Full de trucs de QuickBooks 2008 per a LuckyTemplates

Els actius del vostre negoci poden incloure la vostra capacitat de treballar amb el programari de comptabilitat QuickBooks. Aquest pràctic full de trucs us ajuda a crear els vostres coneixements comptables, des de la gestió de fitxers de dades fins a la preparació de nòmines, el muntatge de la llista d'articles fins al seguiment de les comandes de compra amb QuickBooks 2008.

Com establir una data de tancament i una contrasenya a QuickBooks

QuickBooks no us requereix ni tan sols us permet "tancar" mesos i anys, com ho feien els antics sistemes de comptabilitat manual. (Quan vau "tancar" un període comptable antic, en realitat vau posar a zero els comptes d'ingressos i despeses i vau transferir l'import net als comptes de capital del propietari.)

Tanmateix, QuickBooks us permet utilitzar una data de tancament i una contrasenya. La data de tancament impedeix que algú entri transaccions abans de la data especificada. Si configureu una contrasenya de tancament, per exemple, algú haurà de proporcionar aquesta contrasenya abans d'introduir una transacció o canviar una transacció amb data anterior a la data de tancament. Si no configureu una contrasenya de tancament, s'adverteix algú que intenta introduir o canviar una transacció amb data anterior a la data de tancament, però encara pot crear o canviar l'entrada.

Per establir una data de tancament, seleccioneu Edita→Preferències, feu clic a la icona Comptabilitat, feu clic a la pestanya Preferències de l'empresa i, a continuació, introduïu la data de tancament (probablement el final de l'any complert més recent) al quadre Data fins a la qual es tanquen els llibres. Per utilitzar una contrasenya de tancament, feu clic al botó Establir contrasenya i utilitzeu el quadre de diàleg que mostra QuickBooks per crear la contrasenya de tancament.

Preparant-se per fer la nòmina amb QuickBooks 2008

Si voleu utilitzar una de les opcions del servei de nòmina de QuickBooks perquè voleu estalviar diners, no us espanta una mica de paperassa o potser voleu la flexibilitat addicional que comporta fer-ho vosaltres mateixos, heu de registrar-vos al gust adequat del servei.

Per configurar una opció de servei de nòmines, prepareu-vos per accedir a Internet. Seguiu aquests passos:

A QuickBooks, escolliu Empleats → Nómina → Comanda el servei de nòmines.

QuickBooks es connecta a Internet i mostra la primera pàgina d'un formulari web de diverses pàgines que us permet signar i configurar el servei de nòmina de QuickBooks.

Seguiu les instruccions a la pantalla.

Nota: La configuració del servei de nòmines de QuickBooks requereix que tingueu informació precisa de la nòmina de l'any per a tots els vostres empleats, així com la informació de la taxa de retenció estatal. Voleu recollir tota aquesta informació abans de començar. El procés de configuració de la nòmina, suposant que teniu la informació a mà i que només teniu un grapat d'empleats, no hauria de trigar més de mitja hora.

Programa la teva nòmina.

Després de registrar-vos (i configurar indirectament) el servei de nòmina de QuickBooks, heu de programar les vostres properes activitats de nòmina. Per fer-ho, escolliu l'ordre Empleats →Afegeix o edita els horaris de nòmines.

Quan QuickBooks mostri la finestra Llista de planificació de nòmines, feu clic al botó Programació de nòmines i, a continuació, a Nou. Quan QuickBooks us ho demani, descriu la nòmina que esteu programant. Per exemple, si esteu configurant una nòmina setmanal, poseu un nom a la nòmina com ara la nòmina de divendres. A més, descriu la freqüència com a setmanal, quinzenal, bimensual, etc.

Descriu els teus empleats.

Heu de descriure cadascun dels vostres empleats i heu d'identificar a quin horari de nòmines pertanyen. Trieu Empleats → Centre d'empleats. Feu clic al botó Nou empleat. A continuació, utilitzeu les pestanyes de la finestra que mostra QuickBooks per proporcionar el nom, l'adreça, el número de la Seguretat Social, etc. de l'empleat. Tingueu en compte que feu servir la pestanya Nómina i compensació per especificar el sou o sou de l'empleat i per assignar l'empleat a una nòmina programada.

Inactivació d'elements de llista a QuickBooks 2008

Una de les característiques excel·lents de QuickBooks és que us permet simplificar les vostres llistes amagant els elements que ja no estan actius, inclosos els que espereu que tornin a estar actius més tard. Si teniu empleats de temporada, podeu amagar-los de la vostra llista d'empleats durant les èpoques de l'any en què no treballen. O si vens clauers commemoratius només cada cinc anys, pots evitar que embotiquin la teva llista d'articles durant els anys de descans. També podeu desactivar clients i venedors de les seves respectives llistes.

Per desactivar alguna cosa d'una llista, només cal obrir la llista i fer doble clic a l'element. Quan QuickBooks obri l'article, l'empleat, el client o el venedor que voleu desactivar, marqueu la casella de selecció L'article està inactiu. (El nom de la casella de selecció canvia, en funció del que esteu intentant desactivar.) A continuació, feu clic a D'acord. QuickBooks amaga aquest membre de la vostra llista. La propera vegada que mostri la llista, apareixerà el quadre Inclou inactiu.

Per veure i editar els membres ocults de la vostra llista, feu clic al quadre Inclou inactiu. Tots els membres inactius apareixen amb icones X al costat. Si voleu reactivar un membre, només heu de fer clic a la icona X i el membre es reactiva.

QuickBooks fa un seguiment de les comandes de compra

Podeu crear ordres de comanda de QuickBooks fins i tot si demaneu productes per telèfon o a través de la World Wide Web, és a dir, sempre que no sol·liciteu productes per escrit. Omplir les comandes de compra us permet determinar quins articles teniu a la comanda i quan els arribaran. Tot el que haureu de fer és preguntar a QuickBooks: "Què hi ha per encàrrec i quan arribarà?" Mai més t'hauràs de trencar el cervell per recordar si has demanat aquells trucs i doohickeys.

I quan arribi la factura, ja la tindreu detallada al formulari de comanda. Després d'haver escrit tots els articles de la vostra comanda, no cal que ompliu la pestanya Articles al vostre xec quan pagueu la factura. O, si esteu pagant factures amb el mètode de comptes per pagar, no cal que ompliu la pestanya Articles a la finestra Introduïu factures. Quan arribin els articles, tot el que has de fer és avisar a QuickBooks; els articles s'afegeixen immediatament a la vostra llista d'inventari.

Utilitzeu els PO per als articles que demaneu, és a dir, per als articles que rebreu i pagareu en el futur. Si compres articles al taulell o reps articles que no has demanat, òbviament no necessites cap comanda. El que heu de fer és pagar la factura i inventariar els articles que acabeu de comprar.