Com facturar a un client a QuickBooks 2019

Per facturar a un client des de QuickBooks 2019, utilitzeu la finestra Crear factures per identificar el client i especificar l'import que el client deu. Per mostrar la finestra Crear factures, escolliu l'ordre Clients → Crea factures. Quan ho feu, QuickBooks mostra una finestra Crear factures com la que es mostra. Podeu utilitzar més d'un tipus de plantilla de factura de QuickBooks.

Tingueu en compte, però, que la finestra Crear factures que veieu pot no semblar exactament com la que es mostra. També podeu optar per personalitzar un formulari de factura perquè s'adapti perfectament als vostres requisits empresarials. Els passos específics que feu poden ser lleugerament diferents si treballeu amb una plantilla de formulari de factura de QuickBooks diferent.

1Per mostrar la finestra Crear factures, escolliu l'ordre Clients→Crea factures.

Quan ho feu, QuickBooks mostra una finestra Crear factures. Tingueu en compte, però, que la finestra Crear factures que veieu pot no semblar exactament com la que es mostra. Podeu utilitzar més d'un tipus de formulari de factura. També podeu optar per personalitzar un formulari de factura perquè s'adapti perfectament als vostres requisits empresarials.

2Identificar el client i, si escau, la feina.

Per fer-ho, seleccioneu el client o la combinació de client i feina a la llista desplegable Client:Treball. No us preocupeu per aquest negoci de "feina" si no esteu familiaritzat amb ell.

Heu d'identificar el client específic que esteu facturant seleccionant aquest client de la llista Client:Ocupació. Si el client és un client nou que encara no heu facturat ni descrit a la llista de clients, introduïu un nom breu per al client, com ara una abreviatura del nom comercial del client, a la llista Client: Treball.

A continuació, QuickBooks indica que el client encara no existeix a la llista de clients i us pregunta si voleu afegir el client; indica que ho fas. Quan se us demani, proporcioneu la informació del client que demana QuickBooks.

També podeu classificar una factura com a una categoria determinada mitjançant la llista desplegable Classe. En aquest moment, no us preocupeu per utilitzar el seguiment de classes.

3Confirmeu o proporcioneu informació nova de la capçalera de la factura.

Després d'identificar el client, QuickBooks omple els camps Data, Factura, Factura a i possiblement els camps Enviament a. Probablement no necessiteu canviar cap d'aquesta informació. Heu de revisar la informació que es mostra en aquests quadres per assegurar-vos que és correcta.

Per exemple, normalment no facturaries a ningú tret que ja hagis enviat el producte o hagis prestat el servei. Per tant, probablement hauríeu de confirmar que la data de la factura segueix la data d'enviament del producte o la data de prestació del servei. També podeu confirmar, per exemple, que l'adreça d'enviament a és correcta.

4 Proporcioneu o confirmeu la informació del camp de la factura.

Les factures inclouen informació de camp que registra elements com ara números de comanda de compra, condicions de pagament, data d'enviament i mètode d'enviament. Hauríeu d'assegurar-vos que el que QuickBooks mostri en aquests quadres de text sigui correcte.

Si un client us ha proporcionat un número de comanda de compra, per exemple, introduïu aquest número de comanda al quadre Número de comanda. Confirmeu que les condicions de pagament que es mostren al quadre Condicions són correctes. Confirmeu que la data que es mostra al camp Enviament és correcta.

No s'han d'omplir tots aquests camps per a cada factura, però voleu proporcionar qualsevol informació que faciliti que un client pagui una factura, lligui una factura als seus registres de compres i esbrineu com i quan es fa un article. sent enviat.

5 Descriu els articles venuts.

L'aspecte de l'àrea de columnes de la vostra factura depèn realment de si veneu productes o serveis. La figura mostra l'àrea de columnes dels productes. L'àrea de columnes d'un servei sembla més senzilla perquè no proporcioneu molta informació en descriure els elements del servei.

A l'àrea de columnes, voleu descriure cada article (cada producte o servei) per als quals factura una factura. Per fer-ho, utilitzeu una sola fila per a cada element. El primer article pel qual voleu facturar, aleshores, va a la fila 1 de l'àrea de columnes.

Per a cada article, introduïu la quantitat demanada, el codi de l'article i un preu o tarifa. QuickBooks recupera una descripció d'element de la vostra llista d'articles i col·loca aquestes dades a la columna Descripció. QuickBooks també calcula l'import facturat per l'article multiplicant la quantitat pel preu o tarifa.

Tanmateix, podeu editar els camps Descripció i Import. Si editeu el camp Import, QuickBooks torna a calcular el camp Preu cada dividint l'import per la quantitat.

Per introduir elements addicionals a la factura, introduïu files addicionals. Cada article pel qual voleu facturar (cada article que hauria d'aparèixer com a càrrec independent a la factura) apareix com una fila a l'àrea de columnes. Si voleu facturar a un client algun producte, s'utilitza una línia a l'àrea de columnes de la factura per a aquest producte.

Si voleu cobrar a un client pel transport, una línia de l'àrea de factura descriu aquest càrrec. Si voleu facturar a un client l'impost sobre les vendes, una altra vegada, una línia o fila de l'àrea de columnes mostra el càrrec de l'impost sobre les vendes.

Els descomptes representen línies difícils d'incloure en una factura. Suposem que voleu concedir a algun client un descompte del 10 per cent. Per fer-ho, incloeu una línia de descompte a la vostra factura. Però tot i que QuickBooks inclou un article de descompte a la seva llista d'articles, només es pot aplicar un percentatge de descompte a la línia anterior de la factura. Per aquest motiu, QuickBooks també proporciona una línia de subtotal. Utilitzeu una línia de subtotal per sumar tots els elements anteriors que es mostren a la factura. En subtotalitzar tots els articles del producte que es mostren a la factura, per exemple, l'empresa pot concedir al client un descompte del 10 per cent en aquests productes.

Heu d'incloure el símbol de percentatge per dir-li a QuickBooks que calculi un descompte igual a un percentatge del subtotal. Si ometeu el símbol de percentatge, QuickBooks suposa que voleu un descompte en dòlars, no un descompte percentual. A la figura, per exemple, ometre el símbol de percentatge convertiria el descompte del 10 per cent en un descompte de 10 dòlars.

6Utilitzeu el quadre Missatge del client a la part inferior de la finestra Crear factures per proporcionar un missatge del client que apareix a la part inferior de la factura.

Si heu creat una plantilla de formulari de factura personalitzada que inclou altra informació al peu de pàgina, aquests quadres de peu de pàgina també apareixeran a la part inferior de la finestra Crear factures. Podeu utilitzar-los per recollir i transferir informació addicional al peu de pàgina.

7 (Opcional) Comproveu l'ortografia.

Si feu clic al botó Ortografia, que apareix a la vora superior de la pestanya Format de la finestra Crear factures, QuickBooks comprova l'ortografia de les paraules que utilitzeu a la factura. Si QuickBooks no troba errors ortogràfics, mostra un missatge que us informa que la correcció ortogràfica s'ha completat. Si QuickBooks troba un error ortogràfic (les abreviatures de codi de producte solen produir errors ortogràfics a QuickBooks), mostra el quadre de diàleg Comprova l'ortografia al formulari.

Podeu utilitzar el quadre Canvia a per corregir el vostre error ortogràfic, si realment és un error ortogràfic. Podeu seleccionar una de les substitucions suggerides al quadre de llista Suggeriments fent clic al suggeriment i després al botó Substitueix. Podeu substituir totes les ocurrències de l'error ortogràfic fent clic al botó Substitueix-ho tot. Si la paraula que QuickBooks diu que està mal escrita està correctament escrita, podeu fer clic al botó Ignora per dir-li a QuickBooks que ignori aquesta paraula o al botó Ignora-ho tot per dir-li a QuickBooks que ignori totes les ocurrències d'aquesta paraula al formulari de factura.

Si utilitzeu termes que sempre apareixen com a paraules mal escrites, almenys a QuickBooks, podeu fer clic al botó Afegeix que apareix al quadre de diàleg Comprova l'ortografia al formulari. Si feu clic al botó Afegeix, QuickBooks afegeix la paraula al seu diccionari ortogràfic. Després d'haver afegit una paraula al diccionari d'ortografia de QuickBooks, QuickBooks no veu que la paraula estigui mal ortografiada.

Tingueu en compte també que podeu fer clic al botó Opcions per mostrar el quadre de diàleg Opcions d'ortografia. El quadre de diàleg Opcions d'ortografia inclou caselles de verificació que podeu utilitzar per activar o desactivar determinats tipus de lògica de verificació ortogràfica. Podeu seleccionar una casella de selecció per indicar a QuickBooks que comprove sempre l'ortografia dels formularis abans d'imprimir, desar o enviar el formulari, per exemple. El quadre de diàleg també inclou caselles de verificació que indiquen a QuickBooks que ignori certs tipus de paraules, com ara les que utilitzen números, les que estan totes en majúscules i les que estan barrejades amb majúscules.

8Feu clic al botó Desa i tanca o al botó Desa i nou per desar la factura.

Feu clic al botó Desa i tanca si voleu desar la factura i tanqueu la finestra Crear factures. Feu clic al botó Desa i nou si voleu desar la factura i, a continuació, introduïu una altra factura a la versió en blanc de la finestra Crear factures.

Feu clic a la pestanya Envia/Enviament i, a continuació, al botó FedEx o UPS per iniciar la finestra QuickBooks Shipping Manager, que us permet automatitzar alguns dels passos d'enviament de paquets mitjançant Federal Express o United Parcel Service (UPS). La primera vegada que inicieu el Gestor d'enviaments, haureu de fer una mica de feina de configuració.

Per consultar les factures que ja heu creat, feu clic als botons Anterior i Següent. O feu clic al botó Cerca i utilitzeu el quadre de diàleg Cerca factures per descriure la factura que voleu localitzar.