Com crear i imprimir un informe a QuickBooks 2016

Després de decidir quin informe de QuickBooks necessiteu, tot el que heu de fer és seleccionar-lo al menú corresponent o a la finestra del Centre d'informes. Per crear un informe estàndard de pèrdues i guanys, per exemple, seleccioneu Informes → Empresa i financers → Estàndard de pèrdues i guanys o seleccioneu-lo al Centre d'informes. O bé, feu doble clic a la imatge de l'informe a la finestra del Centre d'informes.

Depenent de la quantitat de dades que QuickBooks hagi de processar, és possible que vegeu un quadre d'informe de construcció abans que l'informe aparegui a la pantalla amb tota la seva esplendor. Aquí teniu un informe estàndard de pèrdues i guanys o un compte de resultats.

Un informe estàndard de pèrdues i guanys.

Si veieu un quadre de diàleg Personalitza l'informe en lloc d'un informe, podeu dir a QuickBooks que canviï aquesta opció. Per fer-ho, seleccioneu Edita → Preferències i després feu clic a la icona Informes i gràfics a la llista de l'esquerra. Feu clic a la pestanya Les meves preferències, si en teniu una i encara no està seleccionada. Traieu la marca de verificació de la casella de selecció Demana'm que modifiqui les opcions d'informe abans d'obrir un informe.

No podeu veure tota la versió en pantalla d'un informe tret que el vostre informe sigui molt petit (o la pantalla sigui monstruosament gran). Utilitzeu les tecles Amunt i Avall al teclat per desplaçar-vos cap amunt i cap avall, i feu servir les tecles Tab i Maj+Tab per moure's cap a l'esquerra i la dreta. O, si sou un amant del ratolí, podeu utilitzar la barra de desplaçament.

Per imprimir un informe, feu clic al botó Imprimeix a la part superior de l'informe i seleccioneu Informe al menú desplegable que apareix. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Imprimeix informes. Per acceptar les especificacions donades, que gairebé sempre estan bé, feu clic al botó Imprimeix. Mai no endevinareu què passa després: QuickBooks imprimeix l'informe!

El quadre de diàleg Imprimeix informes.

La primera vegada que imprimiu un informe, QuickBooks mostra un quadre de diàleg Funcions d'impressió que explica algunes coses sobre la mecànica per triar i imprimir informes.

Podeu seleccionar el botó d'opció Fitxer al tauler Imprimeix a per dir-li a QuickBooks que desi l'informe com a fitxer en lloc d'imprimir-lo. A continuació, podeu triar el format del fitxer: fitxer de text ASCII, fitxer delimitat per comes o fitxer delimitat per tabulacions. Podeu utilitzar qualsevol format de fitxer delimitat si voleu obrir el fitxer més tard amb un programa de full de càlcul, com ara Microsoft Excel. Després de fer clic a Imprimeix, utilitzeu el quadre de diàleg Crea un fitxer de disc que apareix per especificar el nom del fitxer i la ubicació d'emmagatzematge.

Tant el menú Fitxer com el submenú del botó Imprimeix de la finestra de l'informe proporcionen una ordre Desa com a PDF, que podeu utilitzar per crear una versió PDF de l'informe que es mostra al menú de l'informe. Només heu de triar l'ordre i proporcionar un nom per al PDF quan QuickBooks ho sol·liciti.

La configuració d'Orientació indica a QuickBooks com ha d'aparèixer l'informe al paper. La configuració del rang de pàgines especifiquen les pàgines que voleu imprimir. Les caselles de selecció Ajusta l'informe a xx pàgines amples i Ajusta l'informe a xx pàgines altes us permeten reduir l'informe perquè s'ajusti al nombre de pàgines que especifiqueu. El propòsit de la casella de selecció Imprimeix en color (només impressores en color) és força evident.

QuickBooks inclou dues opcions de salt de pàgina per crear informes més fàcils de llegir:

• Marqueu la primera casella de selecció (Salts de pàgina intel·ligents) per mantenir els elements que pertanyen al mateix grup a la mateixa pàgina.

• Seleccioneu la segona casella de selecció per donar a cada grup principal la seva pròpia pàgina.

• També podeu previsualitzar l'informe fent clic al botó Vista prèvia.