Enregistreu les vostres factures a QuickBooks 2019 de la manera dels comptes a pagar

La forma dels comptes a pagar (A/P) de pagar les factures implica dos passos. El primer és una mica en el costat difícil, i el segon pas és tan fàcil com un pastís. Primer, registreu les vostres factures. És possible que ja estigueu familiaritzat amb l'ús de la pestanya Despeses i la pestanya Articles per registrar factures. També heu d'omplir aquestes pestanyes per al mètode A/P si voleu distribuir una factura a comptes, clients, llocs de treball, classes i articles.

Després d'enregistrar les vostres factures, podeu passar al segon pas: dir-li a QuickBooks 2019 quines factures heu de pagar. Aleshores, QuickBooks escriu els xecs. Vosaltres els imprimiu. Els envieu per correu.

Perquè funcioni el mètode A/P, heu d'enregistrar les vostres factures a mesura que arriben. Això no vol dir que les hàgiu de pagar immediatament. Si registreu les vostres factures, podeu fer un seguiment de quants diners deu i quants diners té realment la vostra empresa. QuickBooks et recorda quan vencen les teves factures perquè no t'hagis de preocupar per oblidar-te de pagar una factura.

Quan registreu les factures de la manera dels comptes a pagar, utilitzeu la comptabilitat basada en la meritació.

Com registrar factures a QuickBooks 2019

Quan arriba una factura, el primer que cal fer és gravar-la. Podeu registrar les factures a la finestra Introduïu factures o al registre de comptes a pagar. Si teniu previst fer un seguiment de les factures per despesa i article, heu d'utilitzar la finestra Introduïu factures.

Per registrar una factura a través de la finestra Introduïu factures, seguiu aquests passos:

Trieu Proveïdors → Introduïu factures.

Alternativament, feu clic a la icona Introduïu factures a l'àrea Proveïdors de la pàgina d'inici. La figura següent mostra la finestra Introduïu factures. Sens dubte, observeu que la meitat superior d'aquesta finestra s'assembla molt a un xec, i això es deu al fet que gran part de la informació que poseu aquí acaba al xec que escriviu per pagar la vostra factura. (Si veieu la paraula Crèdit a la part superior del formulari en lloc de Facturar, seleccioneu el botó d'opció Facturar a l'extrem superior esquerre. També podeu utilitzar aquesta pantalla per introduir notes de crèdit dels proveïdors.)

La finestra Introduïu factures.

2. Seleccioneu el nom del venedor que esteu pagant.

Si voleu pagar aquesta factura a un venedor que ja es troba a la llista de venedors, feu clic a la fletxa avall al final de la línia del venedor i trieu el venedor. (Llavors, QuickBooks omple automàticament la finestra Introduïu factures amb tanta informació com pugui recordar.) Si aquest proveïdor és nou, QuickBooks us demana que afegiu o configureu alguna informació sobre el proveïdor: l'adreça, el límit de crèdit, les condicions de pagament i així successivament. Proporcioneu aquesta informació a la finestra Nou proveïdor.

Si teniu una o més comandes de compra sense emplenar amb el proveïdor que seleccioneu, QuickBooks us preguntarà si voleu rebre una comanda de compra. Feu clic a Sí si ho feu o a No si no ho feu. Si trieu rebre una comanda de compra, QuickBooks mostra el quadre de diàleg Obre comandes de compra, tal com es mostra. Enumera les comandes de compra obertes que heu enregistrat. Quan seleccioneu una o més comandes de compra per rebre, QuickBooks omple els articles i els imports d'aquestes comandes per vosaltres, que podeu modificar si cal. Quan acabeu amb el quadre de diàleg Obre comandes de compra, feu clic a D'acord per tornar a la finestra Introduïu factures.

Pagar una factura contra una comanda de compra.

Per crear una comanda de compra, que és un registre dels articles que demaneu als venedors, seleccioneu Proveïdors → Crea comandes de compra. Quan QuickBooks mostri la finestra Crea comandes de compra, descriu la teva comanda. Per cert, imprimiu i editeu les ordres de compra de la mateixa manera que imprimiu les factures i les notes de crèdit.

3. Seleccioneu les condicions de pagament que descriuen quan s'ha de pagar la factura.

A la línia Condicions, obriu el menú desplegable i trieu les condicions de pagament (si la informació encara no hi és des de quan configureu el proveïdor).

4. (Opcional) Introduïu el número de referència del proveïdor.

Si introduïu el número de referència del proveïdor per a la factura, probablement només el número de factura o el vostre número de compte, el número de referència s'imprimeix al val que forma part del xec imprès.

5. (Opcional) Introduïu una nota per descriure la factura.

Podeu introduir una nota al quadre de text Memo. La nota que introduïu apareix al registre A/P.

6. Moveu el cursor cap avall a la columna Compte de la pestanya Despeses i introduïu un nom de compte de despeses.

És molt probable que vulgueu introduir el nom d'un compte de despeses que ja es troba al pla de comptes. Si aquest és el cas, feu clic a la fletxa avall per veure una llista de tots els vostres comptes. Probablement haureu de desplaçar-vos cap avall per la llista per accedir als comptes de despeses. (Una manera ràpida de moure's per la llista és començar a escriure el nom del compte; aneu directament cap avall per la llista.) Feu clic al compte que representa aquesta factura. (El més probable és que siguin subministraments o alguna cosa semblant).

Si necessiteu crear una nova categoria de compte de despeses per a aquesta factura, seleccioneu Afegeix nou a la part superior de la llista. Veu el quadre de diàleg Compte nou (no es mostra). Ompliu la informació i feu clic a D'acord.

Què passa si els diners que pagueu a causa d'aquesta factura es poden dividir entre dos, tres o quatre comptes de despeses? Simplement feu clic a sota del compte que acabeu d'introduir. Apareix la fletxa cap avall. Feu-hi clic per introduir un altre compte de despeses, i un altre, i un altre si ho necessiteu.

7. Aneu a la columna Import, si cal, i canvieu els números.

Si esteu dividint aquesta factura entre diversos comptes, assegureu-vos que els números de la columna Import sumin al total de la factura.

8. (Opcional) Introduïu paraules d'explicació o saviesa a la columna Memo.

9. (Opcional) Assigna la despesa a un Client: Treball.

Si teniu previst reemborsar aquestes despeses, o si només voleu fer un seguiment de les vostres despeses per feina, introduïu el client que us reemborsarà. Introduïu un import per a cada compte si cal. Podeu utilitzar la fletxa avall per trobar clients i després fer-hi clic. Si assigneu un Client: Treball, també teniu l'opció de facturar aquestes despeses o articles que es compren al client. Per fer-ho, feu clic a la columna Facturable i ara haureu de veure una marca de verificació. La propera vegada que factureu aquesta feina, hauríeu de veure l'opció d'afegir aquests elements a la factura automàticament.

10. (Opcional) Assignar la despesa a una classe.

També podeu fer un seguiment de les despeses per classe fent entrades a la columna Classe. Observeu la fletxa avall habitual i feu-hi clic per veure una llista de classes. (No veieu una columna de classe tret que hàgiu dit a QuickBooks que voleu utilitzar les classes.)

Si voleu que QuickBooks faci un seguiment de les despeses per classe, podeu configurar-lo per fer-ho. Per configurar QuickBooks per fer un seguiment de les despeses, seleccioneu Edita → Preferències. Quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Preferències, feu clic a la icona Comptabilitat, feu clic a la pestanya Preferències de l'empresa i, a continuació, marqueu la casella de selecció Utilitza el seguiment de classes.

Si voleu, feu clic al botó Recalcular per totalitzar les despeses.

11. Utilitzeu la pestanya Articles per registrar els diferents articles que representa la factura.

Feu clic a la pestanya Elements. Introduïu els articles que heu comprat i els preus que heu pagat per ells.

Si després d'haver completat parcialment la factura, us adoneu que efectivament la factura paga una comanda de compra, feu clic al botó Seleccionar PO, que apareix a la cinta principal de la finestra Introduïu factures.

Al menú desplegable Proveïdor, trieu el nom del venedor que us ha enviat la factura. A la llista de comandes de compra obertes, feu clic a la columna de l'esquerra per posar una marca de verificació al costat de l'ordre de compra (o comandes) per la qual esteu pagant. Prou fàcil? Feu clic a D'acord quan hàgiu acabat; QuickBooks omple automàticament la pestanya Elements.

12. Aneu a la columna Element i introduïu un nom per a l'element.

Observeu la fletxa cap avall d'aquesta columna. Feu-hi clic per veure la llista d'elements. L'article pel qual estàs pagant apareix en aquesta llista? Si és així, feu clic a aquest element. Si no, seleccioneu Afegeix nou a la part superior de la llista i ompliu la finestra Element nou.

13. Ompliu la resta de files d'elements a la pestanya Elements.

Podeu introduir tots els articles que esteu comprant aquí. Assegureu-vos que la pestanya Articles mostri amb precisió els articles que esteu comprant, els seus costos i les seves quantitats. Si voleu, feu clic al botó Recalcular per sumar els elements.

14. Guarda la factura.

Feu clic a Desa i nou per desar el registre de la factura i, a continuació, introduïu una altra factura. O feu clic a Desa i tanca per registrar la vostra factura però no introduir-hi una altra.

Igual que en el cas de les finestres relacionades amb el client (com la finestra Crear factures), QuickBooks mostra informació històrica sobre un proveïdor a la barra lateral dreta. Podeu canviar entre el venedor i les transaccions, generar informes ràpids i enllaçar ràpidament a factures, factures i altres notes anteriors o pendents d'un client amb qui feu negocis.

Com introduir les teves factures a QuickBooks 2019 de manera ràpida

També podeu introduir factures directament al registre de comptes a pagar. Aquest mètode és més ràpid, però dificulta el seguiment de despeses i articles.

Si voleu introduir factures directament al registre de comptes a pagar, seguiu aquests passos:

1.   Escolliu Llistes→ Pla de comptes o feu clic a la icona Pla de comptes a la pàgina d'inici.

S'obre el pla de comptes.

2. Obriu el compte Comptes a pagar.

Quan QuickBooks mostri el vostre pla de comptes, feu doble clic al compte de comptes per pagar a la llista. Veu la finestra de registre de Comptes a pagar, tal com es mostra. El cursor es troba al final del registre, a punt i esperant que entris la següent factura.

La finestra de registre de comptes a pagar.

3. Ompliu la informació de la vostra factura.

Introduïu la mateixa informació que faríeu si ompliu la finestra Introduïu factures. Al quadre de text Proveïdor, feu clic a la fletxa avall i trieu un nom al menú desplegable Proveïdor.

Si introduïu un nom de proveïdor que QuickBooks no reconeix, veureu el quadre de missatge Vendor Not Found i QuickBooks us demana que proporcioneu informació sobre aquest nou i misteriós proveïdor. Feu clic a Afegeix ràpid perquè el programa reculli la informació del registre a mesura que l'ompliu, o feu clic a Configura per veure el quadre de diàleg Nou proveïdor.

Heu de seleccionar un nom de compte. Probablement trobeu el correcte al menú desplegable Compte; si no podeu, introduïu-ne un dels vostres. Veu el quadre de missatge No s'ha trobat el compte i QuickBooks us demana que ompliu informació sobre aquest compte nou.

Si mentre omple el registre decidiu que voleu que us reemborssin aquest xec o que voleu fer el seguiment de despeses i articles, feu clic al botó Edita la transacció per veure la finestra Introduïu factures. Quan acabeu d'omplir la finestra, feu clic a Desa i nou. Heu tornat on vau començar: a la finestra Comptes a pagar.

Veieu el botó Dividir? Aquest botó Dividir funciona igual que el botó Dividir a la finestra de registre del compte bancari. Quan feu clic a Splits, QuickBooks proporciona files addicionals per introduir informació sobre despeses i classes.

4. Quan ompliu tota la informació, feu clic a Enregistrar.

El botó Restaura, situat just a la dreta de Registre, està allà en cas que ompliu el registre però decidiu que voleu començar de nou abans d'haver enregistrat la transacció. Feu clic a Restaura per esborrar la informació a la pantalla i ja teniu una pissarra neta.

Com esborrar una factura a QuickBooks 2019

Suposem que introduïu accidentalment la mateixa factura dues vegades o introduïu una factura que realment estava destinada a l'empresa del costat. (El fet que feu el seguiment de les factures per ordinador no vol dir que ja no hàgiu de mirar les coses amb atenció.) A continuació s'explica com esborrar una factura que heu introduït al registre de Comptes a pagar:

1. Localitzeu la factura al registre de Comptes a pagar mitjançant un dels mètodes següents:

• Si sabeu aproximadament quin dia vau introduir la factura, podeu desplaçar-vos per la llista per trobar-la. Les entrades s'enumeren per ordre de data. (Marqueu la casella de selecció d'1 línia per mostrar cada factura en una línia en lloc de dues línies per fer que el desplaçament vagi més ràpid.)
• Si no recordeu la data, seleccioneu Edita →Troba.

I ara, torneu a la finestra de registre de comptes a pagar que teniu en curs...

2. Seleccioneu la factura que voleu suprimir fent clic a qualsevol part de la factura.

3. Trieu Edita → Suprimeix la factura.

QuickBooks confirma que realment voleu eliminar la transacció. Si feu clic a D'acord, s'eliminarà degudament la factura del registre A/P.

Recorda'm que pagui aquesta factura, vols?

Podríeu lligar una corda al vostre dit, però la millor manera d'assegurar-vos que pagueu les vostres factures a temps és que QuickBooks us ho recordi. De fet, podeu fer que el quadre de missatge Recordatoris sigui el primer que vegeu quan inicieu QuickBooks.

Per ajustar les opcions de recordatori de QuickBooks, heu d'iniciar sessió com a administrador en mode d'usuari únic. A continuació, trieu Edita → Preferències. Quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Preferències, feu clic a la icona Recordatoris a la llista de l'esquerra i, a continuació, feu clic a la pestanya Preferències de l'empresa per accedir al quadre de diàleg que es mostra aquí.

La secció Recordatoris del quadre de diàleg Preferències.

Assegureu-vos que el botó d'opció Mostra el resum o Mostra la llista estigui seleccionat (no podeu triar No em recordeu i espereu rebre un recordatori) i, a continuació, aviseu-vos amb uns quants dies d'avís abans de pagar les factures escrivint un número (10 és el valor predeterminat i normalment funciona bé) al quadre de text Dies abans de la data de venciment, situat a la columna Recorda'm.

Si seleccioneu l'opció Mostra el resum (el primer botó a la dreta de l'opció), obtindreu un resum de les factures que deu cada vegada que inicieu QuickBooks. Si seleccioneu Mostra la llista (el segon botó a la dreta de l'opció), obtindreu els detalls de cada factura.

És possible que vulgueu revisar la finestra Recordatoris quan inicieu QuickBooks o obriu un fitxer d'empresa nou. La finestra mostra recordatoris (com ara formularis que heu d'imprimir i pagaments que heu de transmetre) i us indica quines factures no pagades se suposa que heu de pagar. Podeu veure aquesta llista escollint Empresa→Recordatoris. Tingueu en compte que també podeu dir a QuickBooks que mostri qualsevol recordatori quan obriu el fitxer de l'empresa. Per fer-ho, seleccioneu l'ordre Edita → Preferències, feu clic a Recordatoris, feu clic a Les meves preferències i, a continuació, seleccioneu la casella de selecció Mostra la llista de recordatoris en obrir un fitxer d'empresa.