Consells per fer pressupostos amb Quickbooks

Quickbooks us pot ajudar amb el procés de pressupost. El pressupost pot ser una eina molt útil, però no necessàriament funciona per a tothom. Aquí teniu un grapat de comentaris sobre el tema:

• El pressupost és un exemple de l'antiga frase "Planifica el teu treball i després treballa el teu pla". Els pressupostos no són manilles. Els pressupostos no són camises de força. Els pressupostos són simplement eines de planificació que utilitzeu per prendre decisions reflexives sobre els assumptes financers de la vostra empresa per a l'any que ve.
• Si no obteniu valor del procés de pressupostació, no ho hauríeu de fer. O, com a mínim, hauríeu de canviar la manera de fer-ho. No és broma: no feu pressupost si no obteniu valor del procés. Però, la majoria de les empreses obtenen valor. Si podeu gestionar la vostra empresa sense pressupost, no feu pressupost. Utilitzeu aquelles eines que us ofereixen més valor en la gestió de la vostra empresa. Per a moltes persones, el pressupost fa exactament això. Si no és per tu, salta la feina. El temps és sovint el recurs més escàs per als propietaris i gestors d'empreses.
• Els pressupostos poden ser eines essencials per gestionar persones amb responsabilitats quantificables econòmicament. Els pressupostos tenen una mala reputació i no són perfectes, però saps què? Si teniu persones treballant per a vosaltres que tenen responsabilitats que podeu quantificar econòmicament, podeu utilitzar un pressupost per gestionar aquestes persones.

Suposem que teniu venedors que haurien de vendre individualment 25.000 dòlars de coses cada mes. Si feu un pressupost per venedor (probablement haureu de configurar una classe per a cada venedor o un compte d'ingressos per a cada venedor), podeu utilitzar un pressupost per comparar les vendes reals generades per cada persona amb les vendes pressupostades que s'espera per a ell.

Si mireu en Joe cada mes i veieu que té 30.000 dòlars en vendes de manera previsible, podeu utilitzar aquesta informació per gestionar en Joe. Probablement, la sobreproducció de Joe significa que està fent una bona feina. Si mireu el germà d'en Joe, Bob, i veieu que fa 20.000 dòlars en vendes cada mes quan espereu que faci 25.000 dòlars en vendes, probablement podreu veure un problema i una oportunitat de millora. Tot això té sentit, oi?

• Les persones a qui els agrada el pressupost tendeixen a centrar-se en les variacions desfavorables. Encara que les variacions desfavorables sovint identifiquen problemes que s'han de corregir, les variacions favorables de vegades són més interessants i més útils per disseccionar.

Suposem que teniu un negoci en el qual espereu que els venedors generin 25.000 dòlars en vendes al mes. Si Julia està generant 75.000 dòlars al mes en vendes, això és força interessant. La Julia probablement sap alguna cosa o té habilitats o un enfocament que els altres venedors no tenen. Potser, amb només una mica de sort, podeu esbrinar per què la Júlia ho fa tan bé, i després utilitzar aquest nou coneixement per aconseguir que els vostres altres venedors venguin més coses cada mes.

• Els números clau del pressupost que cal veure sovint són un conjunt força petit. Tot i que un pressupost segons QuickBooks pot tenir centenars de números, és possible que pugueu gestionar bé el vostre negoci mirant només un grapat de números. Potser al vostre negoci, tot es redueix a vendes. Si les vendes realment impulsen tota la resta, les vostres despeses i, per descomptat, tots els vostres beneficis, és possible que no tingueu gaires raons per fer un seguiment de l'import que gasteu cada mes en la vostra factura telefònica o despeses d'enviament.

Si podeu destil·lar el vostre pla financer a uns quants números que heu de mirar, podeu simplificar molt les vostres anàlisis pressupostàries i financeres. Tot el que feu és identificar les estadístiques financeres clau per veure i, a continuació, veure-les amb regularitat.

Les ràtios financers solen ser eines molt útils per controlar el rendiment financer d'una empresa. Molts propietaris d'empreses gestionen amb èxit els seus negocis sense un pressupost formal mirant dos o tres elements, inclòs el cost de les mercaderies venudes i els percentatges de marge brut. El cost dels béns venuts inclou el cost dels productes o articles que es venen. Un percentatge de marge brut és el percentatge de vendes que sobra després de pagar el cost dels béns venuts.