Com funcionen les comandes de compra a QuickBooks 2019

Si heu de demanar coses per al vostre negoci, penseu a utilitzar els PO. Creeu ordres de comanda de QuickBooks fins i tot si demaneu productes per telèfon o per telègraf o fins i tot a través de la World Wide Web, és a dir, sempre que no sol·liciteu productes per escrit. Omplir els PO us permet determinar quins articles teniu a la comanda i quan els arribaran. Tot el que haureu de fer és preguntar a QuickBooks "Què hi ha en comanda i quan arribarà, de totes maneres?" Mai més t'hauràs de trencar el cervell per recordar si has demanat aquells trucs i doohickeys.

I quan arribi la factura, ja la tindreu detallada al formulari de comanda. Endevina què? Després d'haver escrit tots els articles a la vostra comanda, no cal que ompliu la pestanya Articles al vostre xec quan pagueu la factura. O, si esteu pagant factures amb el mètode de comptes per pagar, no cal que ompliu la pestanya Articles a la finestra Introduïu factures. Quan arribin els articles, tot el que has de fer és avisar a QuickBooks; els articles s'afegeixen immediatament a la vostra llista d'inventari.

Utilitzeu els PO per als articles que demaneu, és a dir, per als articles que rebreu i pagareu en el futur. Si compres articles al taulell o reps articles que no has demanat, òbviament no necessites cap comanda. El que heu de fer és pagar la factura i inventariar els articles que acabeu de comprar.

Com personalitzar un formulari de comanda de compra a QuickBooks 2019

QuickBooks us permet personalitzar el vostre formulari de PO, treballant des de zero per crear un nou formulari de PO o treballant a partir d'una plantilla de PO existent.

Per crear un formulari de comanda "des de zero", trieu Proveïdors → Crea comandes de compra i feu clic al botó Personalitza el disseny a la pestanya Format del quadre de diàleg resultant. QuickBooks mostra una pàgina web d'Intuit que us guia pels passos per crear el vostre propi formulari altament personalitzat.

Per personalitzar un formulari de comanda existent, seleccioneu Proveïdors → Crea comandes de compra i, a continuació, feu clic al botó Personalitza la disposició de dades a la pestanya Format del quadre de diàleg resultant. QuickBooks, en aquest cas, us demana que feu una còpia del formulari de comanda de compra i, a continuació, mostra el quadre de diàleg Personalització addicional (no es mostra), que proporciona botons i quadres que podeu utilitzar per modificar el formulari estàndard de comanda de QuickBooks perquè les dades que voleu apareix i s'etiqueta de la manera que voleu.

El quadre de diàleg Personalització addicional ofereix una àrea de vista prèvia que podeu utilitzar per veure com són els vostres canvis i un botó Cancel·la al qual podeu fer clic si les coses es descontrolen. A més, el quadre de diàleg Personalització addicional ofereix un botó Dissenyador de maquetació, al qual podeu fer clic per obrir la finestra Dissenyador de maquetació. La finestra Dissenyador de maquetació us permet convertir-vos en un veritable artista de maquetació i fer tot tipus de canvis al vostre PO simplement movent els camps per la pàgina amb el ratolí.

El botó Gestiona les plantilles, també disponible a la pestanya Format, us permet triar el formulari de comanda que voleu personalitzar quan hàgiu creat anteriorment més d'un formulari.

Com omplir una comanda de compra a QuickBooks 2019

Potser us quedeu sense aparells, doohickeys o algun altre element de la vostra llista d'articles i ja esteu preparat per reordenar aquestes coses, siguin quines siguin. Seguiu aquests passos per omplir un PO:

1. Seleccioneu Proveïdors → Crea comandes de compra.

També podeu fer clic a la icona Comandes de compra a la pantalla d'inici o fer clic a l'àrea Noves transaccions del Centre de venedors i després seleccionar Comandes de compra. Veu la finestra Crea comandes de compra, que és similar a la figura que es mostra. Tingueu en compte que els detalls exactes d'aquesta finestra depenen de com personalitzeu el vostre formulari de comanda.

La finestra Crea comandes de compra.

2. Trieu un venedor al menú desplegable Proveïdor.

Feu clic a la fletxa avall per veure una llista dels vostres proveïdors. Feu clic a un venedor per veure'n el nom i l'adreça al quadre Proveïdor. Si no trobeu el nom del venedor al vostre menú, seleccioneu Afegeix nou al menú i, a continuació, ompliu la informació sobre el venedor al quadre de diàleg Nou venedor resultant. Feu clic a D'acord quan hàgiu acabat amb el quadre de diàleg.

3. Si feu un seguiment del vostre inventari per classe, trieu una classe al menú desplegable Classe.

És possible que la finestra Crea comandes de compra no tingui un menú desplegable Classe. Si no ho fa, i voleu que en tingui un, heu de configurar QuickBooks per fer un seguiment de les despeses per classe. Per fer-ho, obriu el fitxer QuickBooks en mode d'usuari únic com a administrador. A continuació, trieu Edita→ Preferències i feu clic a la icona Comptabilitat a la llista de l'esquerra. (És possible que també hàgiu de fer clic a la pestanya Preferències de l'empresa.) Finalment, marqueu la casella de selecció Utilitza el seguiment de classes i feu clic a D'acord.

4. (Opcional) Seleccioneu un representant, una data prevista i un FOB si els feu servir a la vostra comanda.

És possible que hàgiu d'omplir altres camps abans d'arribar a les descripcions element per element a la part inferior. De nou, és possible que aquests camps no apareguin si no heu indicat que els voleu al formulari.

5. Aneu a la columna Article i comenceu a introduir els articles que esteu demanant.

Introduir els elements és la part més important de la creació d'una comanda. Quan us moveu a la columna Element, es converteix en un menú desplegable. Feu clic a la seva fletxa cap avall per veure la llista d'elements. És possible que hàgiu de desplaçar-vos fins a l'element que voleu introduir. Una manera ràpida de desplaçar-se fins a l'element és escriure les primeres lletres del nom de l'element. Si escriviu el nom d'un element que no es troba a la llista d'elements, QuickBooks us preguntarà si voleu configurar aquest element. Si és així, feu clic a Configura i, a continuació, ompliu el quadre de diàleg Nou element.

Introduïu tants elements com vulgueu a la columna Element. QuickBooks us omple la descripció d'un element, però podeu editar el que posi a la columna Descripció, si cal. A la columna Quantitat, indiqueu quants de cada article necessiteu.

6. Si voleu, ompliu el camp Missatge del proveïdor, però definitivament ompliu el camp Memo.

El camp Missatge del venedor és on introduïu un missatge a la part que rep la vostra comanda. Podríeu escriure'n Aconsegueix-me aquestes coses aviat!

No importa el que facis, assegureu-vos d'omplir el camp Memo. El que escriviu en aquest camp apareix al quadre de diàleg Obre comandes de compra, i aquesta informació és la manera més segura d'identificar per a què serveix aquesta comanda. Introduïu alguna cosa significativa que pugueu entendre d'aquí a dues setmanes, tres setmanes o un mes, quan pagueu els articles que demaneu.

A la part superior de la finestra Crea comandes de compra hi ha la casella de selecció Imprimeix més tard, que us indica si voleu imprimir aquesta comanda. Si voleu imprimir la comanda, assegureu-vos que aquesta casella de selecció estigui seleccionada. Després d'imprimir la comanda, la marca de verificació desapareix del quadre.

7. Feu clic a Imprimeix per imprimir la comanda.

Si aquesta comanda és una de les moltes que heu estat emplenant i voleu imprimir-ne diverses alhora, feu clic a la fletxa que hi ha a sota del botó Imprimeix i trieu Lot al menú desplegable. Abans d'imprimir la comanda, però, és possible que vulgueu fer clic a la fletxa avall que hi ha a sota del botó Imprimeix i escolliu Vista prèvia per veure com serà la comanda quan l'imprimiu. QuickBooks us mostra una rèplica en pantalla del PO. Espero que sembli bé.

Feu servir el botó Historial després de rebre els articles que heu enumerat amb tanta cura a la comanda. Després de rebre els articles i registrar-ne la recepció, fer clic a aquest botó indica a QuickBooks que us proporcioni l'historial complet d'un article: quan el vau demanar i quan el vau rebre.

Pel que fa als altres botons de la part superior, crec que ja sabeu quins són.

8. Feu clic a Desa i nou o Desa i tanca per registrar la comanda.

QuickBooks desa la comanda i mostra una finestra de comanda nova i en blanc en la qual podeu introduir una altra comanda.

Com comprovar les comandes de compra a QuickBooks

Enregistreu els ordres de comanda. Passen un parell de setmanes i et preguntes: "He encarregat aquests doohickeys a Acme?" Seleccioneu Informes → Compres → Obre comandes de compra per veure un informe que enumera les ordres de compra pendents. O feu clic al Centre d'informes, seleccioneu Compres a la columna de l'esquerra, feu clic al botó Visualització de llista a l'extrem superior dret per obtenir una llista real d'informes de compres i, a continuació, feu clic a l'informe Obre comandes de compra. De manera alternativa, podeu utilitzar el carrusel del Centre d'informes per consultar els informes d'una categoria. Per utilitzar el carrusel, seleccioneu Compres a la columna de l'esquerra, feu clic al botó Visualització de carrusel (al costat del botó Visualització de llista) i, a continuació, feu clic a la imatge de la pila d'informes que apareix a l'esquerra o a la dreta de la imatge de la imatge seleccionada. informe.

Com rebre articles de la comanda de compra a QuickBooks

Després que els vostres doohickeys i gadgets hagin arribat amb un tren de camells, heu de registrar la recepció dels articles i afegir-los a la vostra llista d'articles.

Les dues primeres coses que cal fer són anotar si les coses venien amb una factura i després decidir com voleu pagar-les. Aquestes decisions són les mateixes que heu de prendre si rebeu mercaderies sense haver emplenat prèviament un PO.

Enregistreu els articles de comanda que rebeu de la mateixa manera que registreu altres articles que rebeu:

• Si pagueu per articles de comanda amb un xec, utilitzeu la finestra Escriviu xecs.
• Si rebeu els articles de comanda sense factura, utilitzeu la finestra Crea rebuts d'articles.
• Si rebeu els articles de comanda amb una factura, utilitzeu la finestra Introduïu factures.

Independentment de la finestra que utilitzeu, quan seleccioneu el venedor que us ha venut els articles de comanda, QuickBooks us avisa que existeixen ordres de compra oberts per al venedor i us preguntarà si voleu rebre una comanda. És clar que sí. ( Rebre contra significa simplement comparar el que vau demanar amb el que heu rebut.) Quan feu clic a Sí, QuickBooks mostra el quadre de diàleg Obre comandes de compra, tal com es mostra aquí. Seleccioneu els ordres de comanda amb els quals esteu rebent i feu clic a D'acord. QuickBooks omple la pestanya Articles per mostrar totes les coses que vau demanar. Si el que mostra QuickBooks no és el que heu rebut, potser haureu de fer ajustos.

El quadre de diàleg Obre comandes de compra.