Com gestionar la vostra pràctica a QuickBooks Online Accountant

Abans de submergir-vos en l'ús de les eines de QuickBooks Online Accountant (QBOA) disponibles mentre treballeu a l'empresa QBO d'un client, feu una ullada a la pàgina de treball del panell de navegació, que funciona com una eina de gestió de pràctiques. Tenir aquesta eina a QBOA us permet centralitzar la gestió de pràctiques, ja que tots els membres de l'equip de la vostra empresa tenen accés a la pàgina de treball a QBOA.

És important entendre que els vostres clients no veuen la pàgina de treball; només està disponible a QBOA, de manera que només vosaltres i els membres del vostre equip veureu la pàgina de treball. A més, la informació que cada membre de l'equip veu a la pàgina de treball és específica només per als seus clients, aquells als quals té accés el membre del vostre equip.

La pàgina de treball us permet fer un seguiment del que ha de passar tant per als vostres clients com per a la vostra pròpia empresa. I, tot i que la terminologia utilitzada a la pàgina de Treball es refereix a projectes, tingueu en compte que aquests projectes són completament diferents dels projectes que els vostres clients poden crear a QBO.

La vista de quadrícula a QBOA

Quan feu clic a Treball a la barra de navegació, QBOA mostra la vista de quadrícula predeterminada de la pàgina. La visualització de quadrícula mostra les targetes de tasques organitzades en intervals de dates (avui, aquesta setmana, la setmana vinent i els propers 30 dies).

La vista de quadrícula de la pàgina de treball a QBOA.

Cada targeta de tasques d'un projecte determinat identifica el client per al qual s'ha de fer el treball (o, la vostra pròpia empresa, si el projecte no és per a un client), així com el nom del projecte. De manera única a cada targeta de tasca, trobareu el nom de la tasca.

Podeu controlar part del que veieu a la vista de quadrícula de la pàgina de treball. Per exemple, podeu filtrar la pàgina per mostrar informació de tots els clients, la vostra empresa, clients particulars o membres de l'equip específics. La funció de treball també utilitza dades de les empreses QBO clients per mostrar automàticament els terminis que heu de complir i les coses que heu de fer, com ara els terminis de la nòmina i la conciliació de les transaccions bancàries connectades. Si no voleu veure aquesta informació creada automàticament, podeu fer clic al control lliscant Des de QuickBooks.

Actualment, la funció de treball suggereix automàticament accions a realitzar associades només amb QBO; la funció de treball no es connecta a altres productes com ara ProConnect Tax Online.

Com que la vista de quadrícula organitza les tasques per data de venciment, no veureu cap tipus de connexió visual entre les tasques; és a dir, no apareixen línies, connectant tasques entre si, perquè la vista de quadrícula no és un diagrama de flux.

La vista de quadrícula no és l'única vista disponible a la pàgina de treball; podeu llegir sobre la vista de llista i la vista de calendari més endavant en aquest capítol, després de parlar de la creació de projectes i tasques.

Com crear projectes i tasques

Podeu utilitzar la pàgina de treball per crear sol·licituds de client. Pel que fa a la gestió de pràctiques, utilitzeu la pàgina Treball per crear projectes, que representen coses que cal fer. Desglosseu cada projecte en tasques, que són subconjunts del projecte que proporcionen més detalls sobre què cal fer per completar el projecte. Creeu tasques com a part d'un projecte, però podeu assignar diferents membres de l'equip a diferents tasques del mateix projecte. Els projectes solen ser coses generals que heu d'aconseguir en una data límit especificada, i les tasques descriuen les coses específiques que heu de fer per completar el projecte.

A mesura que creeu un projecte, assigneu una data límit al projecte i assigneu dates de venciment a cada tasca del projecte. Identifiqueu el client amb el qual està associat el projecte i el membre de l'equip responsable del projecte. O bé, podeu especificar que el projecte és intern que afecta la vostra empresa però no cap dels vostres clients.

QBOA conté plantilles de projectes que us ajuden a crear ràpidament els projectes que necessiteu habitualment, com ara la comptabilitat mensual o la incorporació del client. Quan utilitzeu una d'aquestes plantilles, QBOA no només crea el projecte sinó totes les tasques associades al projecte. A continuació, podeu editar el projecte segons sigui necessari.

Creació d'un projecte

Per intentar que aquesta informació sigui tan fàcil de seguir com sigui possible, crearem projectes per separat de la creació de tasques, tot i que podeu crear tasques, i probablement ho fareu, quan creeu projectes. Per crear un projecte, seguiu aquests passos:

1 . Feu clic a Treball al panell de navegació.

QBOA mostra la pàgina de treball de la vostra empresa.

2 . Feu clic a Crea projecte a l'extrem superior dret de la pàgina.

QBOA obre un panell a la part dreta de la pàgina que utilitzeu per crear un projecte.

Creació d'un projecte amb una plantilla.

3 . Si el vostre projecte s'inclou en una de les categories de plantilla predefinides de nòmina quinzenal, client a bord, comptabilitat mensual o impostos anuals, seleccioneu la plantilla al quadre de llista Plantilla del projecte.

QBOA afegeix les tasques associades a la plantilla del projecte al projecte, assignant a cada tasca una data de venciment "demà".

4 . Empleneu un nom per al projecte.

Si heu seleccionat una plantilla de projecte, QBOA omple el nom del projecte amb el nom de la plantilla del projecte.

5 . Al quadre de llista Empresa o Client, seleccioneu el client QBO amb el qual està associat el projecte.

Si el projecte només s'aplica a la vostra empresa i cap client, seleccioneu La meva empresa.

6 . Estableix una data de venciment del projecte.

La data de venciment que heu establert per al projecte és una limitació; si afegiu tasques al projecte, no podreu establir dates de venciment per a les tasques que es produeixin després de la finalització del projecte.

7 . Mitjançant el quadre de llista Assignat a, assigneu el projecte a un dels membres del vostre equip.

Podeu afegir detalls del projecte si voleu.

Alguns projectes, com ara la conciliació d'un extracte bancari, s'han de repetir de manera regular; per a aquests projectes, feu clic al control lliscant Repetir per configurar el període de temps que ha d'utilitzar QBOA per repetir el projecte.

Treballar amb tasques

Ara que heu creat un projecte, podeu treballar amb les tasques del projecte. Tu pots

• Afegeix i elimina tasques,
• Canviar les dates de venciment que QBOA assigna a les tasques i
• Reorganitzar l'ordre de les tasques en un projecte.

1 . Afegiu una tasca a un projecte fent clic al botó Afegeix una tasca a la part inferior de la llista de tasques.

QBOA mostra un formulari per a la informació de la tasca (vegeu la figura següent).

Proporcioneu un nom de tasca i una data de venciment i assigneu-los a un membre de l'equip de l'empresa.

2 . Proporcioneu el nom de la tasca, la data de venciment, el membre de l'equip a qui voleu assignar la tasca i qualsevol detall pertinent sobre la tasca, com ara les ordres QBO utilitzades per dur a terme la tasca.

No hi ha límit en el nombre de tasques que podeu crear.

3 . Per treballar amb una tasca diferent, replega la que esteu treballant actualment fent clic a Redueix a l'extrem inferior dret de la targeta de tasques.

No deseu tasques individuals; en canvi, deseu el projecte, que desa la informació de la tasca.

4 . Per suprimir una tasca o canviar-ne la informació, feu clic a la tasca.

QBOA mostra els detalls de la tasca.

Feu clic a una tasca per editar-la o suprimir-la, o arrossegueu-la per reordenar-la.

• Per canviar la tasca, només cal que proporcioneu la nova informació.
• Per suprimir la tasca, feu clic a l'enllaç Elimina.

5 . Per canviar la posició d'una tasca al projecte, replega-la i després arrossega el símbol quadrat a la vora dreta d'una tasca cap amunt o cap avall.

Podeu veure el símbol que arrossegueu per reordenar una tasca.

6 . Feu clic a Desa per desar el projecte i les seves tasques.

QBOA torna a mostrar la pàgina de treball i hi apareixen els vostres projectes i tasques nous.

Com actualitzar l'estat de la tasca a QBOA

A mesura que avanceu en una tasca, podeu actualitzar-ne l'estat directament des de la vista de quadrícula de la pàgina de treball. Feu clic a la fletxa avall d'una targeta de tasca per canviar-ne l'estat.

Utilitzeu la fletxa avall d'una targeta de tasca o projecte per mostrar la llista d'estats disponibles.

Les tasques poden tenir un estat de pendents, en curs, bloquejades o fetes. Utilitzeu l'estat Bloquejat quan alguna cosa us impedeix completar una tasca.

Com editar i eliminar la informació del projecte

Podeu editar qualsevol projecte o tasca excepte els creats automàticament des d'una empresa de QBO; només podeu amagar o mostrar les tasques creades automàticament mitjançant el control lliscant De QuickBooks.

Independentment de la vista que esteu mostrant a la pàgina de treball, per editar qualsevol projecte o tasca que hàgiu creat, feu clic a qualsevol tasca del projecte. A continuació, QBOA obre el tauler Edita el projecte a la part dreta de la pantalla i mostra la informació de la tasca en què heu fet clic.

Podeu canviar la informació del projecte editant la part superior del tauler Edita el projecte. Podeu suprimir qualsevol projecte del tauler Edita el projecte fent clic a la icona de la paperera a la cantonada inferior esquerra del tauler (vegeu la figura següent).

Eliminar o duplicar un projecte o crear-ne una plantilla.

Molts dels projectes que creeu són semblants entre ells, així que estalvieu-vos una mica de feina i dupliqueu un projecte existent per crear-ne un de nou. També podeu utilitzar un projecte existent per crear una plantilla per a projectes similars posteriors. Des del tauler Edita el projecte, dupliqueu el projecte fent clic al botó Duplicar. Per crear una plantilla a partir del projecte, feu clic a Crea plantilla.

Tot i que podeu editar la informació del projecte i de la tasca, no podeu canviar un projecte en una tasca o una tasca en un projecte.

Per tancar el tauler Edita el projecte, feu clic a la X a la cantonada superior dreta del tauler.

Com treballar a la vista Llista

La visualització de quadrícula de la pàgina de treball està limitada pel que fa al que pot mostrar perquè les targetes ocupen força espai de la pantalla. Podeu veure els vostres projectes i tasques a la vista de llista, tal com es mostra aquí, fent clic al botó Visualització de llista a l'extrem superior dret de la pàgina de treball (just a sota del botó Crea un projecte).

La pàgina de treball a la vista de llista.

Des d'aquesta vista, teniu filtres addicionals disponibles. A més de filtrar per un client, un membre de l'equip i un tipus de treball (projecte, tasca o sol·licitud de client), també podeu filtrar per estat i establir un interval de dates que us interessa. I, encara podeu editar qualsevol projecte o tasca; simplement feu clic a qualsevol lloc de la línia del projecte o de la tasca per mostrar el tauler Edita el projecte que es mostra anteriorment.

Com treballar a la vista Calendari

La vista de calendari mostra les tasques pendents per a qualsevol data seleccionada. Al calendari, veureu el nombre de tasques pendents en cada data. Quan feu clic a una data, QBOA utilitza la part dreta de la visualització del calendari per mostrar les tasques previstes en aquesta data.

La vista de calendari presenta les tasques del projecte per data de venciment.

Comunicar-se amb els membres de l'equip sobre el treball

Amb el risc de dir l'obvi, la comunicació és primordial quan es treballa en un entorn d'equip. QBOA us permet proporcionar notificacions per correu electrònic per a una varietat d'accions associades amb els projectes i les tasques que apareixen a la pàgina de treball. Per especificar les notificacions que voleu que QBOA enviï al vostre equip, feu clic a l'enllaç Notificacions a la part superior de la pàgina de treball per mostrar la pestanya Notificacions del quadre de diàleg Configuració de l'empresa.

Configureu notificacions per correu electrònic per als membres de l'equip sobre la feina.

Feu clic al llapis a l'extrem superior dret de la secció Correu electrònic per activar i desactivar les notificacions per correu electrònic de diverses accions que es realitzen a la pàgina de treball. Feu clic a Desa quan acabeu, seguit de Fet per tornar a QBOA.

Cada membre de l'equip controla les notificacions que rep. De manera predeterminada, cada membre de l'equip rep notificacions de noves tasques i dates de venciment de manera predeterminada, però, per configurar la resta d'aquestes notificacions, cada membre del vostre equip ha d'iniciar sessió al seu compte personal de QBOA i canviar aquesta configuració.

Si la vostra organització utilitza Slack, una eina de col·laboració que ajuda el vostre equip a connectar-vos, podeu integrar Slack amb QBOA. Afegiu l'aplicació a QBOA fent clic a Connecta ara a la pàgina de treball. Si anteriorment vau amagar l'anunci de Slack, feu clic al botó Connecta la feina a Slack a la pestanya Notificacions del quadre de diàleg Configuració de l'empresa.

Slack ofereix una versió gratuïta adequada per a petits equips que vulguin provar Slack; la versió gratuïta té algunes limitacions. Slack també ofereix dues versions "de pagament": Standard i Plus; el cost d'aquestes versions depèn del nombre d'usuaris actius de Slack al mes.