Creació duna estimació de feina amb QuickBooks 2005

QuickBooks Pro i QuickBooks Premier tenen una característica molt interessant per a les empreses que fan treballs o projectes per als seus clients: contractistes, consultors, enginyers, arquitectes, etc. QuickBooks Pro i QuickBooks Premier (a diferència del programa Basic QuickBooks normal) tenen la capacitat de fer un projecte senzill o un cost de feina. Aquesta capacitat significa que la vostra empresa pot crear estimacions de projectes o treballs, fer un seguiment dels costos per projecte o feina i facturar factures per projecte o feina.

A QuickBooks Pro, el cost dels treballs comença amb una estimació. Una estimació és només una llista dels costos estimats en què incorreràs per a una feina que realitzaràs per a algun client.

Suposant que ja heu creat una feina i heu dit a QuickBooks que feu servir estimacions, aquí teniu els passos que heu de seguir per crear una estimació:

1. Obteniu el formulari.

Trieu Clients –> Crea estimacions. QuickBooks obre un formulari Crea estimacions, que té una semblança estranya amb el formulari Crea factures que has vist si has treballat amb QuickBooks.

2. Comença a omplir els espais en blanc.

Trieu el Client: Treball adequat al quadre de llista desplegable a la part superior del formulari. QuickBooks Pro omple automàticament tanta informació com pot, normalment almenys el quadre Nom/Adreça, al formulari.

Si heu configurat QuickBooks Pro per fer un seguiment de les classes, el quadre de llista desplegable adequat es mostra a la part superior central del formulari. Seguiu endavant i utilitzeu la caixa, si escau.

No dubteu a canviar la configuració predeterminada, per exemple, la data i el número estimat.

3. Afegiu les línies de comanda: detalls, detalls, detalls.

Ompliu els detalls d'una finestra de creació d'estimacions de la mateixa manera que ompliu els detalls d'una finestra de creació de factures.

Cada element de línia que voleu incloure a la vostra estimació de feina s'ha de descriure a la llista Elements. Tingueu en compte que, com que sovint veneu treballs a clients i clients utilitzant, en part, una estimació, normalment voldreu incloure descripcions completes dels articles. (Alguns contractistes, per exemple, sovint utilitzen diverses línies de text descriptiu per explicar completament cada element que es mostra a l'estimació).

4. Afegiu qualsevol informació opcional.

Si voleu, utilitzeu qualsevol de les altres caselles disponibles a la finestra Crea estimacions per recollir i emmagatzemar informació addicional. Per exemple, igual que amb la finestra Crear factures, podeu fer clic al quadre de llista desplegable Missatge del client i escriure un missatge amigable, o podeu utilitzar-ne un de la llista desplegable.

També podeu utilitzar el camp Memo per escriure't una nota sobre la feina si ho desitja. O potser unes notes per al guió que has estat pensant a presentar als estudis. El que més convingui.

Si voleu incloure altres elements a la finestra Crea estimacions, podeu personalitzar aquesta finestra. Trieu Personalitza al quadre de llista desplegable Plantilla a l'extrem superior dret de la finestra Crea estimacions. QuickBooks us ofereix una llista dels vostres formularis de pressupost. Trieu el que voleu editar. (És possible que només tingueu un formulari d'estimació a la llista si mai no n'heu creat un de nou.) Feu clic al botó Nou o Edita. Si feu clic a Nou, QuickBooks mostra el quadre de diàleg Personalitza l'estimació.

Abans d'imprimir aquest pressupost, recordeu que la finestra Crea estimacions no és la mateixa informació que apareix al pressupost escrit. Per veure com es veu la versió impresa, feu clic a la fletxa avall que hi ha al costat del botó Imprimeix a la finestra Crea estimacions i trieu Vista prèvia a la llista desplegable. El resultat és una imatge de pàgina sencera, reduïda per adaptar-se a la pantalla.

Si encara no heu desat la vostra estimació, aneu endavant i feu clic al botó Desa i nou o Desa i tanca.

Per examinar l'estimació (o qualsevol formulari de QuickBooks a la pantalla) més detingudament, feu clic al botó Apropa a la part superior de la pantalla de vista prèvia d'impressió o moveu el cursor del ratolí per sobre de la imatge. Quan el cursor sembli una lupa amb un signe més, feu clic al botó esquerre del ratolí. Com que només podeu veure una part de la vista prèvia alhora, utilitzeu les barres de desplaçament a la part inferior i dreta de les finestres per moure's per les diferents àrees.

Tingueu en compte que la lupa ara té un signe menys i el botó Apropa canvia a Allunyar. Si completeu més d'una estimació, podeu utilitzar els botons Pàgina anterior i Pàgina següent a la pantalla de vista prèvia d'impressió per consultar altres estimacions. Quan acabis, fes clic al botó Tanca.

Quan torneu a la finestra Crea estimacions, feu clic al botó Imprimeix; QuickBooks Pro mostra el quadre de diàleg Imprimeix una estimació. Feu clic a Imprimeix per imprimir el pressupost sense més preàmbuls.

Si no heu utilitzat el QuickBooks per imprimir estimacions abans, és possible que primer hàgiu de configurar la vostra impressora per a aquesta tasca. Per fer-ho, seleccioneu Fitxer -> Configuració de la impressora i seleccioneu Estimació al quadre de llista desplegable Nom del formulari. A continuació, especifiqueu la configuració de la impressora que voleu per imprimir les estimacions. (Aquest procés funciona de la mateixa manera que per imprimir altres formularis, com ara factures). Feu clic a D'acord quan hàgiu acabat. El quadre de diàleg Imprimeix un pressupost que mostra QuickBooks després de fer clic a Imprimeix a la finestra Crea pressupostos també funciona de la mateixa manera que ho fa el quadre de diàleg Imprimeix una factura.