Com preparar les factures a QuickBooks 2021

Després de completar tot el treball preliminar, preparar una factura amb QuickBooks és molt fàcil. Si fer clic als botons i omplir quadres de text s'està convertint en un barret antic per a vostè, ometeu el següent comentari reproducció per joc i simplement visualitzeu la finestra Crear factures, ja sigui escollint Clients → Crear factures o fent clic a la icona Factures a la pàgina d'inici. A continuació, ompliu aquesta finestra i feu clic al botó Imprimeix. Si voleu més ajuda de la que proporciona una sola frase, seguiu llegint les instruccions pas a pas.

En els passos següents, descric com crear la factura més complicada i complicada: una factura de producte. Alguns camps de la factura del producte no apareixen a la factura del servei o professional, però no us preocupeu si la vostra empresa és de serveis o professional. La creació d'una factura de servei o professional funciona bàsicament de la mateixa manera que la creació d'una factura de producte; només ompliu menys camps. I tingueu en compte que comenceu amb els passos 1 i 2, independentment del tipus de factura que creeu. Sense més preàmbuls, aquí teniu com crear una factura:

1. Visualitzeu la finestra Crear factures escollint Clients→Crear factures.

Apareix la finestra Crear factures, tal com es mostra.

2. Trieu la plantilla o el formulari de factura que voleu utilitzar al menú desplegable Plantilla.

QuickBooks inclou tipus de formularis de factura predefinits, com ara Producte, Professional, Servei i (segons com configureu QuickBooks i quina versió de QuickBooks utilitzeu) un grapat d'altres plantilles de factura especialitzades. El que apareix per defecte depèn del que vau dir a QuickBooks sobre la vostra empresa durant la configuració de QuickBooks. També podeu crear la vostra pròpia plantilla de factura personalitzada (o modificar-ne una existent).

3. Identifiqueu el client i, si cal, el treball mitjançant el menú desplegable Client: Treball .

Desplaceu-vos pel menú desplegable Client: Treball fins que vegeu el nom del client o de la feina que necessiteu; després feu-hi clic.

4. (Opcional) Assigna una classe a la factura.

Si utilitzeu classes per fer un seguiment de les despeses i els ingressos, activeu el menú desplegable Classe i trieu una classe adequada per a la factura. Per activar o desactivar aquesta pràctica manera de classificar les transaccions (cosa que és excessiva per a algunes empreses), trieu Edita→Preferències, feu clic a Comptabilitat a la part esquerra, feu clic a la pestanya Preferències de l'empresa i, a continuació, marqueu o desmarqueu la casella de selecció Utilitza el seguiment de classes. (La figura no mostra el menú Classe.)

La finestra Crear factures

5. Doneu la data de la factura.

Premeu Tab diverses vegades per moure el cursor al quadre de text Data. A continuació, introduïu la data correcta en format MM/DD/AAAA. També podeu utilitzar els codis secrets següents per canviar la data:

• • Premeu + (el símbol més) per avançar la data un dia.
  • Premeu – (el símbol menys) per retrocedir la data un dia.
  • Premeu T per canviar la data a la d'avui (tal com s'especifica per l'hora del sistema que proporciona el rellotge intern de l'ordinador).
  • Premeu M per canviar la data al primer dia del mes (perquè M és la primera lletra de la paraula mes ).
  • Premeu H per canviar la data a l'últim dia del mes (perquè H és l'última lletra de la paraula mes ).
  • Premeu Y per canviar la data al primer dia de l'any (perquè, com sens dubte podeu endevinar, Y és la primera lletra de la paraula any ).
  • Premeu R per canviar la data a l'últim dia de l'any (perquè R és l'última lletra de la paraula any ).

També podeu fer clic al botó de l'extrem dret del camp Data per mostrar un petit calendari. Per seleccionar una data del calendari, només cal que feu clic a la data que vulgueu. Feu clic a les fletxes de les cantonades superior esquerra i superior dreta del calendari per mostrar el mes anterior o el següent.

6. (Opcional) Introduïu un número de factura al quadre de text Número de factura.

QuickBooks suggereix un número de factura afegint 1 a l'últim número de factura que heu utilitzat. Podeu acceptar aquesta addició o, si ho necessiteu, aneu al quadre de text Factura # i canvieu el número pel que vulgueu.

7. Corregiu l'adreça de facturació, si cal.

QuickBooks agafa l'adreça de facturació de la llista de clients. Podeu canviar l'adreça de la factura substituint una part de l'adreça de facturació habitual. Podeu, per exemple, inserir una altra línia que digui Atenció: William Bobbins , si aquest és el nom de la persona a qui ha d'anar la factura.

8. Fixeu l'adreça d'enviament a, si cal.

Em sento com un rècord trencat, però aquí teniu l'oferta: QuickBooks també agafa l'adreça d'enviament de la llista de clients. Per tant, si l'adreça d'enviament té alguna cosa inusual només per a aquesta única factura, podeu canviar l'adreça substituint o afegint informació al bloc d'adreces Enviament a. Tingueu en compte que QuickBooks farà un seguiment de cadascuna de les adreces d'enviament que utilitzeu per a un client, de manera que si abans heu utilitzat una adreça d'enviament, és possible que la pugueu triar al menú desplegable Enviament a.

9. (Opcional. . . tipus de) Proporcioneu el número de comanda de compra al quadre de text Número de comanda.

Si el client emet ordres de compra (PO), introduïu el número de l'ordre de compra que autoritza aquesta compra. (Només perquè consti, PO es pronuncia pee-oh, no poh o poo. )

10. Especifiqueu les condicions de pagament escollint una opció del menú desplegable Condicions.

11. (Opcional) Anomeneu el representant de vendes.

El representant no defensa la reputació, així que no poseu aquí comentaris editorials de tres lletres (tot i que m'agradaria veure què podeu fer amb tres lletres). Si voleu fer un seguiment de les vendes per representant de vendes, utilitzeu el menú desplegable Representant. Simplement activeu el menú fent clic a la seva fletxa i, a continuació, trieu un nom. Els representants de vendes poden incloure empleats, però també poden incloure altres persones que heu introduït a les vostres altres llistes. Per afegir un representant de vendes ràpidament, seleccioneu Afegeix nou i, a continuació, utilitzeu els pràctics quadres de diàleg que mostra QuickBooks. Per treballar amb la llista de representants de vendes, seleccioneu Llistes→Llistes de perfils de clients i venedors→Llista de representants de vendes.

12. Especifiqueu la data d'enviament, si és una altra cosa que la data de la factura.

Per especificar la data, simplement moveu el cursor al quadre de text Enviament i, a continuació, escriviu la data en format MM/DD/AAAA. Podeu moure el cursor prement Tab o fent clic al quadre de text.

Un altre punt ràpid: recordeu tots aquells codis secrets dels quals parlo al pas 5 per canviar la data de la factura? També treballen per canviar la data d'enviament.

13. Especifiqueu el mètode d'enviament.

Probablement podeu endevinar com especifiqueu el mètode d'enviament, però l'estructura paral·lela i una personalitat compulsiva m'obliguen a continuar. Per tant, per especificar el mètode d'enviament, moveu el cursor al menú desplegable Via i trieu-ne un.

Per cert, podeu afegir nous mètodes d'enviament al menú escollint Afegeix nou i després omplint el petit quadre de diàleg que mostra QuickBooks. Configurar nous mètodes d'enviament és molt, molt fàcil.

14. Especifiqueu el punt FOB mitjançant el quadre de text FOB.

FOB significa gratuït a bord. El punt FOB és més important del que sembla, almenys en un sentit comercial, perquè el punt FOB determina quan es produeix la transferència de propietat, qui paga el transport i qui assumeix els riscos de danys a la mercaderia durant l'enviament.

Si un enviament és gratuït a bord al punt d'enviament, la propietat de la mercaderia que es ven es transfereix al comprador tan aviat com la mercaderia surti del moll d'enviament del venedor. (Recordeu que sou el venedor.) En aquest cas, el comprador paga el transport i assumeix el risc de danys a l'enviament. Podeu especificar el punt d'enviament FOB com a Punt d'enviament FOB o com el nom de la ciutat. Si el punt d'enviament és Seattle, per exemple, FOB Seattle és el mateix que el punt d'enviament FOB. La majoria de les mercaderies s'envien com a punt d'enviament FOB, per cert.

Si un enviament és gratuït a bord al punt de destinació , la propietat de la mercaderia que s'està venent es transfereix al comprador tan aviat com la mercaderia arriba al moll d'enviament del comprador. El venedor paga el transport i assumeix el risc de danys a l'enviament. Podeu especificar el punt de destinació FOB com a punt de destinació FOB o com el nom de la ciutat. Si el punt de destinació és Omaha, per exemple, FOB Omaha és el mateix que el punt de destinació FOB.

15. Introduïu cada article que veneu.

Mou el cursor a la primera fila del quadre de llista Quantitat/Codi de l'article/Descripció/Preu cadascun/Import/Impost. (D'acord, sé que no és un bon nom, però ja saps a què vull dir, oi?) Heu de començar a omplir les línies que van a la factura. Després de moure el cursor a una fila del quadre de llista, QuickBooks converteix el camp Codi d'element en un menú desplegable. Activeu el menú desplegable Codi d'element de la primera fila buida del quadre de llista i, a continuació, trieu l'element.

Quan seleccioneu l'article, QuickBooks omple els quadres de text Descripció i preu de cada amb la descripció de venda i el preu de venda que hàgiu introduït a la llista d'articles. (Podeu editar la informació d'aquesta factura en particular si ho necessiteu.) Introduïu el nombre d'articles venuts al quadre de text Quantitat. (Després d'introduir aquest número, QuickBooks calcula l'import multiplicant la quantitat per el preu de cadascun.) Si necessiteu altres articles a la factura, utilitzeu les files buides restants del quadre de llista per introduir-ne cadascun. Si heu seleccionat la casella de selecció Impostable quan vau afegir l'article a la llista d'articles, la paraula Impostos apareixerà a la columna Impostos per indicar que l'article serà gravat. Si l'article és lliure d'impostos (o se sent com ser un evasor d'impostos per cap bona raó), feu clic a la columna d'impostos i triar no.

Podeu posar tants articles en una factura com vulgueu. Si no teniu prou espai en una sola pàgina, QuickBooks afegeix tantes pàgines com sigui necessari a la factura. La informació sobre el total de la factura, per descomptat, només apareix a l'última pàgina.

Feu clic al botó Afegeix temps/costos a la cinta de la part superior del formulari per mostrar el quadre de diàleg Tria el temps i els costos facturables. Utilitzeu aquest quadre de diàleg per seleccionar els costos que heu assignat al client o al treball. Utilitzeu la pestanya Articles per seleccionar els articles comprats per a la feina. Utilitzeu la pestanya Despeses per seleccionar les despeses reemborsables i introduir la informació del marge. Utilitzeu la pestanya Hora per seleccionar el temps facturable registrat pel programa Temporitzador, el full de temps setmanal o la finestra Hora/Introduïu una activitat única.

16. Introduïu els elements especials que ha d'incloure la factura.

Si no heu treballat gaire amb el fitxer d'elements de QuickBooks, no teniu ni idea de què parlo.

Per descriure qualsevol dels elements especials, activeu el menú desplegable Codi d'article de la següent fila buida i, a continuació, trieu l'element especial. Després que QuickBooks ompli els quadres de text Descripció i Preu de cada, editeu aquesta informació (si cal). Descriu cadascun dels altres articles especials (subtotals, descomptes, transport, etc.) que esteu detallant a la factura omplint les files buides del quadre de llista.

Si voleu incloure un article amb descompte i que s'apliqui a diversos articles, heu d'enganxar un article subtotal a la factura després de l'inventari o altres articles que voleu descomptar. A continuació, enganxeu un article de descompte directament després de l'element del subtotal. QuickBooks calcula el descompte com a percentatge del subtotal.

17. (Opcional) Afegeix un missatge de client.

Feu clic al quadre Missatge del client, activeu el seu menú desplegable i trieu un missatge intel·ligent del client. Per afegir missatges del client al menú Missatge del client, seleccioneu l'opció Afegeix nou i, a continuació, ompliu el quadre de diàleg que mostra QuickBooks. Feu clic a D'acord quan hàgiu acabat.

18. Especifiqueu l'impost de vendes.

Si heu especificat un tipus impositiu a la llista de clients, QuickBooks l'utilitza per defecte. Si no és correcte, moveu el cursor al quadre de llista Impostos, activeu el menú desplegable i trieu l'impost de vendes correcte.

19. (Veritablement opcional) Afegeix una nota.

Podeu afegir una descripció de la nota a la factura si voleu. Aquesta nota no s'imprimeix a les factures, només a l'extracte del client. Les descripcions de la nota us ofereixen una manera d'emmagatzemar informació relacionada amb una factura amb aquesta factura. La figura mostra una finestra de creació de factures completada.

Una finestra de creació de factures completada

20. Si voleu retardar la impressió d'aquesta factura, marqueu la casella de selecció Imprimeix més tard que apareix a la cinta de botons i caselles a sobre de la part principal de la finestra Crear factures.

21. Deseu la factura fent clic al botó Desa i nou o al botó Desa i tanca a la part inferior de la finestra.

QuickBooks desa la factura que apareix a la pantalla. Si feu clic a Desa i nou, QuickBooks mostra una finestra de creació de factures buida perquè pugueu crear una altra factura.

Podeu consultar les factures que heu creat anteriorment fent clic als botons Següent i Anterior (que semblen fletxes esquerra i dreta).

El tauler Historial que apareix a l'extrem dret de la finestra Crear factures ofereix dues pestanyes que són útils quan creeu factures. La pestanya Client (que es mostra a la figura anterior) proporciona informació resumida d'alt nivell sobre el client. La pestanya Transacció (no es mostra) proporciona informació més detallada sobre l'activitat del client i botons als quals podeu fer clic per aprofundir en els detalls.

Quan hàgiu acabat de crear les factures, podeu fer clic al botó Desa i tanca del formulari de factura o premeu la tecla Esc.