Mantenir uns bons controls comptables a QuickBooks 2018

QuickBooks 2018 ofereix tècniques de control que un propietari o un gestor d'empresa poden utilitzar per minimitzar els errors no intencionats i minimitzar l'oportunitat de robatori que es produeix quan hi ha accés diversos usuaris. Aquí teniu algunes idees fantàstiques:

• Compareu regularment els recomptes d'inventari físic amb els registres de comptabilitat d'inventaris. L'inventari es redueix, malauradament. Les persones, de vegades empleats, però sovint pseudoclients, com ara lladres de botigues, roben inventari. Per tant, una cosa que heu de fer, tant per minimitzar les pèrdues d'inventari com per mantenir registres comptables precisos, és comparar regularment els recomptes físics del vostre inventari amb el que mostren els vostres registres comptables. Una petita botiga de conveniència, per exemple, pot voler comparar l'inventari de tabac diàriament, l'inventari de cervesa i vi setmanalment i tots els altres articles d'inventari de queviures mensualment o anualment. Aquest enfocament per comptar amb freqüència els articles més valuosos i més fàcils de robar aconsegueix dues coses:
  • La reducció de l'inventari s'identifica ràpidament.
  • El propietari de l'empresa pot minimitzar la reducció de l'inventari identificant el tipus d'inventari que es roba més sovint o fins i tot quan es roba l'inventari amb més freqüència.
• Conciliar comptes bancaris. Una cosa que els empresaris haurien de fer, al meu entendre, és conciliar els seus propis comptes bancaris. Sovint, el robatori dels empleats per part del personal de comptabilitat es produeix quan els empleats descobreixen com escriure xecs al compte bancari de l'empresa que el propietari no veu. Una manera segura de trobar una transacció fictícia i fraudulenta és que el propietari concilii l'extracte bancari. Si el propietari concilia l'extracte bancari, pot comparar la comptabilitat del banc del compte amb els registres comptables de QuickBooks de l'empresa. Es poden solucionar qualsevol discrepància òbvia, la qual cosa significa que els registres comptables de QuickBooks són més precisos. A més, qualsevol transacció sospitosa i escamosa tendeix a fer-se evident quan el propietari de l'empresa mira de prop els xecs.
• Separeu la comptabilitat de la custòdia física quan sigui possible.En una petita empresa, és difícil separar sempre la comptabilitat d'alguna activitat de la custòdia física o la responsabilitat física d'aquesta activitat. És difícil separar la comptabilitat de l'inventari de la custòdia física o l'accés a aquest inventari. Un empleat de botiga, per exemple, pot ser fàcilment capaç de robar cigarrets i també ajustar els registres d'inventari mitjançant la venda de cigarrets en caixa registradora. No obstant això, sempre que pugueu separar la custòdia física de la comptabilitat, es produeix la comprovació d'errors integrada. La persona que fa la comptabilitat comprova indirectament la cura de l'actiu per part del custodi físic. Si el custodi físic està robant cartrons de cigarrets, per exemple, aquest fet apareix quan el comptable compara els registres comptables amb els comptes físics de l'inventari. De la mateixa manera, algú que no té accés a l'efectiu i al compte bancari no pot robar diners en efectiu fàcilment, fins i tot si té accés complet als registres comptables d'efectiu. Podeu demanar ajuda al vostre CPA per idear maneres de separar la custòdia física dels actius de les tasques de comptabilitat i comptabilitat. I realment hauríeu de fer això. Malauradament, el robatori dels empleats és molt comú.
• Capaciteu els empleats en l'ús de QuickBooks. Hauríeu de formar els empleats per utilitzar QuickBooks si teniu una empresa de qualsevol mida per dos motius bàsics:
  • Algú que sàpiga utilitzar QuickBooks és menys probable que cometi errors inadvertits. QuickBooks no és difícil d'utilitzar, però tampoc és una cosa que es pugui aprendre sense cap ajuda. Algunes transaccions són bastant complicades, especialment per a determinades empreses. Per tant, si podeu, té sentit proporcionar ajuda o formació dels empleats, o ambdues coses. Aquests recursos permeten que les persones utilitzin les funcions de QuickBooks amb més comoditat i més precisió per crear informació financera que us permeti gestionar millor el vostre negoci.
  • Els registres comptables desordenats camuflen el robatori dels empleats. Sovint, una cosa que veus quan es produeix un robatori d'empleats són registres comptables realment desordenats. Per aquest motiu, us podeu trobar en una situació en què els empleats poc preparats creen un sistema de comptabilitat desordenat que permet robar als empleats. Per tant, la formació significa no només que tindreu registres comptables més precisos, sinó que també serà menys probable que tingueu un entorn propici al robatori o la malversació.
• Tanqueu el fitxer QuickBooks. Si feu un curs de Principis de comptabilitat, descobrireu que el tancament significa un conjunt de procediments de comptabilitat que algú realitza per eliminar els comptes d'ingressos i despeses de manera que a partir del nou any, els ingressos i les despeses es puguin calcular fàcilment. A QuickBooks, tancamentvol dir quelcom diferent. Però encara voleu tancar el fitxer QuickBooks per mantenir la integritat de les vostres dades. A continuació us indiquem com: Trieu l'ordre Edita -> Preferències, seleccioneu Comptabilitat, seleccioneu la pestanya Preferències de l'empresa i, a continuació, feu clic al botó Data de tancament Establir data/contrasenya. Quan QuickBooks us demani, especifiqueu una data de tancament i una contrasenya. Després de proporcionar aquesta informació, QuickBooks prohibeix o limita als usuaris canviar o introduir transaccions amb data anterior a la data de tancament. (Només les persones amb la contrasenya poden fer canvis o introduir transaccions amb dates anteriors a la data de tancament).
• Gestioneu el vostre sistema de comptabilitat QuickBooks. Em sap greu informar que molts propietaris d'empreses no consideren que el sistema de comptabilitat sigui una altra cosa que una eina per produir factures, xecs de pagament i la informació necessària per a la declaració d'impostos anual. Malauradament, aquesta relació llunyana amb el sistema de comptabilitat fa que els propietaris de negocis sovint no senten gaire necessitat de gestionar activament el que passa amb el sistema de comptabilitat.

Una opinió basada en més de 30 anys d'experiència treballant com a CPA és que aquesta actitud és incorrecta. Un sistema de comptabilitat hauria de ser una eina que utilitzeu per gestionar millor el vostre negoci. I pot ser això. Però si serà una eina per gestionar millor el vostre negoci, heu de gestionar el sistema. En altres paraules, us suggereixo respectuosament que us responsabilitzeu d'assegurar-vos que els empleats estiguin formats per fer les coses que protegeixen el vostre sistema de comptabilitat (com ara fer una còpia de seguretat del fitxer de dades) i que us assegureu que completin els procediments comptables adequats mensualment i anualment. base (com ara enviar totes les factures, conciliar comptes bancaris, netejar transaccions desordenades, etc.).

Aquesta responsabilitat de gestió no ha de ser pesada. Podeu assegurar-vos fàcilment que la gent està fent el tipus de coses que se suposa que han de fer creant unes llistes de verificació senzilles. La taula següent mostra una mostra de llista de tasques mensuals de comptabilitat.

Una mostra de llista de tasques mensuals de comptabilitat

Aquesta taula mostra una mostra de llista de tasques anuals de comptabilitat. Podeu utilitzar aquestes taules com a punts de partida per construir la vostra pròpia llista de coses que el comptable o el gerent de l'oficina ha de fer cada mes o al final de cada any.

Una mostra de llista de tasques anuals de comptabilitat