Comptabilitat dinventaris a QuickBooks 2017

Afortunadament, la major part de la comptabilitat d'inventaris que es fa en una empresa es gestiona automàticament per QuickBooks. Quan compreu un article d'inventari escrivint un xec o enregistrant una factura de comptes a pagar, per exemple, QuickBooks ajusta automàticament els vostres comptes d'inventari tant pel valor en dòlars de l'inventari com per la quantitat dels articles. Quan vens un article d'inventari a un client, QuickBooks torna a ajustar automàticament el valor en dòlars del teu inventari i ajusta els recomptes de quantitats dels articles que vens.

Bàsicament, tot això significa que QuickBooks manté un sistema d' inventari perpetu : un sistema d'inventari que us permet saber en qualsevol moment quina quantitat d'articles teniu a l'inventari i quin valor és el vostre inventari. (En el passat, les empreses més petites sovint utilitzaven un sistema d' inventari periòdic , cosa que significava que els propietaris d'empreses mai no sabien amb precisió el valor en dòlars del seu inventari o el recompte de quantitats dels articles d'inventari que tenien).

Tot i que tot el que hi ha al paràgraf anterior representa una bona notícia, diversos maldecaps relacionats amb l'inventari requereixen una mica de màgia comptable. Concretament, si la vostra empresa té inventari, heu de saber com fer front a l'inventari obsolet, l'eliminació d'inventari obsolet i la reducció d'inventari.

Tractament d'inventari obsolet

L'inventari obsolet fa referència als articles que heu comprat per a la venda però que no es poden vendre. Potser els clients ja no ho volen. Potser teniu massa de l'article d'inventari i mai no podreu vendre tot el que teniu.

En qualsevol cas, registreu el fet que el valor del vostre inventari és realment inferior al per al qual el vau comprar. I voleu deixar constància del fet que, realment, els diners que heu gastat en l'article obsolet són una despesa. Suposem que has comprat un article de 100 dòlars que ara t'adones que està obsolet. Com registreu aquesta obsolescència?

Entrada de diari 7: Registre d'una dotació per a l'inventari obsolet

Tal com mostra l'Entrada de diari 7, per registrar l'obsolescència d'un article d'inventari de 100 dòlars, primer debiteu un compte de despeses anomenat com a "Obsolescència d'inventari" per 100 dòlars. A continuació, abonareu un compte de contraactiu anomenat com ara "Subscripció per a l'inventari obsolet" per 100 dòlars.

Un compte de contraactiu s'informa al balanç immediatament a sota del compte d'actiu al qual es relaciona. El compte de contraactiu, amb el seu saldo creditici negatiu, redueix el valor net reportat del compte d'actiu. Si el saldo del compte d'inventari és de 3.100 dòlars i teniu una dotació per a un compte de contraactiu d'inventari obsolet de 100 dòlars, el saldo net d'inventari es mostra en 3.000 dòlars. En altres paraules, el compte de contraactiu es resta del compte d'actiu relacionat.

QuickBooks requereix que enregistreu l'entrada de diari 7, mitjançant l'ordre Crear entrades de diari.

Eliminació d'inventari obsolet

Quan finalment elimineu l'inventari obsolet, registreu una entrada de diari com aquesta. Aquesta entrada de diari carrega el compte de contraactiu per 100 $ i acredita l'inventari per 100 $. En altres paraules, aquesta entrada de diari elimina el valor de l'inventari obsolet tant del compte d'inventari obsolet com del compte d'inventari en si. Enregistreu aquesta entrada del diari quan, en realitat, elimineu físicament l'inventari, per exemple, quan pagueu a l'home brossa per transportar l'inventari, o quan llenceu l'inventari al gran contenidor que hi ha darrere de la vostra oficina o fàbrica.

Entrada 8 del diari: Registre de l'eliminació de l'inventari

En general, una de les coses que hauríeu de fer cada any per motius de comptabilitat fiscal és tractar el vostre inventari obsolet. Les normes fiscals generalment estableixen que no podeu cancel·lar l'inventari obsolet tret que realment el feu disposar a efectes d'ingressos. Normalment, però, podeu anotar l'inventari al seu valor de liquidació. Aquesta baixada funciona de la mateixa manera que una baixa per a l'inventari obsolet. Tanmateix, una anotació pot ser una mica complicat si no ho heu fet mai abans, de manera que potser voldreu consultar amb el vostre assessor fiscal.

Un punt més realment important sobre l'enregistrament de l'eliminació d'inventari obsolet: a QuickBooks, registreu l'eliminació d'inventari ajustant el nombre d'articles físics dels articles d'inventari. En realitat, no introduïu una entrada de diari com la que es mostra a l'Assentament de diari 8. Ajusteu els comptes d'inventari per a l'inventari obsolet. Aquest ajust reduiria automàticament el saldo del compte d'inventari. Quan QuickBooks us demana a quin compte heu de carregar, especifiqueu la dotació per al compte d'inventari obsolet.

Fer front a la reducció d'inventari

L'altre mal de cap crònic d'inventari que han de fer front a molts empresaris i gestors d'empreses és la reducció de l'inventari. És molt probable, de vegades per les raons més innocents, que els registres d'inventari exagerin els recomptes de quantitats d'articles. Quan això passi, heu d'ajustar els vostres registres. Essencialment, voleu reduir tant el valor en dòlars del vostre inventari com els recomptes de quantitats dels vostres articles d'inventari.

QuickBooks fa aquesta entrada de diari perquè enregistreu aquest esdeveniment. Aquesta entrada de diari carrega un compte de despeses adequat; a l'entrada de diari 9, el compte de despeses s'anomena "Despesa de reducció" - per 100 dòlars. Una entrada de diari també ha d'abonar 100 dòlars al compte d'inventari.

Entrada 9 del diari: registre de la reducció de l'inventari

Dins de QuickBooks, en realitat no registreu una entrada de diari formal com la que es mostra aquí. Utilitzeu una cosa anomenada full de treball de recompte físic per ajustar les quantitats dels recomptes d'articles de l'inventari a les que siguin realment. Quan feu aquest ajust, QuickBooks acredita automàticament el saldo del compte d'inventari i ajusta els recomptes de quantitats. QuickBooks també requereix que proporcioneu el compte de despeses que hauria de carregar per la contracció.

Antigament, les empreses comparaven els seus registres comptables amb els recomptes físics dels articles d'inventari només una vegada a l'any. De fet, el recompte físic anual de l'inventari va ser un ritual dolorós pel qual van passar molts distribuïdors i minoristes. En aquests dies, la majoria de les empreses han descobert que funciona molt millor organitzar recomptes d'inventari físic durant tot l'any. Aquest enfocament, anomenat recompte de cicles, significa que probablement esteu comparant els vostres registres comptables amb els recomptes físics dels vostres articles més valuosos diverses vegades a l'any.

Per als vostres articles de valor moderat, probablement esteu comparant els registres de comptabilitat d'inventari amb els recomptes físics una o dues vegades l'any. Amb els vostres articles d'inventari menys valuosos, probablement compareu els registres d'inventari amb els recomptes físics de manera irregular i és possible que accepteu una certa imprecisió. En lloc de comptar els cargols d'algun contenidor, per exemple, podeu pesar el contenidor i després fer una estimació del recompte de cargols.

En qualsevol cas, voleu algun sistema que us permeti comparar els vostres registres comptables amb els vostres recomptes físics. La reducció de l'inventari i l'obsolescència de l'inventari representen costos reals de fer negocis que no es registraran en els vostres registres comptables de cap altra manera.