Com omplir una comanda de compra a QuickBooks 2015

QuickBooks 2015 fa un treball ràpid de les ordres de compra. Potser us quedeu sense aparells, doohickeys o algun altre element de la vostra llista d'articles i ja esteu preparat per reordenar aquestes coses, siguin quines siguin. Seguiu aquests passos per omplir un PO:

Trieu Proveïdors → Crea comandes de compra.

També podeu fer clic a la icona Comandes de compra a la pantalla d'inici o fer clic a l'àrea Noves transaccions del Centre de venedors i després seleccionar Comandes de compra. Veu la finestra Crea comandes de compra. Tingueu en compte que els detalls exactes d'aquesta finestra depenen de com personalitzeu el vostre formulari de comanda.

Trieu un venedor a la llista desplegable Proveïdor.

Feu clic a la fletxa avall per veure una llista dels vostres proveïdors. Feu clic a un venedor per veure'n el nom i l'adreça al quadre Proveïdor. Si no trobeu el nom del venedor a la vostra llista, feu clic a Afegeix nou a la llista i, a continuació, ompliu la informació sobre el venedor al quadre de diàleg Nou venedor resultant. Feu clic a D'acord quan hàgiu acabat amb el quadre de diàleg.

Si feu un seguiment del vostre inventari per classe, seleccioneu una classe de la llista desplegable Classe.

És possible que la finestra Crea comandes de compra no tingui una llista desplegable de classe. Si no ho fa i voleu que en tingui un, heu de configurar QuickBooks per fer un seguiment de les despeses per classe.

Per fer-ho, obriu el fitxer QuickBooks en mode d'usuari únic com a administrador. A continuació, trieu Edita → Preferències i feu clic a la icona Comptabilitat a la llista de l'esquerra. Finalment, marqueu la casella de selecció Utilitza el seguiment de classes i feu clic a D'acord.

(Opcional) Seleccioneu un representant, una data prevista i un FOB si els feu servir a la vostra comanda.

És possible que hàgiu d'omplir altres camps abans d'arribar a les descripcions element per element a la part inferior. De nou, és possible que aquests camps no apareguin si no heu indicat que els voleu al formulari.

Aneu a la columna Article i comenceu a introduir els articles que demaneu.

Introduir els elements és la part més important de la creació d'una comanda. Quan us moveu a la columna Element, es converteix en una llista desplegable. Feu clic a la seva fletxa cap avall per veure la llista d'elements. És possible que hàgiu de desplaçar-vos fins a l'element que voleu introduir.

Una manera ràpida de desplaçar-se fins a l'element és escriure les primeres lletres del nom de l'element. Si escriviu el nom d'un element que no es troba a la llista d'elements, QuickBooks us preguntarà si voleu configurar aquest element. Si és així, feu clic a Configura i, a continuació, ompliu el quadre de diàleg Nou element.

Introduïu tants elements com vulgueu a la columna Element. QuickBooks us omple la descripció de l'element, però podeu editar el que posi a la columna Descripció, si cal. A la columna Quantitat, indiqueu quants de cada article necessiteu.

Si canvieu el cost de l'article, QuickBooks mostra el quadre de diàleg Cost de l'article canviat, que us pregunta si voleu actualitzar la informació de l'article per al nou cost i també si el preu estàndard de l'article s'ha d'ajustar cap amunt o cap avall. Seleccioneu Sí i No i després feu clic al botó D'acord per prendre la vostra decisió.

Si voleu, ompliu el camp Missatge del proveïdor, però definitivament ompliu el camp Memo.

El camp Missatge del venedor és on introduïu un missatge a la part que rep la vostra comanda. Podríeu escriure: "Aconsegueix-me aquestes coses aviat!"

No importa el que facis, assegureu-vos d'omplir el camp Memo. El que escriviu en aquest camp apareix al quadre de diàleg Obre comandes de compra, i aquesta informació és la manera més segura d'identificar per a què serveix aquesta comanda. Escriu alguna cosa significativa que puguis entendre d'aquí a dues setmanes, tres setmanes o un mes quan paguis els articles que demanes.

A la part superior de la finestra Crea comandes de compra hi ha la casella de selecció Imprimeix més tard, que us indica si voleu imprimir aquesta comanda. Si voleu imprimir la comanda, assegureu-vos que aquesta casella de selecció estigui seleccionada. Després d'imprimir la comanda, la marca de verificació desapareix del quadre.

Feu clic a Imprimeix per imprimir la comanda.

Si aquesta comanda és una de les moltes que heu estat omplint i voleu imprimir-ne diverses alhora, feu clic a la fletxa que hi ha a sota del botó Imprimeix i seleccioneu Lot a la llista desplegable. Abans d'imprimir la comanda, però, és possible que vulgueu fer clic a la fletxa avall que hi ha a sota del botó Imprimir i seleccionar Vista prèvia per veure com serà la comanda quan la imprimiu.

Feu servir el botó Historial després de rebre els articles que heu enumerat amb tanta cura a la comanda. Després de rebre els articles i registrar-ne la recepció, fer clic a aquest botó indica a QuickBooks que us proporcioni l'historial complet d'un article: quan el vau demanar i quan el vau rebre.

Feu clic a Desa i nou o Desa i tanca per registrar la comanda.

QuickBooks desa la comanda i mostra una finestra de comanda nova i en blanc en la qual podeu introduir una altra comanda.