Com configurar llistes de fitxers mestres a QuickBooks 2019

Quan configureu QuickBooks 2019, com a qüestió pràctica, no només creeu un fitxer d'empresa que utilitzareu per emmagatzemar informació financera sobre la vostra empresa, sinó que també configureu llistes de fitxers mestres, com ara la llista d'elements de QuickBooks i la llista de classes de QuickBooks. . Aquestes llistes de fitxers mestres emmagatzemen informació que podeu utilitzar i reutilitzar. Una de les llistes de fitxers mestres descriu cadascun dels vostres clients; aquest fitxer mestre d'informació del client inclou el nom i l'adreça del client, la informació de contacte, els números de compte, etc.

Llista d'articles de Quickbooks

Si trieu l'ordre Llistes → Llista d'elements, QuickBooks mostra la finestra Llista d'elements, tal com es mostra. La finestra Llista d'elements enumera tots els elements que heu configurat com a part de l'execució de QuickBooks Setup i els elements que heu afegit manualment des de l'execució de l'assistent de configuració.

La finestra Llista d'elements.

La llista de nivells de preus de QuickBooks 2019

La llista de nivells de preus us permet crear ajustos de preus que podeu utilitzar sobre la marxa mentre feu factures als clients, emeteu notes de crèdit, etc.

Codis d'impost sobre vendes a QuickBooks 2019

La llista de codis d'impost sobre vendes manté una llista de codis, o abreviatures, que podeu utilitzar per descriure articles com a imposables o no imposables. Si trieu aquesta ordre, QuickBooks mostra una finestra amb una llista dels codis d'impost sobre vendes existents. (En general, veieu dos codis existents: Impost i No.)

La llista de codis d'impost sobre vendes no apareix tret que digueu a QuickBooks que faci un seguiment de l'impost sobre vendes durant la configuració o després. Per afegir codis d'impost sobre vendes, seguiu els passos següents:

Trieu Edita → Preferències.

Feu clic a l'element Impost sobre vendes a la llista de preferències.

Feu clic a la pestanya Preferències de l'empresa.

Respon la pregunta de l'impost sobre les vendes fent clic al quadre Sí.

Per afegir un codi d'impost sobre les vendes nou, feu clic a Afegeix un article de l'impost sobre les vendes i descriu el nou impost sobre les vendes quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Article nou (no es mostra) anomenant l'element de l'impost sobre vendes, descrivint-lo breument i, a continuació, proporcionant l'impost sobre vendes. agència de taxes i tributs.

Com configurar una llista d'articles de nòmina a QuickBooks 2019

La llista d'elements de nòmina identifica els elements que apareixen als talons de xecs de nòmines dels empleats. Si utilitzeu una oficina externa de serveis de nòmines per gestionar la vostra nòmina, i això no és una mala idea, ni tan sols us haureu de preocupar per la llista d'articles de nòmina. Si utilitzeu el servei de nòmina millorat de QuickBooks, de nou, no us preocupeu per la llista d'elements de nòmina. (En qualsevol dels casos, la gent de QuickBooks configuren els elements de nòmina que utilitzeu per registrar la nòmina.) I en el cas del servei complet de nòmines "ho fem tot" d'Intuit, ni tan sols cal que feu un seguiment de la nòmina a l'interior. QuickBooks, perquè la gent de QuickBooks ho fa a la seva oficina als seus ordinadors.

Si necessiteu afegir elements de nòmina, seguiu aquests passos:

1. Trieu l'ordre Llistes → Llista d'elements de nòmina.

QuickBooks mostra la finestra de llista d'elements de nòmina.

2. Per afegir un nou article de nòmina, feu clic al botó Element de nòmina i, a continuació, seleccioneu Element de nòmina → Nou.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Afegeix un nou article de nòmina (no es mostra). Podeu triar configurar un nou article de nòmina utilitzant el mètode EZ Set Up o el mètode de configuració personalitzada:

• Configuració EZ: si voleu que QuickBooks us ajudi i esteu configurant un element de nòmina habitual, feu clic al botó Configuració EZ, feu clic a Següent i seguiu les instruccions a la pantalla.
• Configuració personalitzada: si voleu realitzar una configuració personalitzada d'un element de nòmina, feu clic al botó Configuració personalitzada i, a continuació, feu clic a Següent. QuickBooks us guiarà a través d'una entrevista de pantalla múltiple que us preguntarà sobre l'element de nòmina que heu de configurar. El primer quadre de diàleg que mostra QuickBooks, per exemple, us demana que identifiqueu el tipus d'element de nòmina que voleu crear. Per respondre aquesta pregunta, seleccioneu un dels botons d'opció i feu clic a Següent.

3. Anomena la partida de nòmina.

Després d'identificar el tipus d'element de nòmina, poseu-ne un nom. QuickBooks ofereix una altra versió del quadre de diàleg Afegeix un nou article de nòmina que inclou un camp que ompliu per donar un nom al nou article.

4. Per finalitzar la configuració de l'element de nòmina, feu clic al botó Següent per passar per les preguntes restants de configuració de l'element de nòmina.

Identifiqueu el nom de l'agència governamental a la qual es paga la responsabilitat, el número d'identificació del contribuent que us identifica de manera única a l'agència tributària, el compte de responsabilitat que feu servir per fer el seguiment dels articles, la línia del formulari d'impostos que utilitzeu per informar de la article, les regles que QuickBooks hauria d'utilitzar per calcular l'article (com ara si l'article està subjecte a impostos) i un parell d'altres dades diverses. Després de proporcionar tota aquesta informació i fer clic al botó Finalitzar (que apareix a la darrera finestra Afegeix un nou article de nòmina), QuickBooks afegeix el nou element de nòmina a la llista d'articles de nòmina.

El menú Element de nòmina proporciona ordres útils per treballar amb la llista d'articles de nòmina. A més de les ordres que utilitzeu per afegir un element a la llista, el menú ofereix ordres per suprimir elements de nòmina, canviar el nom d'elements de nòmina, activar elements de nòmina i imprimir la llista d'elements de nòmina.

Com configurar la llista de classes de QuickBooks 2019

QuickBooks us permet utilitzar classes per segregar o fer un seguiment de les dades financeres d'una manera que no és possible quan utilitzeu altres fragments d'informació comptable, com ara el número de compte, el client, el representant de vendes, l'article, etc. Una empresa pot utilitzar classes, per exemple, per segregar la informació financera per botigues, unitats de negoci o territoris geogràfics.

Per configurar les classes, seguiu aquests passos:

1. Trieu l'ordre Llistes → Llista de classes.
QuickBooks mostra la finestra Llista de classes, tal com es mostra.

La finestra Llista de classes.

Si no veieu l'ordre Llista de classes, trieu Edita → Preferències, feu clic a la icona Comptabilitat, feu clic a la pestanya Preferències de l'empresa i marqueu la casella de selecció Utilitza el seguiment de classes per a la transacció.

2. Per crear una classe nova, seleccioneu Classe → Nou a la part inferior de la finestra.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Nova classe, tal com es mostra.

El quadre de diàleg Nova classe.

3. Per anomenar la nova classe, introduïu un nom o una abreviatura al quadre Nom de la classe.

Tingueu en compte que introduïu el nom de la classe cada vegada que enregistreu una transacció que s'inclou a la classe. Per aquest motiu, no voleu crear noms de classe llargs o fàcils d'escriure incorrectament. Feu les coses curtes, senzilles i fàcils.

4. Si la classe que esteu configurant és realment una subclasse d'una classe principal, marqueu la casella de selecció Subclasse de i, a continuació, trieu la classe principal a la llista desplegable Subclasse de.

5. Feu clic a D'acord per desar la classe.

Alternativament, feu clic a Cancel·la per no desar la classe o feu clic al botó Següent per desar la classe i tornar a mostrar el quadre de diàleg Nova classe.

Si no voleu que la classe s'utilitzi més, podeu seleccionar la casella de selecció La classe és inactiva.

El menú Classe, que apareix quan feu clic al botó Classe, també proporciona ordres per editar la informació de la classe seleccionada, per esborrar la classe seleccionada, per inactivar la classe seleccionada i per imprimir una llista de classes, així com diverses altres ordres útils. Totes aquestes ordres són bastant senzilles d'utilitzar. Experimenta amb ells per descobrir com funcionen.

Com configurar una llista de clients de QuickBooks 2019

Una llista de clients fa un seguiment de tots els vostres clients i la informació del client, com ara les adreces de facturació i d'enviament.

Seguiu aquests passos per afegir un client a la llista de clients:

1. Trieu l'ordre Clients → Centre de clients.

QuickBooks mostra la finestra Informació del client.

La finestra d'informació del client.

2. Per afegir un client nou, feu clic a la llista desplegable Client nou i treball i, a continuació, trieu l'ordre Client nou.

QuickBooks mostra la finestra Client nou.

La finestra Nou client.

3. Utilitzeu el quadre Nom del client per donar-li un nom curt.

No cal que introduïu el nom complet del client al quadre Nom del client. Aquesta informació pot anar al quadre Nom de l'empresa, que es mostra a la pestanya Informació de l'adreça. Només voleu una versió abreujada del nom del client que podeu utilitzar per referir-vos al client dins del sistema de comptabilitat de QuickBooks.

4. (Opcional) Si feu la factura al vostre client en una moneda diferent de la vostra moneda local habitual, trieu aquesta moneda a la llista desplegable Moneda.

Si vau dir a QuickBooks que treballeu en diverses monedes, ho hauríeu fet durant el procés de configuració de l'entrevista EasyStep, QuickBooks vol que us identifiqueu quan feu una factura a un client i cobrau els pagaments d'un client en una moneda diferent de la vostra moneda nacional.

5. (Regla habitual) Ignoreu les caselles Saldo d'obertura i Com de.

Normalment no voleu establir el saldo d'obertura del client mitjançant les caselles Saldo d'obertura i Des de. Aquesta no és la manera correcta d'establir el saldo dels comptes per cobrar dels vostres nous clients. Si feu això, bàsicament esteu configurant la part de dèbit d'una entrada sense la part de crèdit corresponent. Més tard, haureu d'introduir entrades de diari boges i absurdes per solucionar la vostra comptabilitat incompleta. Però existeix una excepció a la regla habitual, tal com es comenta al consell que segueix.

6. Utilitzeu les caselles de la pestanya Informació de l'adreça per proporcionar el nom de l'empresa i la informació de contacte, inclosos el nom del contacte, números de telèfon, números de fax, adreces de correu electrònic, adreces de facturació i enviament, etc.

No us diré que heu d'introduir el nom i el cognom d'algú a les caselles Nom complet o que els números de telèfon del vostre client van a les caselles amb l'etiqueta Telèfon principal i Telèfon de treball.

7. Feu clic a la pestanya Configuració de pagament per mostrar el conjunt de quadres que es mostren.

Podeu registrar el número de compte del client, el seu límit de crèdit, les condicions de pagament, els mètodes de pagament i lliurament preferits i fins i tot la informació de la targeta de crèdit. Tingueu en compte que les caselles de selecció de Pagaments en línia us permeten indicar que un client us pot pagar amb una targeta de crèdit o una transferència bancària, però ja heu d'haver configurat aquests serveis. Si no heu configurat els serveis, QuickBooks us demanarà que els configureu quan marqueu una d'aquestes caselles.

La pestanya Configuració de pagament.

8. (Opcional) Si feu el seguiment dels impostos sobre les vendes, feu clic a la pestanya Configuració de l'impost sobre les vendes per mostrar els quadres que utilitzareu per identificar el tipus d'impost sobre les vendes d'aquest client.

La pestanya Configuració de l'impost de vendes, per exemple, inclou una llista desplegable de codi fiscal que utilitzeu per indicar quin codi d'impost sobre vendes s'aplica a aquest client en concret. També podeu identificar l'element de l'impost de vendes real i, si escau, el número de revenda.

9. Proporcioneu una mica d'informació addicional sobre el client.

Si feu clic a la pestanya Informació addicional, QuickBooks mostra altres quadres que podeu utilitzar per recopilar i emmagatzemar informació del client. Podeu utilitzar la llista desplegable Tipus de client, per exemple, per classificar un client com a que s'ajusta a un tipus de client concret. I podeu utilitzar la llista desplegable Representant per identificar el representant de vendes predeterminat del client. Finalment, podeu fer clic al botó Definir camps per especificar camps addicionals que voleu recopilar i informar per al client.

La pestanya Informació addicional.

10. (Opcional) Feu clic a la pestanya Informació de la feina per descriure la feina del client.

La pestanya Informació de la feina us permet descriure la informació associada a una feina concreta que s'està realitzant per a un client. Feu servir la pestanya Informació de la feina si no només configureu un client, sinó que també configureu una feina per a aquest client.

11. Quan acabeu de descriure el client, feu clic al botó Desa i tanca o Desa i nou per desar la descripció.

Configureu la llista de venedors a QuickBooks

De la mateixa manera que utilitzeu una llista de clients per mantenir registres de tots els vostres clients, feu servir una llista de proveïdors per mantenir els registres dels vostres venedors. Igual que una llista de clients, una llista de venedors us permet recollir i registrar informació, com ara l'adreça del venedor, la persona de contacte, etc.

Per afegir un proveïdor a la vostra llista de proveïdors, seguiu aquests passos:

1. Trieu l'ordre Vendors → Vendor Center.

Quan ho feu, QuickBooks mostra la finestra Informació del venedor.

La finestra d'informació del venedor.

2. Per afegir un proveïdor nou, feu clic a la llista desplegable Vendedor nou i, a continuació, seleccioneu Proveïdor nou.

QuickBooks mostra la finestra Nou proveïdor.

La finestra Nou venedor.

3. Doneu un nom al venedor al quadre Nom del proveïdor.

Com és el cas de la llista de clients, feu servir aquest nom per referir-vos al venedor dins de QuickBooks. Per aquest motiu, una abreviatura està bé. Només voleu una cosa fàcil d'introduir i fàcil de recordar.

4. (Opcional) Si pagueu al vostre proveïdor en una moneda diferent de la vostra moneda local habitual, trieu aquesta moneda a la llista desplegable Moneda.

Si vau dir a QuickBooks que treballeu en diverses monedes, ho hauríeu fet durant el procés de configuració de l'entrevista EasyStep, QuickBooks vol que identifiqueu quan rebeu factures d'un proveïdor o quan pagueu en una moneda diferent de la vostra moneda nacional.

5. (Regla habitual) Ignoreu els camps Saldo d'obertura i A partir de.

No feu res amb les caselles Saldo d'obertura i Com de. Les persones que no coneixen millor utilitzen aquestes caselles per introduir el saldo inicial que deuen a un venedor i la data en què es deu l'import, però aquestes entrades només creen problemes més tard. En algun moment del futur, el comptable d'aquesta pobre ànima haurà de trobar i corregir aquest error. Tanmateix, com quan afegeixes nous clients, existeix una excepció a la regla habitual, tal com es comenta al consell que segueix.

Tot i que la regla habitual és que no voleu establir un saldo d'obertura per a un venedor, aquesta regla té una excepció important. Enregistreu el saldo dels vostres comptes a pagar a la data de conversió establint un saldo d'obertura per a cada proveïdor a partir de la data de conversió. La suma d'aquests saldos d'obertura és el que utilitza QuickBooks per determinar els vostres comptes totals a pagar en la data de conversió.

6. Proporcioneu la informació de l'adreça del proveïdor.

La pestanya Informació de l'adreça ofereix un munt de caixes fàcils d'entendre que utilitzeu per recopilar informació sobre el nom i l'adreça del venedor. Introduïu, com era previsible, el nom complet del venedor al quadre Nom de l'empresa.

Podeu fer clic als botons Edita de la pestanya Informació de l'adreça per mostrar un altre quadre de diàleg anomenat quadre de diàleg Edita informació de l'adreça, que us permet introduir l'adreça en el format típic de l'adreça postal, la ciutat, l'estat i el codi postal. Els botons Edita apareixen a la dreta dels blocs d'adreces Facturat des i Enviat des.

7. Proporcioneu qualsevol informació addicional necessària.

La pestanya Configuració de pagament recull la informació més rellevant del proveïdor, com ara el número de compte, el límit de crèdit i les condicions de pagament, però si feu clic a la pestanya Configuració fiscal, a la pestanya Configuració del compte o a la pestanya Informació addicional, QuickBooks mostra un grapat d'altres caixes que podeu utilitzar per recopilar i emmagatzemar informació:

• La pestanya Configuració d'impostos us permet recollir el número d'identificació fiscal del venedor perquè pugueu (com de vegades requereixen les lleis fiscals federals) enviar al venedor un formulari 1099 al final de l'any.
• La pestanya Configuració del compte us permet especificar quins comptes hauria d'utilitzar QuickBooks per omplir prèviament els camps del compte quan introduïu una transacció per al venedor.
• La pestanya Informació addicional us permet categoritzar el venedor segons el tipus i també us permet crear altres camps personalitzats.

Si pagueu a un venedor per primera vegada, una bona pauta és obtenir el seu número d'identificació fiscal. Si algú no us donarà el seu número d'identificació fiscal, cosa que fa que no us pugui informar dels pagaments que li feu, probablement sigui un senyal que alguna cosa va malament.

La pestanya Configuració de pagament.

8. Feu clic a D'acord.

La finestra Nou venedor es tanca i torneu al Centre de venedors.

Si feu clic a la pestanya Configuració del compte (la quarta pestanya disponible a la finestra Nou proveïdor), QuickBooks mostra quadres que podeu utilitzar per llistar els comptes que voleu que QuickBooks ompli automàticament quan registreu un xec a algun proveïdor o quan gravar una factura d'algun venedor. Si el xec de l'empresa telefònica paga les despeses telefòniques, per exemple, podeu dir a QuickBooks que preempleni aquesta categoria de despeses la propera vegada que introduïu una factura o enregistreu un xec per pagar aquest proveïdor. No introduirà un import, ja que (òbviament) l'import pot canviar, però no hauràs de buscar en tots els teus comptes per trobar despeses telefòniques si fas servir aquesta opció.

Configureu una llista d'actius fixos a QuickBooks

Si trieu l'ordre Llistes → Llista d'elements d'immobilitzat, QuickBooks mostra la finestra de llista d'elements d'immobilitzat. Podeu utilitzar aquesta finestra per veure una llista dels actius fixos (mobles, equipament, maquinària, vehicles, etc.) que heu comprat. És a dir, podeu veure aquesta llista després de fer clic a la llista desplegable Element, triar Nou i omplir la finestra Article nou per a cada actiu fix.

Descriu cada actiu fix mitjançant la finestra Element nou.

La llista d'elements d'immobilitzat no s'integra realment amb el llibre major de QuickBooks. Enregistreu la compra o la disposició d'actius fixos mitjançant transaccions antigues de QuickBooks habituals. Podeu registrar la compra d'un actiu fix determinat simplement introduint un xec de la manera habitual. I podeu registrar l'eliminació d'un actiu fix introduint una entrada de diari del llibre major.

La llista d'elements d'immobilitzat, doncs, només actua com una llista autònoma que us permet fer un seguiment dels actius fixos que heu comprat.

Configureu una llista de nivells de preus de QuickBooks

Un nivell de preu augmenta o baixa el preu de venda quan feu coses com ara la factura. Podeu crear un nivell de preu que equivalgui a un descompte de client preferit en articles específics. Quan creeu una factura per a aquests articles, en comptes d'utilitzar el preu estàndard per a l'article (que apareix a la columna Preu de la finestra Crea una factura), podeu seleccionar el descompte del client preferit del nivell de preu (a la columna Preu) per utilitzar el descompte preferit. client.

Per crear un nivell de preu, seleccioneu l'ordre Llistes → Nivell de preu. Quan QuickBooks mostri la finestra de llista de nivells de preus (no es mostra), feu clic a la llista desplegable Nivell de preus i, a continuació, trieu Nou. Quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Nou nivell de preu, doneu un nom al nivell de preu al quadre de text Nom del nivell de preu, utilitzeu el quadre i la llista Tipus de nivell de preu per especificar a quins articles s'aplica el nivell de preu i, a continuació, utilitzeu Ajust de preu i arrodonit. caixes per establir els preus del nou nivell de preus. Quan feu clic a D'acord, QuickBooks torna a mostrar la finestra de la llista de nivells de preus, aquesta vegada amb el vostre nou nivell de preus. Podeu editar i suprimir els nivells de preus existents utilitzant altres ordres que estiguin disponibles quan feu clic al botó Nivell de preus.

Configureu una llista de nivells de tarifa de facturació de QuickBooks

Una tarifa de facturació estableix l'import que cobreu pels articles de servei. Mentre que un despatx d'advocats podria vendre només hores d'assessorament legal, per exemple, l'element "assessorament legal" es facturaria a tarifes diferents per a diferents advocats. Un advocat acabat de sortir de l'escola de dret podria tenir el seu temps facturat a una tarifa, mentre que un soci sènior de l'empresa podria facturar a una altra tarifa, probablement molt més alta.

Per configurar una tarifa de facturació, trieu l'ordre Llistes → Llista de nivells de tarifa de facturació. Quan QuickBooks mostri la finestra Nivell de tarifa de facturació (no es mostra), feu clic a la llista desplegable Nivell de tarifa de facturació i, a continuació, trieu Nou per mostrar el quadre de diàleg Nou nivell de tarifa de facturació. Utilitzeu el quadre de diàleg Nou nivell de tarifa de facturació per definir una tarifa de facturació, donant un nom al nivell de tarifa de facturació i, a continuació, establiu una tarifa horària fixa per al nivell de tarifa de facturació o tarifes horàries diferents per a diferents elements de servei.

Després de crear nivells de tarifa de facturació amb l'ordre Llista de nivells de tarifa de facturació, per cert, heu de connectar aquests nivells amb empleats específics perquè s'utilitzi la tarifa correcta quan es factura el temps d'un empleat. Per fer-ho, visualitzeu la finestra del Centre d'empleats escollint l'ordre Empleats → Centre d'empleats. A continuació, feu clic amb el botó dret a l'empleat, trieu Edita l'empleat al menú de drecera, feu clic a la pestanya Informació addicional quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Edita l'empleat i seleccioneu la tarifa de facturació adequada al quadre de llista Nivell de tarifa de facturació.

Configureu les llistes de perfils

Si trieu l'ordre Llistes → Llista de perfils de clients i venedors, QuickBooks mostra un submenú d'ordres que feu servir per crear algunes de les minillistes que QuickBooks utilitza per facilitar la vostra comptabilitat i comptabilitat. Les llistes de perfils inclouen llistes de representants de vendes, tipus de clients, tipus de proveïdors, tipus de feina, condicions de pagament, missatges dels clients, formes de pagament, mètodes d'enviament i vehicles. La majoria de les llistes de perfils són bastant senzilles d'utilitzar. Si trieu l'ordre de llista de representants de vendes, per exemple, QuickBooks mostra la finestra de llista de representants de vendes. A continuació, feu clic a la llista desplegable Representant de vendes i trieu Nou. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Nou representant de vendes.

El quadre de diàleg Nou representant de vendes.

En cas que encara esteu experimentant una certa ansietat comptable, permeteu-me assenyalar que introduïu el nom del representant de vendes al quadre Nom del representant de vendes. A continuació, llançant la precaució al vent, introduïu les inicials del representant de vendes al quadre Inicials del representant de vendes. Quan feu clic a D'acord, QuickBooks afegeix el representant de vendes a la vostra llista de representants de vendes.

Les altres llistes de perfils funcionen de la mateixa manera senzilla i reduïda. Trieu la llista de perfils al submenú, feu clic al botó Llista de perfils i trieu Nou. Quan QuickBooks mostra una finestra, feu servir un o dos quadres per descriure la nova llista de perfils.