Consells per treballar amb les regles MYOB i els canals bancaris

Una de les millors coses de MYOB AccountRight és que podeu configurar regles bancàries per assignar transaccions automàticament. Aquí teniu alguns consells sobre com crear regles que funcionin correctament, cada vegada.

• Mantingueu les condicions de la regla el més senzilles possible. Per exemple, potser un pagament recent al vostre mecànic apareix com a "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU". Per descomptat, podríeu crear una regla que indiqui a MYOB que assigni qualsevol transacció amb aquestes paraules exactes a Despeses de vehicles de motor, però, en canvi, preneu-vos un moment per simplificar les condicions de la regla. Per exemple, creeu una regla que indiqui a MYOB que assigni qualsevol transacció amb les paraules "BAY AUTOMOTIVE" a les despeses de vehicles de motor. D'aquesta manera, si pagueu amb targeta de crèdit en comptes d'EFTPOS la propera vegada, o si el mecànic canvia la seva instal·lació comercial perquè el text de l'extracte bancari es mostri de manera diferent, és més probable que la regla sigui correcta.

• Mantingueu els noms de les regles informatius i fàcils d'identificar. MYOB fa servir per defecte la descripció completa del text de l'extracte bancari com a nom de la regla. Utilitzant l'exemple anterior, el nom de la regla passa a ser "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU". No accepteu aquesta predeterminada, sinó que editeu sempre els noms de les regles per tal que les vostres regles siguin més fàcils de trobar en el futur. Per exemple, un bon nom de regla per a aquesta transacció és probablement "Bay Automotive Vehicle Repairs", ja que aquest nom inclou tant el text de l'extracte bancari rellevant com el tipus de despesa.

• Quan creeu una regla, aneu sempre a Opcions avançades i introduïu el nom del proveïdor o del client a l'extrem inferior dret. Tot i que seleccionar una targeta no és obligatori, recordeu que, tret que seleccioneu una targeta, no podreu cercar totes les transaccions d'aquest client o proveïdor en el futur. Aquesta absència d'historial de transaccions detallat pot ser un veritable dolor, així que preneu-vos un moment addicional per afegir aquesta informació cada vegada que creeu una regla nova.

  Quan utilitzeu la banca per Internet per fer pagaments electrònics a proveïdors, penseu acuradament en com apareixerà la descripció al vostre extracte bancari. Pregunteu-vos, podreu crear una regla basada en aquesta descripció? La resposta a aquesta pregunta depèn tant del vostre banc com de si el nom del beneficiari apareix sempre al vostre extracte. Un consell és desar les dades del proveïdor i les descripcions de pagament a la vostra banca per Internet perquè aparegui exactament el mateix text cada vegada. D'aquesta manera, podeu crear una regla basada en aquest text específic.

• Estigueu atents a les regles duplicades. Reviseu la vostra llista de regles de tant en tant i comproveu com heu establert les vostres condicions. Si podeu veure dues regles que tenen les mateixes condicions, suprimiu una de les regles o canvieu les condicions de la regla.

• Aconsegueix que MYOB dividi els percentatges personals automàticament. Per a les despeses que dividiu habitualment entre empreses i personals (per exemple, potser sempre assigneu el 75 per cent de la benzina a l'empresa i el 25 per cent a personal), utilitzeu les opcions avançades per crear una regla que faci aquesta repartició automàticament.

• Quan us trobeu a la finestra Feeds bancàries, col·loqueu sempre el ratolí a la icona Regla aplicada abans de fer clic a Aprova. D'aquesta manera, MYOB mostra a quin compte s'assignarà la transacció i podeu comprovar que la regla funciona correctament.

• No creeu una regla amb la condició que qualsevol transacció que contingui la paraula "BP" s'assigni a la benzina. Perquè no? Perquè si ho feu, totes les transaccions de BPAY, tant si es tracta d'electricitat, telèfon o impostos, es destinaran a la gasolina, simplement perquè 'BPAY' conté les lletres 'BP'.

• Si teniu un gran volum de transaccions, penseu a especificar el nom de la regla al camp Memo quan creeu una regla. Per exemple, si creeu una regla amb la condició que cada transacció que contingui les paraules "Katoomba Au" s'assigni a Reparacions de vehicles de motor (perquè Katoomba Au en aquest cas significa Katoomba Automotive"), un truc és anar a Opcions avançades i com a Memo d'aquesta regla, escriviu "Transacció creada amb la regla d'automoció de Katoomba". D'aquesta manera, si reviseu les transaccions al final del trimestre o al final de l'any i trobeu que les transaccions s'han assignat incorrectament, sabràs quina regla ha provocat que les coses surtin malament.

Utilitzades correctament, les regles bancàries poden estalviar fins a un 90% del temps d'entrada de dades i pràcticament eliminar la necessitat de conciliacions bancàries que requereixen molt de temps.