Com configurar usuaris addicionals de QuickBooks

Si més d'una persona farà servir QuickBooks, voleu configurar usuaris addicionals. No us limiteu a utilitzar una contrasenya per controlar l'accés al fitxer de dades de QuickBooks. Podeu configurar diverses contrasenyes per al fitxer de dades de QuickBooks. El que és realment bo d'aquesta pràctica és que podeu dir a QuickBooks que permeti que determinats usuaris i contrasenyes només facin certes coses.

Això sona complicat, però realment no ho és. El propietari de l'empresa, per exemple, pot tenir una contrasenya que li permeti fer qualsevol cosa. Però un nou empleat de comptabilitat, per exemple, pot tenir una contrasenya que només li permet registrar factures al sistema.

Com afegir usuaris a QuickBooks Enterprise Solutions

Per afegir usuaris a QuickBooks Enterprise Solutions, seguiu aquests passos:

1. Trieu Empresa → Usuaris → Configura usuaris i rols.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Usuari i rols (no es mostra). Aquest quadre de diàleg identifica tots els usuaris per als quals s'ha configurat l'accés a QuickBooks i els rols que QuickBooks pot ocupar quan s'utilitza QuickBooks. La llista d'usuaris, que apareix a la pestanya Llista d'usuaris del quadre de diàleg, també identifica qui està connectat actualment al sistema.

2. Digueu a QuickBooks que voleu afegir un usuari fent clic al botó Nou.

Quan feu clic a aquest botó, QuickBooks mostra el quadre de diàleg Nou usuari.

3. Identifiqueu l'usuari i proporcioneu una contrasenya.

Heu de donar un nom d'usuari a cada usuari per al qual esteu configurant. Per fer-ho, introduïu un nom curt, potser el nom de l'usuari, al quadre Nom d'usuari. Després d'identificar l'usuari, introduïu la contrasenya de l'usuari tant al quadre de text Contrasenya com al quadre de text Confirmació de la contrasenya.

4. Identifiqueu els rols de l'usuari.

Utilitzeu el quadre de llista Rols disponibles per seleccionar els rols (o funcions) que ocupa l'usuari. A continuació, afegiu el rol seleccionat a la llista de rols assignats de l'usuari fent clic al botó Afegeix. Per eliminar una funció d'un usuari, seleccioneu la funció al quadre de llista Rols assignats i feu clic a Elimina.

El quadre Descripció a la part inferior del quadre de diàleg Usuari nou us permet descriure la funció amb més detall. Podeu introduir el tipus d'usuari de QuickBooks al qual normalment se li assigna la funció seleccionada, per exemple.

5. (Opcional) Modifiqueu els rols segons sigui necessari.

Podeu afinar els rols que assigneu (amb l'ajuda de QuickBooks). Per fer-ho, torneu al quadre de diàleg Usuaris i rols, seleccioneu la pestanya Llista de rols, feu clic al rol que voleu canviar i, a continuació, feu clic al botó Edita. Quan el QuickBooks mostri el quadre de diàleg Edita la funció (no es mostra), seleccioneu una activitat o àrea de comptabilitat a la llista Àrea i activitats i, a continuació, utilitzeu els botons d'opció Nivell d'accés a l'àrea per especificar què pot fer un usuari amb la funció seleccionada. Podeu indicar que l'usuari no hauria de tenir accés seleccionant el botó d'opció Cap. Podeu indicar que l'usuari ha de tenir accés complet seleccionant el botó d'opció Complet. Si l'usuari ha de tenir accés parcial, seleccioneu el botó Parcial i, a continuació, marqueu o desactiveu (segons correspongui) les caselles de selecció Visualitza, Crea, Modifica, Suprimeix, Imprimeix i Visualitza el saldo.

Podeu veure quin accés té inicialment qualsevol rol seleccionant una de les entrades de la llista Àrea i activitats. QuickBooks utilitza els botons i quadres del nivell d'accés a l'àrea per mostrar la configuració actual de la funció.

Com a regla general, quan es tracta de controls comptables, voleu proporcionar una quantitat mínima d'accés. Si algú no necessita accés al fitxer de dades de QuickBooks per a les tasques del dia a dia, hauríeu de seleccionar el botó Cap. Si algú necessita una mica d'accés, potser per preparar pressupostos de feina o factures, només doneu aquest accés i res més. Al final d'aquest capítol, a "Mantenir uns bons controls comptables", parlo de per què és tan important minimitzar els drets i l'accés dels usuaris. Però la conclusió és la següent: com més capacitat doneu als empleats, subcontractistes o comptables per tal d'endinsar-se en el vostre sistema de comptabilitat per a petites empreses, més gran serà el risc que algú introdueixi errors al sistema de manera involuntària o intencionada. A més, com més grans siguin els drets i l'accés que doneu,

6. (Opcional) Reviseu els vostres permisos d'usuari.

Després de configurar un usuari, hauríeu de revisar (per anar amb compte) els permisos que heu donat a l'usuari. Per fer-ho, feu clic a la pestanya Llista d'usuaris del quadre de diàleg Usuaris i rols, seleccioneu l'usuari i, a continuació, feu clic al botó Veure permisos. Quan QuickBooks mostra el quadre de diàleg Visualitza els permisos (no es mostra), seleccioneu l'usuari i feu clic al botó Mostra per veure la finestra Visualitza els permisos (no es mostra), que mostra una llista molt detallada del que l'usuari pot i no pot fer.

7. (Opcional) Reviseu les modificacions del vostre rol.

Si canvieu els permisos d'un rol, probablement també vulgueu revisar aquests canvis. Per fer-ho, feu clic a la pestanya Llista de rols del quadre de diàleg Usuaris i rols, seleccioneu la funció i, a continuació, feu clic al botó Veure permisos. QuickBooks mostra una altra versió de la finestra Visualitza els permisos que enumera els rols que vostè i QuickBooks heu configurat. Seleccioneu la funció que voleu revisar i feu clic al botó Visualitza els permisos. QuickBooks mostra una altra versió de la finestra Visualitza els permisos, amb una llista detallada del que pot i no pot fer algú amb el rol.

8. Quan hàgiu acabat de revisar els permisos d'usuari i rol, feu clic a Tanca per tancar totes les finestres obertes i, a continuació, feu clic al botó Cancel·la o Tanca per tancar els quadres de diàleg oberts.

A partir d'aquest moment, el nou usuari pot utilitzar QuickBooks; els seus drets es limiten al que heu especificat.

Pot ser important auditar aquesta secció cada pocs mesos o anys, depenent de la vostra rotació laboral i de les vostres pràctiques de comptabilitat. Òbviament, els empleats o els comptadors anteriors ja no haurien de tenir funcions que els permetin fer canvis al vostre fitxer. Heck, probablement no haurien de tenir cap paper! La finestra de visualització de permisos de QuickBooks és una manera senzilla de veure aquestes dades en línia i, si voleu imprimir una còpia de la informació dels permisos, tot el que heu de fer és fer clic al botó Imprimeix de la finestra.

Com afegir usuaris a QuickBooks Pro i Premier

Per configurar usuaris addicionals a QuickBooks Pro i QuickBooks Premier, seguiu aquests passos:

1. Seleccioneu Empresa→Configurar usuaris i contrasenyes→Configurar usuaris.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Llista d'usuaris, que identifica tots els usuaris per als quals s'ha configurat l'accés a QuickBooks i que estan connectats actualment al sistema.

El quadre de diàleg Usuaris

2. Digueu a QuickBooks que voleu afegir un usuari fent clic al botó Afegeix usuari.

QuickBooks mostra el primer quadre de diàleg Configura la contrasenya i l'accés d'usuari, tal com es mostra.

El quadre de diàleg Configura contrasenya i accés d'usuari

3. Identifiqueu l'usuari i proporcioneu una contrasenya.

Doneu un nom d'usuari a cada usuari per al qual esteu configurant una contrasenya introduint un nom curt, potser el nom de l'usuari, al quadre Nom d'usuari. Després d'identificar l'usuari, introduïu la contrasenya de l'usuari tant al quadre de text Contrasenya com al quadre de text Confirmació de la contrasenya.

4. Feu clic a Següent per continuar i, a continuació, indiqueu si voleu limitar l'accés al nou usuari.

Quan QuickBooks mostri el segon quadre de diàleg Configura la contrasenya i l'accés d'usuari, indiqueu si voleu limitar l'accés i els drets de l'usuari, tal com es mostra. Si voleu limitar l'accés i els drets (els drets són simplement les coses que pot fer l'usuari), seleccioneu el botó d'opció Àrees seleccionades de QuickBooks. Si voleu que l'usuari pugui fer qualsevol cosa, seleccioneu el botó d'opció Totes les àrees de QuickBooks. Si indiqueu que el nou usuari hauria de tenir accés a totes les àrees de QuickBooks, heu acabat de configurar la contrasenya d'usuari i podeu saltar els passos restants.

Configuració de l'accés per a l'usuari

5. Feu clic a Següent per continuar i, a continuació, descriu l'accés a la informació i les tasques de vendes i comptes per cobrar.

Quan completeu el pas 4, QuickBooks mostra el tercer quadre de diàleg Configura la contrasenya i l'accés de l'usuari, el primer d'una sèrie de quadres de diàleg que us guiaran a través d'una entrevista, fent preguntes detallades sobre quin tipus d'accés hauria de tenir cada usuari a una àrea concreta. . Pel que fa a l'activitat de vendes, per exemple, QuickBooks pregunta sobre l'accés a les transaccions (com ara factures, notes de crèdit i informació de comptes a cobrar). Podeu indicar que l'usuari no hauria de tenir accés seleccionant el botó d'opció Sense accés (vegeu la figura següent). Podeu indicar que l'usuari ha de tenir accés complet seleccionant el botó d'opció Accés complet. Si l'usuari ha de tenir accés parcial, seleccioneu el botó d'opció Accés selectiu i després seleccioneu un dels botons subsidiaris: Crea només transaccions, Crea i imprimeix transaccions,

El quadre de diàleg Canvia la contrasenya d'usuari i accés

6. Feu clic a Següent i, a continuació, descriu els drets de compres i comptes per pagar.

Quan completeu el pas 5 fent clic a Següent, QuickBooks mostra el quart quadre de diàleg Configura contrasenya i accés d'usuari (no es mostra), que us permet especificar quin accés té aquest nou usuari a les àrees de compres i comptes a pagar. Podeu seleccionar el botó d'opció Sense accés. Podeu seleccionar el botó d'opció Accés complet. O podeu seleccionar un punt mitjà seleccionant el botó d'opció Accés selectiu i un dels botons subsidiaris. Les mateixes regles per establir drets i accés que s'apliquen a l'àrea de compres i comptes a pagar s'apliquen a l'àrea de vendes i comptes a cobrar.

7. Feu clic a Següent i, a continuació, descriu els drets d'usuari i l'accés restants.

Quan feu clic al botó Següent a la part inferior de cada versió del quadre de diàleg Configura la contrasenya i l'accés d'usuari, QuickBooks mostra diverses altres versions del quadre de diàleg que fa servir per consultar-vos els drets i l'accés dels usuaris. Després de descriure quins drets són adequats per a l'usuari a l'àrea de compres i comptes per pagar, per exemple, QuickBooks pregunta sobre l'àrea de xecs i targetes de crèdit. Després pregunta sobre l'àrea d'inventari. A continuació, es pregunta sobre la nòmina, seguida de preguntes sobre activitats de comptabilitat generals i sensibles. Finalment, QuickBooks pregunta sobre l'accés a les capacitats d'informació financera.

Limiteu els drets en cadascuna d'aquestes altres àrees de la mateixa manera que ho feu per a les vendes i comptes per cobrar i per a les compres i les àrees de comptes a pagar. Per tant, no descriuré com seleccioneu el botó d'opció Sense accés, el botó d'opció Accés complet o el botó Accés selectiu una i altra vegada. Només cal que estigueu atents mentre aneu per les pantalles, limitant els drets de l'usuari. Voleu que els usuaris tinguin els drets necessaris per fer la seva feina, però no voleu donar-los més drets dels que necessiten.

8. Especifiqueu si l'usuari pot canviar o eliminar transaccions.

Després d'haver trepitjat aproximadament mitja dotzena de versions dels quadres de diàleg Configura la contrasenya d'usuari i l'accés que demanen sobre àrees específiques de la comptabilitat de les petites empreses, QuickBooks mostra la pàgina Canviar o suprimir transaccions del quadre de diàleg Configurar la contrasenya i l'accés d'usuari. (no es mostra). La pàgina Canviar o suprimir transaccions us permet indicar si un usuari pot canviar les transaccions registrades abans de la data de tancament. En general, voleu limitar la capacitat d'un usuari per canviar o suprimir transaccions.

9. Feu clic a Següent i, a continuació, reviseu les vostres decisions de drets.

Quan feu clic a Següent, QuickBooks mostra la versió final del quadre de diàleg Configura la contrasenya i l'accés d'usuari (no es mostra), que identifica els drets d'usuari que heu assignat o permès. Podeu utilitzar aquest quadre de diàleg per revisar els drets que té algú. Si us adoneu que heu assignat drets incorrectament, feu clic al botó Enrere per tornar a través dels quadres de diàleg a aquell en què heu comès un error. Canvieu l'assignació de drets i feu clic al botó Següent per tornar a la finestra final del quadre de diàleg Configura la contrasenya i l'accés d'usuari.

10. Quan acabeu de revisar els drets d'usuari i l'accés, feu clic a Finalitza.

A partir d'aquest moment, el nou usuari podrà utilitzar QuickBooks; els seus drets es limiten al que heu especificat.

Com canviar els drets d'usuari a Enterprise Solutions

Podeu modificar els drets que assigneu a un usuari. Per fer-ho a QuickBooks Enterprise Solutions, seleccioneu Empresa → Usuaris → Configura usuaris i rols per mostrar el quadre de diàleg Usuaris i rols (no es mostra).

Per canviar els drets d'un usuari després de revisar-los, seleccioneu l'usuari i feu clic al botó Edita. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Edita usuari (no es mostra), que s'assembla molt al quadre de diàleg Nou usuari que feu servir per configurar l'usuari i descriure els seus drets. Utilitzeu els quadres de text Nom d'usuari, Contrasenya i Confirmar contrasenya per canviar la informació de l'usuari. Podeu utilitzar la llista de funcions disponibles, la llista de funcions assignades i els botons Afegeix i elimina per canviar el que l'usuari pot fer a QuickBooks; després feu clic a Tanca quan hàgiu acabat.

Per duplicar un usuari (és possible que vulgueu afegir un segon usuari amb permisos que reflecteixin els permisos d'un altre usuari), al quadre de diàleg Usuaris i rol, seleccioneu l'usuari que voleu clonar i feu clic a Duplicar. Quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Usuari duplicat (no es mostra), acabeu de descriure l'usuari nou i feu clic a D'acord.

Per eliminar un usuari, també feu servir el quadre de diàleg Usuari i rols. Simplement seleccioneu l'usuari i feu clic al botó Suprimeix. QuickBooks us demana que confirmeu la vostra supressió. Quan feu clic al botó Sí per a la confirmació, QuickBooks elimina l'usuari.

Com canviar els drets d'usuari a QuickBooks Pro i Premier

Podeu modificar els drets que assigneu a un usuari a QuickBooks Pro o Premier. Per fer-ho, seleccioneu Empresa→Configurar usuaris i contrasenyes→Configurar usuaris per mostrar el quadre de diàleg Llista d'usuaris (vegeu la figura).

El quadre de diàleg Llista d'usuaris

Per veure els drets que té un usuari concret, seleccioneu-lo a la llista i feu clic al botó Visualitza l'usuari. Quan ho feu, QuickBooks mostra el quadre de diàleg Visualitza l'accés d'usuari (vegeu la figura següent). Aquest quadre de diàleg mostra la mateixa informació que la versió final del quadre de diàleg Configura l'accés d'usuari i la contrasenya, que és el quadre de diàleg que utilitzeu inicialment per especificar quins drets hauria de tenir un usuari. Feu clic al botó Deixa per tancar el quadre de diàleg Visualitza l'accés d'usuari.

El quadre de diàleg Visualitza l'accés d'usuari

Per canviar els drets d'un usuari després de revisar-los, seleccioneu l'usuari i feu clic al botó Edita usuari. QuickBooks passa pel mateix conjunt de quadres de diàleg que utilitzeu per configurar l'usuari i descriure els seus drets. Feu servir els botons Següent i Enrere per fer coses com ara canviar el nom d'usuari o la contrasenya, especificar si l'usuari ha de tenir accés limitat i, si cal, limitar l'accés de l'usuari a una activitat concreta dins de QuickBooks.

Per eliminar un usuari, també feu servir el quadre de diàleg Llista d'usuaris. Simplement seleccioneu l'usuari i feu clic al botó Suprimeix l'usuari. QuickBooks us demana que confirmeu la vostra supressió (vegeu la figura següent). Quan feu clic al botó Sí per a la confirmació, QuickBooks elimina l'usuari.

El quadre de diàleg Suprimeix l'usuari