Les ordres del menú dedició de QuickBooks

Quan treballeu amb un registre a QuickBooks, el menú Edita ofereix diverses altres ordres útils per introduir transaccions noves, editar transaccions existents i reutilitzar la informació de transaccions:

• Edita xec/dipòsit: aquesta ordre és equivalent al botó Edita transacció (que apareix a la finestra Registre). Si trieu l'ordre Edita xec/Dipòsit, QuickBooks mostra la finestra Escriu xecs perquè pugueu editar la transacció amb aquesta eina.

  El nom de l'ordre canvia en funció de la transacció seleccionada. Veu l'ordre Edita comprovació si la transacció seleccionada és un xec. Veu l'ordre Edita el dipòsit si la transacció seleccionada és un dipòsit.

• Comprovació nova: aquesta ordre mostra la finestra Escriu xecs perquè pugueu registrar una nova transacció de xec i registrar-la al registre.

• Delete Check: L'ordre Delete Check elimina la transacció seleccionada del registre. (El nom d'aquesta ordre canvia en funció de la transacció seleccionada al registre.)

• Memoritzar comprovació: aquesta ordre, que apareix quan escau, memoritza la transacció seleccionada, afegeix la informació del xec a la llista de transaccions memoritzades i, per tant, us permet reutilitzar la informació del xec en algun moment en el futur. (Si teniu una transacció que registreu amb freqüència, per exemple, cada mes, memoritzar la transacció i reutilitzar-la sovint us estalvia temps d'entrada de dades.)

• Anul·lar xec: aquesta ordre, que també apareix quan escau, us permet anul·lar la transacció de xec seleccionada.

• Copia/Enganxa: l'ordre Copia copia la comprovació seleccionada actualment. Si trieu l'ordre Enganxa, QuickBooks enganxa el xec que s'acaba de copiar a la següent fila buida del registre.

• Anar a la transferència: aquesta ordre va a l'altre costat d'una transacció de transferència. L'ordre Anar a la transferència, òbviament, té sentit i només funciona si la transacció seleccionada és una transferència.

• Historial de transaccions: aquesta ordre mostra una finestra que enumera totes les transaccions relacionades amb la transacció seleccionada actual. Normalment, utilitzeu aquesta comanda Historial de transaccions quan la transacció seleccionada és un pagament del client.

  En aquest cas, la finestra Historial de transaccions enumeraria totes les transaccions relacionades amb la transacció de pagament del client. Podeu utilitzar la finestra Historial de transaccions per anar ràpidament a una de les transaccions relacionades. Només cal que feu clic a la transacció indicada. També podeu editar les transaccions que es mostren a la finestra Historial de transaccions. Feu clic a la transacció i, a continuació, feu clic al botó Edita el pagament per fer-ho.

• Bloc de notes: trieu aquesta ordre per mostrar el quadre de diàleg Bloc de notes perquè pugueu anotar informació de forma lliure sobre el beneficiari de la transacció seleccionada. El quadre de diàleg Bloc de notes inclou un botó Segell de data que podeu utilitzar per registrar l'hora en què anoteu una nota i un botó Imprimeix que podeu utilitzar per imprimir còpies en paper.

• Canvia el color del compte: aquesta ordre mostra el quadre de diàleg Canvia el color del compte, que us permet triar un altre color per a les ratlles que es mostren a la finestra Registre. Per seleccionar un altre color, feu clic al quadrat de color que mostra el color que voleu i després feu clic a D'acord.

• Utilitza el registre: aquesta ordre mostra el quadre de diàleg Utilitza el registre, que us permet seleccionar el compte que voleu mostrar en un registre.

• Utilitza la calculadora: aquesta ordre, com era previsible, mostra la calculadora de Windows. Si teniu preguntes sobre com treballar amb la calculadora de Windows, consulteu la documentació de Windows o el fitxer d'ajuda de Windows.

• Cerca: l'ordre Cerca mostra la pestanya Simple de la finestra Cerca o la pestanya Avançada de la finestra Cerca. Ambdues pestanyes us permeten cercar el vostre registre i trobar transaccions.

  

  Per utilitzar la pestanya Simple, utilitzeu els quadres Tipus de transacció, Client: Treball, Data, Número de factura i Import per descriure la transacció que voleu. Introduïu tanta informació com pugueu, però tingueu en compte que si introduïu informació incorrecta, QuickBooks (òbviament) no podrà trobar la transacció que cerqueu.

  Després de descriure la transacció amb el màxim de detall possible, feu clic al botó Cerca. QuickBooks mostra una llista de transaccions que coincideixen amb els vostres criteris de cerca. Per anar a una transacció concreta, feu clic a la transacció de la llista i després feu clic al botó Anar a.

  

  La pestanya Avançat us permet descriure un conjunt de criteris de cerca molt més precís i complexos. Essencialment, podeu descriure amb un detall dolorós un filtre que QuickBooks hauria d'aplicar a cada camp que s'enregistra per a una transacció. Per exemple, si voleu filtrar segons el compte, seleccioneu l'entrada del compte a la llista Filtre.

  A continuació, obriu la llista desplegable Compte i seleccioneu una de les agrupacions de comptes que mostra QuickBooks. L'entrada Tots els comptes està seleccionada perquè es mostrin tots els comptes, però podeu triar l'entrada Seleccionar comptes per mostrar un quadre de diàleg que podeu utilitzar per seleccionar individualment els comptes que voleu cercar.

  

  El detall d'incloure la divisió? Els botons d'opció us permeten indicar si voleu utilitzar la informació de detall dividit. Després de descriure el filtre o els filtres que voleu utilitzar, feu clic al botó Cerca. Igual que amb la pestanya Simple de la finestra Cerca, QuickBooks mostra una llista de totes les transaccions que coincideixen amb el vostre filtre. Per anar a una de les transaccions enumerades, feu-hi clic i després feu clic al botó Anar a.

• Cerca: aquesta ordre obre una finestra de cerca que podeu utilitzar per cercar informació específica al fitxer de la vostra empresa.

• Preferències: aquesta ordre us permet canviar la forma en què funciona QuickBooks perquè s'adapti millor als requisits comptables de la vostra empresa.