Com executar la configuració de QuickBooks 2013

Després d'instal·lar el programa QuickBooks 2013, el programa d'instal·lació pot iniciar QuickBooks automàticament i, a continuació, obrir la configuració de QuickBooks. També podeu iniciar la configuració de QuickBooks iniciant el programa QuickBooks de la mateixa manera que inicieu qualsevol programa a l'ordinador. Després de tenir-lo obert, trieu l'ordre Fitxer → Nova empresa per iniciar la configuració de QuickBooks.

El gran QuickBooks 2013 Benvingut

La pantalla Configurem el vostre negoci ràpidament de la configuració de QuickBooks 2013 apareix quan trieu l'ordre Nova empresa. La pantalla proporciona informació general sobre la creació d'una nova empresa dins de QuickBooks. La pantalla també ofereix enllaços, com ara l'enllaç que podeu fer clic per obtenir ajuda d'un assessor certificat de QuickBooks.

(Per cert, els QuickBooks Pro Advisors són persones que han fet una prova sobre QuickBooks i han pagat aproximadament 500 dòlars a Intuit per obtenir una còpia de QuickBooks i figurar al lloc web de QuickBooks com a QuickBooks Pro Advisors.) És probable que vulgueu llegir-ho. la informació de la pantalla, però quan estigueu preparat per començar, feu clic al botó Inici ràpid.

Mètode d'inici ràpid de QuickBooks 2013

QuickBooks 2013 ofereix una versió accelerada del procés de configuració de QuickBooks, que podeu utilitzar quan no vulgueu personalitzar la configuració.

Si feu clic al botó Express Start, QuickBooks recopila una mica d'informació sobre la vostra empresa i, a partir d'aquesta informació, configura un fitxer d'empresa que hauria de funcionar per a una empresa com la vostra.

Després de fer clic a Express Start per crear el fitxer de l'empresa, QuickBooks us demanarà que descrigueu les persones (clients, venedors i empleats) amb qui feu negocis, els articles que veneu i el vostre compte bancari. Proporcioneu aquestes descripcions passant per una sèrie de pantalles i omplint quadres i fulls de treball a la pantalla.

Mètode de configuració avançada de QuickBooks 2013

El botó Configuració avançada, si es fa clic, inicia l'entrevista EasyStep, que us guiarà a través d'un munt de pantalles plenes d'informació que us permeten especificar amb força com hauria de ser el fitxer d'empresa que configura QuickBooks.

Per passar a la pantalla següent de l'entrevista EasyStep, feu clic al botó Següent. Per passar a la pantalla anterior, feu clic al botó Enrere. Si et desanimes i vols renunciar, pots fer clic al botó Surt. Però intenta no desanimar-te.

Configureu la informació de l'empresa a QuickBooks 2013

Les primeres pantalles de l'entrevista EasyStep recullen diverses dades generals importants sobre el vostre negoci, com ara el nom de la vostra empresa i el nom legal de l'empresa, l'adreça de la vostra empresa, el vostre número d'identificació fiscal federal, el primer mes de l'any fiscal (normalment, gener ), el tipus de formulari d'impost sobre la renda que utilitza la vostra empresa per informar a l'IRS i el sector o el tipus d'empresa que opereu (venda al detall, serveis, etc.).

Després de recopilar aquesta informació general de l'empresa, QuickBooks crea el fitxer de dades de l'empresa que emmagatzema la informació financera de la vostra empresa. QuickBooks suggereix un nom predeterminat o un fitxer de dades de QuickBooks basat en el nom de l'empresa. Tot el que heu de fer és acceptar el nom suggerit i la ubicació de la carpeta suggerida (tret que vulgueu desar el fitxer de dades a la carpeta Els meus documents, cosa que no és una mala idea).

Personalitzeu la vostra configuració de QuickBooks 2013

Després que QuickBooks reculli la informació general de l'empresa esmentada als paràgrafs anteriors, l'entrevista EasyStep us fa preguntes molt específiques sobre com gestioneu el vostre negoci perquè pugui establir les preferències de QuickBooks. Les preferències, en efecte, activen o desactiven diverses funcions de comptabilitat dins de QuickBooks, controlant així com funciona i es veu QuickBooks. Aquests són els tipus de preguntes que demana l'entrevista EasyStep per establir les preferències de QuickBooks:

• La vostra empresa manté un inventari?

• Vols fer un seguiment de l'inventari que compres i vens?

• Recapteu l'impost de vendes dels vostres clients?

• Voleu utilitzar les comandes de vendes per fer un seguiment de les comandes dels clients i les comandes en últim moment?

• Voleu utilitzar QuickBooks per ajudar-vos amb la nòmina dels vostres empleats?

• Necessites fer un seguiment de diverses monedes a QuickBooks perquè tractes amb clients i venedors d'altres països, i aquestes persones solen tenir l'audàcia de pagar-te o facturar-te en una moneda diferent de la que utilitza el teu país?

• Voleu fer un seguiment del temps que vosaltres o els vostres empleats dediqueu a feines o projectes per als clients?

• Com voleu gestionar les factures i els pagaments (introduïu els xecs directament, o introduïu primer les factures i els pagaments després)?

Establiu la vostra data d'inici de QuickBooks 2013

Potser la decisió clau que preneu a l'hora de configurar qualsevol sistema de comptabilitat és el dia en què comenceu a utilitzar el vostre nou sistema. Això s'anomena data de conversió .

Normalment, voleu començar a utilitzar un sistema de comptabilitat el primer dia de l'any o el primer dia d'un mes nou. Se us demanarà que identifiqueu la data d'inici mitjançant el quadre de diàleg que es mostra.

El moment més fàcil per començar a utilitzar un nou sistema de comptabilitat és a principis d'any. La raó? Podeu introduir un balanç de prova més senzill. A l'inici de l'any, per exemple, només introduïu els saldos del compte d'actiu, passiu i patrimoni del propietari.

En qualsevol altre moment, també introduïu els saldos del compte d'ingressos i despeses anuals fins a la data. Normalment, només teniu disponible aquesta informació d'ingressos i despeses anuals a principis de mes. Per aquest motiu, l'única altra data d'inici factible que podeu escollir és l'inici d'un mes.

En aquest cas, obteniu quantitats d'ingressos anuals fins al final del mes anterior del vostre sistema de comptabilitat anterior. Per exemple, si heu estat utilitzant Peachtree Accounting, obteniu imports d'ingressos i despeses anuals de Peachtree.

Després de proporcionar la data d'inici, heu proporcionat la informació bàsica de l'empresa; heu identificat la majoria de les vostres preferències de comptabilitat; i heu identificat la data en què voleu començar a utilitzar QuickBooks. Ja quasi estàs.

Si feu clic al botó Surt, QuickBooks us deixarà al programa QuickBooks, preparat per començar a treballar. Tanmateix, el procés d'entrevista EasyStep no es perd per sempre; per tornar a l'entrevista, només cal que obriu el fitxer que estaves en procés de creació. Quan ho feu, l'entrevista EasyStep es reinicia.

Reviseu el gràfic de comptes suggerit per a la configuració de QuickBooks 2013

Al final de l'entrevista EasyStep, basant-se en la informació que proporcioneu sobre el vostre tipus de indústria i el formulari de declaració d'impostos que presenteu a l'IRS, QuickBooks suggereix un conjunt de comptes inicial, que els comptables anomenen un pla de comptes. Aquests comptes són les categories que utilitzeu per fer un seguiment dels vostres ingressos, despeses, actius i patrimoni del propietari.

La figura següent mostra la pantalla que mostra l'entrevista EasyStep per mostrar-vos aquests comptes.

Els comptes que QuickBooks marca amb un xec, tal com explica la pantalla, són els comptes recomanats. I si no feu res més, aquests comptes comprovats són els que utilitzareu (almenys per començar) a QuickBooks. Tanmateix, podeu eliminar un compte suggerit fent clic a la marca de verificació. QuickBooks elimina la marca de verificació i això significa que el compte no formarà part del pla de comptes final.

També podeu fer clic a un compte per afegir una marca de verificació i incloure el compte al pla de comptes inicial.

Podeu fer clic al botó Restaura les recomanacions a la part inferior de la llista per tornar al pla de comptes recomanat inicial (si heu fet canvis que després decidiu que no voleu).

Quan el pla de comptes suggerit us sembla bé, feu clic a Següent. Està bé acceptar el que suggereix QuickBooks perquè podeu canviar el pla de comptes més tard.

Afegiu la vostra informació al fitxer d'empresa de configuració de QuickBooks 2013

Independentment de si utilitzeu el mètode Express Start per crear un fitxer d'empresa o el mètode de configuració avançada/entrevista EasyStep, després que vosaltres i QuickBooks hàgiu configurat el fitxer de l'empresa, QuickBooks us demanarà que introduïu la vostra pròpia informació al fitxer de l'empresa.

Afegiu clients, venedors i empleats a la configuració de QuickBooks 2013

Per descriure clients, venedors i empleats, feu clic al primer botó Afegeix. QuickBooks pregunta si és possible obtenir aquestes dades d'un altre lloc, com ara un programa de correu electrònic o un servei de correu electrònic (Outlook, Gmail, etc.), o si només voleu introduir la informació manualment en un full de treball.

El més probable és que introduïu la informació manualment, així que feu clic a aquest botó i després feu clic a Continuar. Quan QuickBooks mostri una finestra de full de treball tal com es mostra a la figura, introduïu cada client, venedor o empleat a la seva pròpia fila i assegureu-vos d'incloure tant el nom com la informació de l'adreça.

Feu clic a Continuar quan acabeu. A continuació, QuickBooks us pregunta si voleu introduir els saldos inicials (imports que deu o se us deuen) per als clients i venedors. Indiqueu-ho fent clic a l'enllaç Introduïu els saldos d'obertura i, a continuació, introduïu els saldos oberts a la pantalla que proporciona QuickBooks.

Introduïu els serveis i els articles d'inventari que veneu a la configuració de QuickBooks 2013

Per descriure les coses que veneu, feu clic al segon botó Afegeix. QuickBooks us pregunta sobre les coses que veneu, per exemple, si veneu serveis, si veneu articles d'inventari i si voleu fer un seguiment d'aquests articles d'inventari que veneu. Contesteu aquestes preguntes fent clic al botó d'opció que s'adapti a la vostra situació i després feu clic a Continuar.

Quan QuickBooks mostra una finestra de full de treball, descriu cada article que ven en una fila de full de treball independent. Assegureu-vos de descriure també els articles d'inventari que tingueu en el moment en què feu la conversió a QuickBooks. Feu clic a Continuar quan acabeu. Si teniu més d'un tipus d'article que veneu, heu de repetir aquest procés per a cada tipus d'article.

Introduïu els comptes bancaris empresarials a la configuració de QuickBooks 2013

Per descriure el vostre compte bancari empresarial (o comptes bancaris), feu clic al tercer botó Afegeix. Quan QuickBooks mostri la finestra del full de treball Afegeix els teus comptes bancaris (no es mostra), proporcioneu el nom, el número de compte i el saldo de cada compte bancari a la data de conversió. Quan acabeu d'introduir aquesta informació, feu clic a Continuar.