malauradament, aquests dipòsits de clients, com s'anomenen, creen una mica de problemes de comptabilitat. La pregunta és, bàsicament, com registreu un xec o un dipòsit en efectiu per a coses que encara no heu fet o venut? Tens dues opcions bàsiques:

• La manera fàcil: podeu registrar un rebut de venda del servei o producte. D'aquesta manera, comptaràs els diners que entra al teu negoci i reconeixes els ingressos. Tingueu en compte, també, que si el dipòsit no és reemborsable, i a efectes de flux d'efectiu, el dipòsit no hauria de ser reemborsable, haureu de comptar els ingressos quan rebeu el dipòsit si sou un contribuent en efectiu. (Probablement sou un contribuent en efectiu, però pregunteu al vostre assessor fiscal si no n'esteu segur).
• La manera precisa: podeu reconèixer el dipòsit com un nou passiu. Per fer-ho, creeu una entrada de diari que registra l'augment del vostre compte d'efectiu i que registra l'augment del vostre compte de passiu corrent de Dipòsits de clients. Si el dipòsit és reemborsable i sou un contribuent basat en efectiu, o si sou un contribuent basat en la meritació, probablement haureu d'utilitzar aquest mètode. Quan la vostra venda s'hagi completat i es facturi més tard, utilitzeu l'element Dipòsit del client com a import menys a la factura de vendes per moure l'import del compte de responsabilitat i aplicar-lo al saldo de la factura pendent.