Facturació electrònica en Sage Timeslips

Algunes empreses, principalment advocats que treballen amb companyies d'assegurances, han de presentar a les empreses d'auditoria factures electròniques pels serveis prestats. Mitjançant l'ús del complement de facturació electrònica Sage Timeslips, que admet una varietat de formats de facturació electrònica utilitzats per la majoria de les grans empreses d'auditoria, podeu fer un seguiment del vostre temps, preparar una factura en el format electrònic adequat i després exportar-la a l'auditoria. ferm.

Visiteu el lloc web de Sage Timeslips per llegir sobre els formats de lliurament de factures electròniques que Timeslips admet.

Configuració de la facturació electrònica

Per utilitzar el complement de facturació electrònica de Sage Timeslips, l'heu de configurar seguint les instruccions que s'adjunten amb el complement. A continuació, podeu produir factures en el format adequat per a l'empresa d'auditoria amb la qual treballeu. Recordeu que cada firma d'auditoria té configuracions i formats de fitxer únics.

A més, cal identificar els clients per als quals utilitzeu el lliurament electrònic. Comenceu escollint Noms → Informació del client. A la finestra Llista de clients que apareix, feu doble clic en un client al qual s'aplica el lliurament electrònic. A continuació, feu clic a la pestanya Arranjament 2 de la finestra Informació del client i configureu el camp Lliurament electrònic a l'empresa d'auditoria adequada.

En la majoria dels casos, també cal afegir camps personalitzats i assignar-los als clients que utilitzen l'empresa receptora.

El complement de facturació electrònica us estalvia temps i us permet afegir conjunts predefinits de camps personalitzats associats a empreses d'auditoria específiques.

Per a algunes empreses d'auditoria, heu d'utilitzar el conjunt de codis de litigi de tasques de l'American Bar Association (ABA) o el sistema de gestió uniforme basat en tasques per identificar tasques, despeses i referències. Si heu creat la vostra base de dades Timeslips amb l'estil de base de dades Legal with ABA Litigation Codes, aquests codis ja existeixen a la vostra base de dades. Si heu utilitzat qualsevol altra plantilla per crear la vostra base de dades de Timeslips, heu d'introduir els codis de les tasques, les despeses i les referències al camp Àlies 2 de la tasca, la despesa i l'àlies de referència, i utilitzar el camp Àlies 1 per introduir un descriptiu. nom que reconeixeu fàcilment a mesura que creeu fitxes.

Al conjunt de codis de litigi de tasques de l'American Bar Association i al sistema de gestió uniforme basat en tasques, els codis comencen amb les lletres A, E o L. Assigna codis que comencen per A a les tasques, codis que comencen per E a les despeses i codis que Comenceu amb L a les referències.

Examen del procés de facturació electrònica

El procés de lliurament de factures electròniques a Sage Timeslips és similar al procés per generar altres factures. Encara col·loqueu les vostres factures en fase de prova inicialment i després les reviseu i feu canvis. Però quan estigueu preparat per enviar les factures, les exporteu i envieu els fitxers a una empresa d'auditoria perquè els revisi.

A la part inferior del menú Factures, seleccioneu l'empresa d'auditoria o lliurament de factures electròniques adequada i, a continuació, feu clic a Exporta. Timeslips us demana una carpeta on desar les factures exportades. Un cop finalitzada l'exportació, podeu enviar les factures a la firma d'auditoria.

En la majoria dels casos, quan s'ha completat l'exportació, Sage Timeslips trasllada les factures de l'etapa de prova a l'etapa d'auditoria. Per a algunes empreses d'auditoria, però, Timeslips aprova els comptes.

Timeslips tracta les factures en l'etapa d'auditoria de manera semblant a com tracta les factures en l'etapa de prova: Timeslips bloqueja les factures mentre l'empresa d'auditoria les revisa. Quan l'empresa us posa en contacte amb la seva avaluació, aproveu les factures que no requereixen canvis, i elimineu les factures que requereixen canvis des de l'etapa d'auditoria mitjançant la finestra Etapes de facturació (trieu Factures→Aprovar o Esborrar factures auditades→Aprovar o Esborrar factures) i fent els canvis necessaris. A continuació, torneu a imprimir les factures i repetiu el procés.

Si Timeslips aprova les factures que envieu a l'empresa d'auditoria i l'empresa d'auditoria requereix canvis, podeu esborrar les factures seleccionades a la pestanya Desfer de la finestra Etapes de facturació, editar-les, imprimir-les de nou i repetir el procés d'impressió i lliurament electrònic.

És possible que una empresa d'auditoria no avaluï la vostra factura abans que estigueu preparat per enviar-ne una altra. En aquest cas, aprova la factura que ja has presentat i, si l'empresa d'auditoria requereix modificacions, intenta desfer-la. Si no podeu desfer la factura, haureu d'introduir una transacció de crèdit de comptes a cobrar per a la factura original, tornar a introduir les dades que apareixien a la factura i generar una nova factura per enviar-la a l'empresa d'auditoria.

Fraccionament de factures electròniques

Si utilitzeu la funció Factures dividides a Timeslips, que us permet establir regles per distribuir o dividir els càrrecs d'una factura entre cronometradors, tingueu en compte que diferents empreses d'auditoria gestionen la facturació dividida de diferents maneres. Alguns ho permeten però ho ignoren, altres ho permeten i l'utilitzen, i d'altres encara no ho admeten.