Com gravar i imprimir xecs des de QuickBooks

Òbviament, qualsevol empresa redacta xecs per pagar factures i pagar als empleats. QuickBooks inclou una ordre i una finestra específicament amb la finalitat d'enregistrar i possiblement imprimir xecs.

Per gravar o imprimir xecs, seguiu aquests passos:

1 Trieu l'ordre Banca→Escriure xecs.

Quan QuickBooks mostri la finestra Escriviu xecs, utilitzeu la llista desplegable Compte bancari per seleccionar el compte correcte en què escriure un xec.

2Utilitzeu el camp No. (número de xec) per identificar el número de xec.

Si encara no coneixeu el número del xec perquè no l'heu imprès, deixeu el camp No. en blanc. A continuació, seleccioneu la casella de selecció Imprimeix més tard, que apareix a la pestanya Principal de la finestra Escriure comprovacions.

Quan seleccioneu la casella de selecció Imprimeix més tard, QuickBooks mostra la frase Per imprimir al camp No.

3Utilitzeu el camp Data per registrar la data en què es redactarà o s'escripturarà el xec.

Podeu introduir la data de comprovació en format mm/dd/aaaa. També podeu introduir dates com a mmdd o m/dd, i QuickBooks les transforma a mm/dd/aaaa. Així, el 17/03/2017, el 17/03/2014 i el 17/03/2014 són maneres vàlides d'introduir la mateixa data, si l'any en curs és el 2014.

Alternativament, podeu fer clic al botó petit del calendari que apareix a la dreta del camp Data. Quan feu clic al botó del calendari, QuickBooks mostra un calendari emergent. Per seleccionar un dia que es mostra al calendari, feu clic al dia. El calendari emergent també inclou un parell de botons que podeu fer clic per desplaçar-vos cap endavant i cap enrere durant els mesos.

4Utilitzeu el camp Paga a l'ordre de per identificar la persona o l'empresa que esteu pagant amb el xec.

Si el xec que esteu gravant és el primer xec que heu enviat mai al beneficiari, heu d'escriure el nom del beneficiari al camp Paga a l'ordre de.

Si prèviament heu pagat al beneficiari, podeu fer clic al botó de fletxa a l'extrem dret del camp Paga a l'ordre de. Quan ho feu, QuickBooks mostra una llista de beneficiaris anteriors. Podeu seleccionar un beneficiari d'aquesta llista fent clic al nom.

5Moveu el cursor de selecció al camp Dòlars (o import) i escriviu l'import del xec.

QuickBooks escriu l'import del xec a la línia de sota del camp Paga a l'ordre de.

6 (Opcional) Proporcioneu una adreça.

Si voleu, podeu utilitzar el bloc d'adreces per proporcionar l'adreça del beneficiari. Tingueu en compte que QuickBooks escriu el nom del beneficiari a la primera línia del bloc d'adreces quan empleneu el camp Paga a l'ordre de. Podeu afegir les altres línies al bloc d'adreces manualment.

7 (Opcional) Proporcioneu una descripció de la nota.

Podeu utilitzar el camp Memo per proporcionar o registrar informació addicional. Si voleu imprimir el xec, per exemple, podeu utilitzar el camp Memo per identificar el vostre número de compte o el número de factura que paga el xec.

8 (Opcional) Marqueu la casella de selecció Paga en línia a la pestanya Memo.

Així doncs, aquí teniu l'oferta: si heu dit al vostre banc que voleu fer la banca en línia i heu seguit les instruccions per a la configuració, podeu seleccionar la casella de selecció Paga en línia (que apareix després d'haver configurat la banca en línia). Aquesta configuració indica a QuickBooks que transmeti aquesta informació del xec al vostre banc, juntament amb instruccions al banc per fer el pagament.

9 Distribuïu l'import del xec als comptes de despeses o actius corresponents.

Si el xec paga una despesa concreta o compra un actiu concret, feu clic a la pestanya Despeses. A continuació, utilitzeu les línies o files de la pestanya Despeses per identificar el compte i l'import que paga el xec. Si classifiqueu la despesa com una incorreguda per a un client o una feina en particular, podeu utilitzar el Facturable? columna per indicar si aquest article s'ha de facturar al client més tard.

10 Descriu els articles que compra el xec.

La figura mostra la pestanya Elements de la finestra Escriure comprovacions. Utilitzeu la pestanya Articles quan escriviu un xec per comprar articles que es mostren i es descriuen a la vostra llista d'articles. Per exemple, si escriviu un xec de 1.000 dòlars per comprar 1.000 articles per a l'inventari, feu servir la pestanya Articles. Per utilitzar la pestanya Articles, identifiqueu l'article que s'està comprant introduint el codi o el nom de l'article a la columna Article.

11Per imprimir un xec, feu clic al botó Imprimeix.

D'altra banda, si voleu imprimir xecs en un lot, després d'haver registrat l'últim xec que voleu imprimir, feu clic a la fletxa avall que hi ha a sota del botó Imprimeix. Quan QuickBooks mostri el menú Imprimeix, trieu la seva ordre Imprimeix lots. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Selecciona els xecs per imprimir.

Seleccioneu els xecs que voleu imprimir fent clic a ells. Utilitzeu la casella Primer número de comprovació per identificar el número del primer formulari de comprovació que cal utilitzar per imprimir.

12 Feu clic a D'acord.

Quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Imprimeix xecs, utilitzeu l'àrea d'Estil de comprovació per identificar el tipus de formularis de xec en què esteu imprimint. Si utilitzeu xecs estàndard o d'estil cartera, també heu d'indicar el nombre de xecs. A continuació, feu clic al botó Imprimeix.

13 Després de descriure el xec i els motius per escriure el xec, feu clic al botó Desa i tanca o Desa i nou.

El botó Desa i tanca desa el xec i també tanca la finestra Escriure comprovacions. Feu clic al botó Desa i nou per desar la comprovació i, a continuació, torneu a mostrar la finestra Escriure comprovacions perquè pugueu gravar una altra comprovació. Si no voleu desar el xec, feu clic al botó Esborra.