Com crear una comanda de compra de QuickBooks 2019

Una comanda de compra de QuickBooks té un propòsit senzill: li diu a un venedor que voleu comprar algun article. De fet, una comanda de compra és un contracte de compra.

Moltes petites empreses no utilitzen ordres de compra. Però quan arriben a una mida determinada, moltes empreses decideixen utilitzar-les perquè les comandes de compra es converteixen en registres permanents dels articles que han demanat. A més, l'ús de comandes de compra sovint formalitza el procés de compra en una empresa. Podeu decidir, per exemple, que ningú de la vostra empresa no pot comprar res que costi més de 100 dòlars tret que rebi una comanda de compra. Si només podeu emetre ordres de compra, heu controlat eficaçment les activitats de compra mitjançant aquest procediment.

Com crear una ordre de compra real de QuickBooks

Per utilitzar QuickBooks per crear comandes de compra, seguiu aquests passos:

Digueu a QuickBooks que voleu crear una comanda de compra escollint Proveïdors → Crea comandes de compra.

QuickBooks mostra la finestra que es mostra.

Si el menú Proveïdors no proporciona una ordre Crea ordres de compra, QuickBooks no sap que voleu crear ordres de compra.

Utilitzeu la llista desplegable Proveïdor per identificar el venedor a qui voleu comprar l'article.

La llista desplegable de proveïdors enumera cadascun dels venedors de la vostra llista.

(Opcional) Classifica la compra mitjançant la llista desplegable Classe.

Tingueu en compte que no veieu una llista desplegable de classes tret que hàgiu activat el seguiment de classes.

(Opcional) Trieu una adreça d'enviament a diferent a la llista desplegable Enviament a a l'extrem superior dret.

La llista desplegable Envia a mostra una llista de tots els vostres clients, venedors i empleats. Canvia l'adreça d'enviament a seleccionant un d'aquests altres noms. Després de seleccionar una entrada de la llista Envia a, QuickBooks omple el quadre d'adreça d'enviament amb la informació adequada.

Confirmeu la data de la comanda de compra.

Inicialment, QuickBooks posa la data actual del sistema al quadre Data. Tanmateix, hauríeu de confirmar que la data que QuickBooks introdueix com a data de la comanda de compra és correcta. Aquesta és la data del contracte. Sovint, la data estableix termes contractuals, com ara el nombre de dies en què s'ha d'enviar l'article.

Confirmeu el número de la comanda de compra.

El número de comanda de compra, o número de comanda, identifica de manera única el document de comanda de compra. QuickBooks numera seqüencialment les comandes de compra per a vostè i col·loca el número adequat a la casella Núm. La conjectura que fa QuickBooks sobre el número de comanda de compra correcte sol ser correcta. Si no és correcte, podeu introduir un número de substitució.

Confirmeu el proveïdor i la informació d'enviament a.

El bloc de venedor i el bloc d'enviament identifiquen el venedor a qui esteu comprant l'article i l'adreça a la qual voleu que el venedor enviï l'enviament. Aquesta informació hauria de ser correcta si la vostra llista de proveïdors està actualitzada i heu utilitzat correctament la llista desplegable Enviament a per identificar, si cal, una adreça d'enviament a alternativa.

No obstant això, confirmeu que la informació que es mostra en aquests dos blocs d'adreces és correcta. Si la informació no és correcta, per descomptat, arregleu-la. Podeu editar la informació del bloqueig d'adreces seleccionant la informació incorrecta i tornant a escriure la que s'hagi de mostrar.

Descriu cada article que vulguis demanar.

Utilitzeu les columnes de la finestra Crea comandes de compra per descriure amb detall cada article que voleu demanar com a part de la compra. Cada element va en la seva pròpia fila. Per descriure un article que voleu comprar al venedor, proporcioneu la informació següent:

• Article: la columna Article és on enregistreu el número d'article únic per a l'article que voleu comprar. Recordeu que els elements s'han d'introduir o descriure a la llista d'elements. El més important que cal saber sobre la llista d'articles és que qualsevol cosa que vulgueu mostrar a la factura, o, per tant, en una comanda de compra, s'ha de descriure al fitxer de l'article.

• Descripció: a la columna Descripció, descriu l'element que seleccioneu. També podeu editar el camp Descripció perquè tingui sentit per als clients o venedors.

• Qty: La columna Qty especifica la quantitat de l'article que voleu. Òbviament, introduïu el nombre d'elements que voleu en aquest camp.

• Tarifa: la columna Tarifa especifica el preu per unitat o tarifa per unitat de l'article. Tingueu en compte que QuickBooks utilitza diferents etiquetes per a aquesta columna en funció del tipus d'empresa que hàgiu configurat.

• Client: la columna Client identifica el client per al qual s'està comprant l'article.

• Classe: a la columna Classe, classifiqueu els articles de l'ordre de compra al nivell d'article en lloc del nivell de l'ordre de compra. Tingueu en compte que no veureu aquesta columna tret que hàgiu activat el seguiment de classes.

• Import: la columna Import mostra el total gastat per a l'element. QuickBooks calcula l'import per a vostè multiplicant la quantitat per la tarifa (o preu). Podeu editar l'import de la columna. En aquest cas, QuickBooks ajusta la tarifa (o preu) de manera que la quantitat per la tarifa sempre sigui igual a la quantitat.

Introduïu una descripció de cada article que s'ha d'incloure a la comanda de compra. Això vol dir, per exemple, que si voleu demanar sis articles a un venedor, la vostra comanda de compra hauria d'incloure sis línies d'informació.

Imprimeix l'ordre de compra.

L'objectiu d'enregistrar una comanda de compra a QuickBooks és crear un registre formal d'una compra. Gairebé sempre voleu transmetre aquesta comanda de compra al venedor. L'ordre de compra indica al venedor exactament què voleu comprar i el preu que esteu disposat a pagar.

Per imprimir l'ordre de compra, podeu fer clic al botó Imprimeix. També podeu imprimir comandes de compra en un lot més endavant si seleccioneu la casella de selecció Imprimeix més tard (disponible a la pestanya Principal) quan creeu ordres de compra, deseu totes les comandes de compra que vulgueu imprimir més tard i, a continuació, trieu l'arxiu Fitxer →Imprimeix formularis→Ordre de comandes de compra.

Deseu l'ordre de compra.

Per desar la comanda de compra, feu clic al botó Desa i tanca o al botó Desa i nou. Si feu clic al botó Desa i nou, QuickBooks desa l'ordre de compra i torna a mostrar una versió buida de la finestra Crea comandes de compra perquè pugueu gravar una altra ordre de compra.

Trucs i consells sobre comandes de compra a QuickBooks 2019

Aquí hi ha algunes observacions més importants:

• No totes les compres mereixen una comanda de compra. Si no esteu acostumats a treballar amb ordres de compra, és fàcil passar-vos per la borda quan comenceu a utilitzar aquesta pràctica eina. No obstant això, tingueu en compte que no totes les compres garanteixen ordres de compra (vegeu l'article següent).
• Utilitzeu les ordres de compra per gestionar les compres. Normalment, les empreses utilitzen les ordres de compra com a forma de controlar i documentar les compres. De fet, moltes compres realment no requereixen una comanda de compra. Les quantitats que heu acceptat comprar que es documenten mitjançant contractes estàndard, com ara factures de la companyia telefònica, la companyia de gas i el vostre propietari, no necessiten ordres de compra, òbviament. A més, les compres modestes, com ara material d'oficina, sovint no necessiten ordres de compra. Definitivament, necessiteu una manera de controlar aquestes despeses, però probablement les ordres de compra no són el camí a seguir.
• Considereu altres eines de control complementàries. Altres controls pressupostaris, com ara "l'aprovació del supervisor" o un pressupost simple, sovint funcionen igual de bé.