Com implementar un sistema ABC senzill a QuickBooks

Tot el que feu per implementar un sistema de costos basat en activitats (ABC) senzill a QuickBooks és el que esteu fent ara mateix. En altres paraules, seguiu el seguiment de les vostres despeses d'explotació utilitzant un bon gràfic de comptes decent. Això és el 90 per cent de la batalla.

També heu de tenir cura d'un o dos elements addicionals menors. Primer, activeu la funció de seguiment de classes de QuickBooks. El seguiment de classes us permet classificar les transaccions d'ingressos i despeses com que no només pertanyen als comptes d'ingressos i despeses, sinó també a classes particulars.

En segon lloc, quan registreu una despesa, també identifiqueu la classe en què s'inclou la despesa. Utilitzant classes que corresponguin a les teves activitats, bé, pots veure que això és tot el que cal, oi?

Pots fer que ABC sigui molt complicat. A més, si sortiu i contracteu un consultor extern (algú que us vulgui cobrar milers o fins i tot desenes de milers de dòlars per configurar un d'aquests sistemes), podeu acabar amb alguna cosa que és molt, molt potent i molt, molt complicat.

Dit això, però, els sistemes ABC no han de ser tan complicats, sobretot si només voleu una millor assignació dels vostres costos generals en lloc d'un sistema per analitzar els factors de cost o les activitats que inclouen els vostres costos generals. ABC pot ser bastant senzill. Això és especialment cert en una empresa petita o mitjana. De fet, probablement podeu implementar un bon sistema ABC de primer nivell seguint els quatre passos següents:

Mireu els vostres costos generals.

Comproveu que teniu prou despeses generals per preocupar-vos. Si esteu en un negoci amb grans marges i despeses generals molt baixes, és possible que ABC no tingui cap sentit per a vosaltres. El valor incremental que s'aconsegueix assignant les despeses generals amb més precisió pot ser simplement una manifestació d'un trastorn obsessiu-compulsiu de la personalitat més que una bona comptabilitat.

Identifiqueu el gran cost general.

Ho heu de fer si decidiu que voleu assignar una part o una gran part de les vostres despeses generals mitjançant un enfocament ABC. No gasteu temps intentant assignar amb precisió algunes quantitats de cèntim (tret que siguin senzilles d'assignar que es puguin fer al mateix temps que el projecte més gran).

Aconsegueix el major profit que pots aconseguir pel teu diners. Creeu un sistema ABC que assigni, amb un mínim d'esforç, una gran part de les vostres despeses generals. No et facis massa pedant.

Identifiqueu les principals activitats que consumeixen els costos generals.

En el simple exemple del negoci imaginari de la parada de gossos calents, només teniu una única activitat: atendre un client. Segur que tindreu més activitats que això. Tanmateix, no cal que creeu una llista de 80 activitats.

Identifiqueu les grans activitats que us permeten assignar les vostres despeses generals. Com menys activitats pugueu utilitzar per fer-ho, més fàcil serà la vostra comptabilitat. Trobeu un grapat d'activitats que us permetin assignar de manera justa i precisa les despeses generals a les línies de productes. Aquest és el panorama general.

Traçar les activitats als productes utilitzant les mesures adequades.

Després d'identificar el grapat d'activitats que us permeten connectar les despeses generals amb els productes, assegureu-vos d'utilitzar la mesura adequada, també coneguda com a generador de costos, per vincular les despeses generals a les línies de productes o de serveis.

En l'exemple del negoci de parades de gossos calents, un cost general, el lloguer, ni tan sols necessitava un controlador de costos. La despesa de subministraments tampoc necessitava un controlador de costos perquè vau poder assignar aquest cost mitjançant una simple observació.

La despesa salarial requeria un enfocament més sofisticat de l'assignació de llibres de text. Per assignar la despesa salarial, heu creat una activitat anomenada servei al client i després heu assignat el cost d'aquesta activitat en funció del nombre de passos que necessitava cada línia de productes.

Un sistema ABC és una eina que podeu utilitzar per gestionar els vostres costos generals i la rendibilitat dels productes o serveis que veneu. Pràcticament, voleu centrar-vos en els grans costos generals i, al final, tot el que voleu és un sistema ABC que produeixi números útils, números que us ajudin a pensar en el vostre negoci de manera més clara i creativa.