Enregistrament de les vostres factures amb QuickBooks 2003

Quan arriba una factura, el primer que cal fer és gravar-la. Podeu registrar les factures a la finestra Introduïu factures o al registre de comptes a pagar. Si teniu previst fer un seguiment de les factures per despesa i article, heu d'utilitzar la finestra Introduïu factures.

Per registrar una factura mitjançant el quadre de diàleg Introduïu factures, seguiu aquests passos:

1. Trieu Proveïdors –> Introduïu factures.

O, alternativament, seleccioneu Proveïdors a la llista Navegadors i feu clic a la icona Introduïu factures. Sens dubte, observeu que la meitat superior d'aquesta finestra s'assembla molt a un xec; això és perquè gran part de la informació que poseu aquí acaba al xec que escriviu per pagar la vostra factura. (Si veieu la paraula Crèdit a la part superior del formulari en lloc de Facturar, feu clic al botó d'opció Facturar a l'extrem superior esquerre. També podeu utilitzar aquesta pantalla per introduir el crèdit dels proveïdors.)

2. Seleccioneu el nom del venedor que esteu pagant.

Si voleu pagar aquesta factura a un venedor que ja es troba a la llista de venedors, feu clic a la fletxa avall al final de la línia del venedor i trieu el venedor. (QuickBooks omple automàticament la finestra Introduïu factures amb tanta informació com pugui recordar.) Però si aquest venedor és nou, QuickBooks us demana que afegiu o configureu alguna informació sobre el venedor: l'adreça, el límit de crèdit, les condicions de pagament, etcètera. Proporcioneu aquesta informació a la finestra Nou proveïdor.

Si teniu una o més comandes de compra sense emplenar amb el venedor que seleccioneu, QuickBooks us preguntarà si voleu rebre una comanda de compra. Feu clic a Sí si ho feu o a No si no ho feu. Si trieu rebre una comanda de compra, QuickBooks mostra el quadre de diàleg Obre comandes de compra. Simplement enumera les comandes de compra obertes que heu enregistrat. Quan seleccioneu una o més comandes de compra per rebre, QuickBooks omple els articles i els imports d'aquestes comandes per vosaltres, que podeu modificar si cal.

Per crear una comanda de compra, que és només un registre dels articles que demaneu als venedors, seleccioneu Proveïdors -> Crea comandes de compra. Quan QuickBooks mostri la finestra Crea comandes de compra, descriu la teva comanda. Imprimiu i editeu les ordres de compra de la mateixa manera que imprimiu les factures i les notes de crèdit.

3. Seleccioneu les condicions de pagament que descriuen quan vencerà la factura.

A la línia Condicions, obriu la llista desplegable i seleccioneu les condicions de pagament (si la informació encara no hi és des de quan configureu el proveïdor).

4. (Opcional) Introduïu una nota per descriure la factura.

Podeu introduir una nota al quadre Memo. La nota que introduïu apareix al registre A/P.

5. Moveu el cursor cap avall a la columna Compte de la pestanya Despeses i introduïu un nom de compte de despeses.

És probable que vulgueu introduir el nom d'un compte de despeses que ja es troba al pla de comptes. Si aquest és el cas, feu clic a la fletxa avall per veure una llista de tots els vostres comptes. Probablement haureu de desplaçar-vos cap avall per la llista per accedir als comptes de despeses (una manera ràpida de moure's cap avall a la llista és començar a escriure el nom del compte; aneu directament a la llista). Feu clic al compte que representa aquesta factura (el més probable és que sigui Subministraments o alguna cosa semblant).

Si necessiteu crear una nova categoria de compte de despeses per a aquesta factura, trieu a la part superior de la llista. Veureu el quadre de diàleg Compte nou. Ompliu la informació i feu clic a D'acord.

Què passa si els diners que pagueu a causa d'aquesta factura es poden dividir entre dos, tres o quatre comptes de despeses? Simplement feu clic a sota del compte que acabeu d'introduir. Apareix la fletxa cap avall. Feu-hi clic per introduir un altre compte de despeses, i un altre i un altre, si voleu.

6. Aneu a la columna Import, si cal, i canvieu els números.

Si esteu dividint aquesta factura entre diversos comptes, assegureu-vos que els números de la columna Import sumin el total de la factura.

7. (Opcional) Introduïu paraules d'explicació o saviesa a la columna Memo.

8. (Opcional) Assigna la despesa a un Client: Treball.

Si teniu previst reemborsar aquestes despeses, o si només voleu fer un seguiment de les vostres despeses per feina, introduïu el client que us reemborsarà. Introduïu un import per a cada compte, si cal. Podeu utilitzar la fletxa avall per trobar clients i després fer-hi clic.

9. (Opcional) Assignar la despesa a una classe.

També podeu fer un seguiment de les despeses per classe fent entrades a la columna Classe. Observeu la fletxa avall habitual i feu-hi clic per veure una llista de classes. (No veieu una columna de classe tret que hàgiu dit a QuickBooks que voleu utilitzar les classes.)

Si voleu que QuickBooks faci un seguiment de les despeses per classe, podeu configurar-lo per fer-ho. Per configurar QuickBooks per fer un seguiment de les despeses, seleccioneu Edita -> Preferències. Quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Preferències, feu clic a la icona Comptabilitat, feu clic a la pestanya Preferències de l'empresa i, a continuació, marqueu la casella de selecció Utilitza el seguiment de classes.

Si voleu, feu clic al botó Recalcular per totalitzar les despeses.

10. Utilitzeu la pestanya Articles per registrar els diferents articles que representa la factura.

Feu clic a la pestanya Elements. Introduïu els articles que heu comprat i els preus que heu pagat per ells.

Si després d'haver completat parcialment la factura, us adoneu que efectivament la factura paga una comanda de compra, feu clic al botó Seleccionar PO, que apareix a la pestanya Articles de la finestra Introduïu factura.

A la llista desplegable Proveïdor, feu clic al nom del venedor que us ha enviat la factura. A la llista de comandes de compra obertes, feu clic a la columna de l'esquerra per posar un xec al costat de l'ordre de compra (o comandes) per la qual esteu pagant. Prou fàcil? Feu clic a D'acord quan hàgiu acabat i QuickBooks omplirà automàticament la pestanya Elements.

11. Aneu a la columna Element i introduïu un nom per a l'element.

Observeu la fletxa cap avall d'aquesta columna. Feu-hi clic per veure la llista d'elements. L'article pel qual estàs pagant apareix en aquesta llista? Si és així, feu clic a aquest element. Si no, escolliu a la part superior de la llista i ompliu la finestra Element nou.

12. Ompliu la resta de files d'elements a la pestanya Elements.

Podeu introduir tots els articles que esteu comprant aquí. Assegureu-vos que la pestanya Articles mostri amb precisió els articles que esteu comprant, els seus costos i les seves quantitats. Si voleu, feu clic al botó Recalcular per sumar els elements.

13. Guarda la factura.

Feu clic a Desa i nou per desar el registre de la factura i, a continuació, introduïu una altra factura. O feu clic a Desa i tanca per registrar la vostra factura però no pagar una altra.