Com treballar a lempresa dun client en línia de QuickBooks

Treballeu a l'empresa QuickBooks Online (QBO) d'un client de la mateixa manera que ho fa el vostre client. En aquest article, ens centrem en les maneres en què podeu navegar fàcilment per l'empresa d'un client, cercar i revisar transaccions i comunicar-vos amb els clients.

Fàcil navegació a l'empresa del client

En la seva majoria, navegar amb un ratolí és obvi amb un clic aquí i un clic allà. Però podeu utilitzar alguns trucs no tan evidents per navegar fàcilment, incloses algunes dreceres de teclat. Algunes tècniques de navegació habituals són específiques de Chrome.

Ús de tecles de drecera

A les empreses QBO s'amaguen dreceres de teclat que potser voldreu utilitzar. Els mostrem aquí a la figura i també els podeu trobar en aquest full de trucs .

Per veure aquestes dreceres dins de QBO, juntament amb l'identificador de l'empresa QBO del client actual, manteniu premudes Ctrl+Alt i, a continuació, premeu la tecla de barra inclinada (/). Usuaris de Mac, utilitzeu Ctrl+Opció aquí i al paràgraf següent. Si premeu Ctrl+Alt+/ sense obrir una empresa QBO client, l'identificador de l'empresa que veieu és el vostre.

Dreceres de teclat que podeu utilitzar mentre treballeu en una empresa client QBO

Per utilitzar qualsevol d'aquestes dreceres, manteniu premudes les tecles Ctrl+Alt i, a continuació, premeu la tecla adequada per dur a terme l'acció associada. Per exemple, per obrir la finestra Factura, premeu Ctrl+Alt+I.

Obrint diverses finestres

Moltes vegades, els comptables volen treballar amb diverses finestres, i ho podeu fer a QBO. Dins de la mateixa empresa de QBO, podeu duplicar una pestanya del navegador mitjançant l'ordre Finestra nova del menú Eines de comptable de la barra d'eines de comptable en línia (QBOA) de QuickBooks (vegeu la figura següent).

Utilitzeu l'ordre Finestra nova mentre treballeu en una empresa de QBO per duplicar la finestra que esteu veient.

Si utilitzeu Chrome, també podeu duplicar una pestanya del navegador fent clic amb el botó dret a la pestanya i escollint Duplicar o, si sou un usuari del teclat, premeu Alt+D seguit de Alt+Enter (això seria el mateix que mantenir premeu la tecla Alt i premeu D seguit de prement Enter). Al Firefox, podeu duplicar una pestanya del navegador fent clic a la barra d'adreces i prement Alt+Enter.

Quan feu clic a l'ordre Finestra nova, QBO obre una nova pestanya del navegador i mostra la mateixa informació que apareix a la pestanya del navegador original. Però, a partir d'aquest moment, podeu mostrar informació diferent per a la mateixa empresa a cada pestanya del navegador. I, si treballeu a Chrome en diversos monitors, podeu dividir les pestanyes en diferents monitors. Arrossegueu la pestanya que voleu col·locar en un monitor diferent cap avall i es separarà del navegador. Podeu arrossegar-lo immediatament a un altre monitor o deixar anar el botó del ratolí, en aquest cas apareixerà una segona instància de Chrome. A continuació, podeu arrossegar qualsevol instància a un monitor diferent.

La mateixa tècnica funciona al Firefox; arrossegueu una pestanya de Firefox cap avall i deixeu anar el botó del ratolí. La pestanya es divideix i apareix en una segona instància de Firefox. A continuació, podeu arrossegar qualsevol instància a un monitor diferent.

Si sou un fan de la "pantalla dividida", podeu utilitzar una drecera de Windows per mostrar dues pestanyes una al costat de l'altra. Seguiu aquests passos a Chrome o Firefox:

No hi ha una manera senzilla i curta de mostrar dues finestres verticalment una sobre l'altra. Haureu de canviar la mida de les finestres manualment i col·locar-les on vulgueu.

Dupliqueu una pestanya del navegador utilitzant qualsevol tècnica ja descrita.

Arrossegueu la pestanya actual cap avall. El navegador mostra la pestanya que heu arrossegat a la seva pròpia finestra del navegador.

Manteniu premuda la tecla de Windows (la que apareix entre les tecles Ctrl esquerra i Alt esquerra del teclat) i premeu una tecla de fletxa:

• Premeu la tecla de fletxa esquerra per fixar la finestra activa al costat esquerre del monitor.
• Premeu la tecla de fletxa dreta per fixar la finestra activa al costat dret del monitor.

Feu clic a l'altra finestra disponible per convertir-la en la finestra activa i repetiu el pas 3.

A la figura següent, vam mostrar el Balanç (a l'esquerra) i després vam crear una segona finestra del navegador on vam profunditzar per mostrar les transaccions al compte corrent. Aleshores, vam fixar les dues finestres una al costat de l'altra a la pantalla.

Dues finestres clavades una al costat de l'altra

Podeu fer clic al botó de menú en una o ambdues finestres per ocultar la barra de navegació (donant més espai de pantalla a les dades, com vam fer a la figura).

Quan acabeu de treballar en dues finestres, tanqueu-ne una i maximitzeu l'altra.

Treballar en dues empreses simultàniament

Suposem que heu acabat de treballar amb un client i voleu obrir un altre client. Podeu fer clic al botó Vés a QuickBooks de la barra d'eines QBOA i seleccionar un client nou. O bé, podeu fer clic al botó Comptable a l'extrem superior esquerre de la interfície QBOA per tornar a mostrar la pàgina Clients i després fer clic a la icona de QuickBooks a l'esquerra del nom de l'empresa que ara voleu obrir. De qualsevol manera, QBOA mostra la informació del client seleccionat recentment.

Això planteja la pregunta: "Com treballo en dues empreses diferents simultàniament?" Bé, podeu obrir un navegador diferent, iniciar sessió a QBOA i obrir una segona empresa QBO client. Per exemple, si esteu treballant a Chrome, podeu obrir Windows Edge, Firefox, Safari o un altre navegador amb la mateixa informació d'inici de sessió de QBOA. A continuació, podeu obrir dues empreses diferents, com vam fer amb Chrome i Microsoft Edge en aquesta figura.

Per treballar en dues empreses alhora, podeu utilitzar dos navegadors.

Si treballeu a Chrome, també podeu aprofitar els usuaris de Chrome i obrir Chrome com a usuari diferent. Tindríeu, efectivament, dues instàncies de Chrome executant-se simultàniament.

Tipus de transaccions disponibles

Podeu veure les transaccions disponibles obrint una empresa QBO client i després fent clic al menú Nou. Aquesta figura mostra el menú Nou obert.

Les transaccions que pots crear mentre treballes en una empresa QBO

Les transaccions disponibles s'organitzen al menú segons el tipus de persones a què pertanyen. I el menú Crea conté una categoria "Altres" per a transaccions que no pertanyen a tipus concrets de persones, com ara els dipòsits bancaris.

Si només voleu veure algunes transaccions d'ús habitual, feu clic a l'enllaç Mostra menys a la part inferior del menú Nou. L'enllaç canvia a l'enllaç Mostra més perquè pugueu tornar a mostrar tot tipus de transaccions.

Com cercar transaccions

Molt sovint, cercareu transaccions en una empresa de QBO client en lloc de crear-les. Podeu cercar transaccions mitjançant el quadre de cerca de la barra d'eines QBOA a la part superior de la finestra de l'empresa QBO del client (vegeu la figura següent). Quan feu clic al quadre de cerca, QBO mostra una llista de transaccions recents i, possiblement, una llista de tasques, contactes, informes i comptes Saltar a.

El quadre de cerca us permet cercar QBO de dalt a baix, és a dir, un terme de cerca us pot permetre crear transaccions, accedir als registres de contactes, visualitzar informes i accedir als comptes.

Escriviu qualsevol frase que vulgueu utilitzar com a filtre de cerca o feu clic a Cerca avançada a la part inferior de la llista de cerca.

Si veieu el que voleu, feu clic per obrir la finestra adequada. Si no veieu el que voleu, feu clic a Cerca avançada a l'extrem inferior dret del menú i QBO mostrarà la pàgina de cerca.

Estableix criteris per a una cerca definida més específicament.

Podeu limitar la cerca a un tipus de transacció en concret, optar per cercar qualsevol dels diferents tipus de dades i especificar si la cerca ha de contenir, no contenir, ser igual o no ser igual als criteris de cerca.

Des de qualsevol finestra de transacció, podeu veure les transaccions recents d'aquest tipus fent clic al botó que apareix a la barra de títol de la transacció, immediatament a l'esquerra del nom del tipus de transacció. La imatge del botó sembla una mica un rellotge.

Feu notes dels clients

Vostè i els membres del seu equip podeu utilitzar la funció Notes a QBOA per documentar qualsevol tipus d'informació sobre qualsevol dels vostres clients. Per a cada nota, QBOA assigna automàticament l'hora de creació de la nota i el membre de l'equip que la va crear. Els membres de l'equip que tenen accés al client poden veure i editar les notes d'aquest client. A més, podeu "fixar" les notes per fer-les fàcils de trobar. Podeu pensar en la funció Notes de QBOA com una manera de crear notes adhesives electròniques.

Per crear una nota, mostreu la vostra pàgina d'inici de QBOA (podeu fer clic al símbol QB Accountant a l'extrem superior esquerre de la interfície de QBOA) i després feu clic a Clients a la barra de navegació. A la vostra llista de clients, feu clic al nom del client per al qual voleu crear una nota (no el símbol QB, sinó el nom del client). QBOA mostra la pàgina que es mostra aquí.

La pàgina on creeu una nota de client.

Escriviu la vostra nota i feu clic a Desa. Després de desar una nota, la podeu fixar; moveu el punter del ratolí per sobre de la nota (el punter apareix com una mà) i les opcions per a la nota apareixeran a l'extrem inferior dret:

• Feu clic al botó de l'agulla per fixar la nota.
• Feu clic al botó del llapis per editar la nota.
• Feu clic al botó de la paperera per eliminar la nota.

Comunicar-se amb un client

La comunicació és essencial en tots els àmbits de la vida, fins i tot entre un client i un comptable. Podeu utilitzar les eines de QBO i QBOA per comunicar-vos amb els vostres clients que tinguin subscripcions a QBO.

Si ho prefereixes, pots ometre l'ús de QBO i QBOA per comunicar-te i només utilitzar el correu electrònic.

Per exemple, podeu utilitzar les sol·licituds de client per demanar, per exemple, que el vostre client us enviï un extracte bancari. Aquests missatges que envieu des de QBOA apareixen a la pàgina El meu comptable de l'empresa QBO del client. Seguiu aquests passos:

Des de QBOA, feu clic a Treball al panell de navegació.

Feu clic a Crea una sol·licitud de client. QBOA mostra el tauler de sol·licitud de client a la part dreta de la pantalla.

Escriviu un nom per a la sol·licitud. Penseu en això com l'assumpte d'un missatge de correu electrònic.

Seleccioneu un client. A la llista només apareixen els clients amb subscripcions a QBO.

Proporcioneu la data de venciment de la sol·licitud.

Opcionalment, ompliu la resta de camps del formulari de sol·licitud, inclòs afegir qualsevol document que vulgueu enviar al vostre client.

Opcionalment, podeu seleccionar la casella de selecció Notificar al client per enviar un correu electrònic generat per QBOA al client, notificant-li la sol·licitud.

Feu clic a Publica a QuickBooks del client.

Utilitzeu aquest panell per comunicar-vos amb un client de QBO de manera general.

Si heu seleccionat Notificar al client al pas 7, QBOA mostrarà una vista prèvia del missatge que enviareu al vostre client. Després de revisar-lo, feu clic a Publica i envia un correu electrònic.

Vista prèvia d'un missatge de sol·licitud de client

Quan el vostre client obre la seva empresa QBO, pot fer clic a El meu comptable al panell de navegació per veure el missatge i respondre-hi.

Una sol·licitud de client a l'empresa QBO d'un client

Per respondre al missatge mitjançant QBO, el client fa clic al missatge a la pàgina El meu comptable per mostrar un panell com el que es mostra, on el client pot escriure un missatge i adjuntar els documents necessaris.

El panell que el vostre client utilitza per respondre a una sol·licitud de client que heu generat

Els documents no poden superar els 30 MB.

Un cop rebeu un document d'un client, podeu recuperar-lo a QBOA. Feu clic a Clients al panell de navegació i, a la llista de clients, feu clic al nom del client. QBOA obre la pàgina Detalls del client, on feu clic a la pestanya Documents compartits que es mostra.

La pàgina de documents compartits d'una empresa QBO client després que un comptable rep els documents d'un client

Des d'allà, podeu descarregar el document o fer clic a l'enllaç de la columna Sol·licitud per veure/actualitzar la sol·licitud original. Tots els canvis que feu apareixeran a la pestanya Treball.