Com configurar els empleats al procés de nòmina millorat de QuickBooks

Després de configurar la informació de la vostra empresa per a la nòmina a QuickBooks, ja podreu configurar els empleats per a la nòmina. Com a part del procés de configuració de la nòmina millorada, QuickBooks mostra una pàgina web on podeu afegir els vostres empleats.

També podeu afegir empleats mostrant el Centre d'empleats. (Trieu l'ordre Empleats→Centre d'empleats i feu clic al botó Nou empleat.) Quan feu clic al botó Nou empleat, QuickBooks mostra la pestanya Personal del quadre de diàleg Nou empleat.

Per descriure un empleat, empleneu els camps proporcionats a la pestanya Personal. Tot això s'explica per si mateix; introduïu el nom de la persona als quadres Nom legal. El primer nom de l'empleat va al quadre Primer, la inicial del mig al quadre MI, i així successivament.

Feu clic a la pestanya Adreça i contacte (no es mostra) per recopilar i emmagatzemar l'adreça postal de l'empleat i altra informació de contacte, com ara el seu número de telèfon.

Si voleu recollir i emmagatzemar informació addicional per a un empleat (com ara el seu número de compte bancari per al dipòsit directe), feu clic a la pestanya Informació addicional (tampoc no es mostra). Aquesta pestanya ofereix un botó Definir camp que podeu utilitzar per recopilar informació personalitzada sobre un empleat.

Per utilitzar l'opció Camp personalitzat, feu clic al botó Definir camp i, a continuació, utilitzeu el quadre de diàleg Definir camp per definir els camps que voleu afegir.

Proporcionar informació sobre nòmines i impostos

Utilitzeu la pestanya Informació de nòmina per descriure com es calculen el sou o els salaris d'un empleat. Utilitzeu la llista desplegable Programa de nòmines per configurar un calendari de nòmines regular (com ara setmanal o bimensual) i per assignar l'empleat al calendari de nòmines. Utilitzeu la llista desplegable Freqüència de pagament per identificar el període de pagament.

Opcionalment, si heu activat la funció de seguiment de classes de QuickBooks, utilitzeu la llista desplegable Classe per classificar els pagaments a aquest empleat. Introduïu l'element de nòmina a l'àrea Guanys. Per exemple, si un empleat guanya un sou anual de 30.000 dòlars, introduïu l'element de nòmina del salari a la columna Nom de l'element. A continuació, introduïu el sou anual de 30.000 dòlars a la columna Tarifa horària/anual.

Si heu configurat QuickBooks per gestionar altres addicions o deduccions en un xec de nòmina (reemborsaments de despeses o deduccions de pensions), utilitzeu l'àrea Addicions, deduccions i contribucions de l'empresa per descriure aquests elements i els imports dels articles.

Per descriure quins impostos paga un empleat, feu clic al botó Impostos. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Impostos. Utilitzeu la pestanya Federal per identificar l'estat de presentació de l'empleat, el nombre de subsidis reclamats i qualsevol retenció addicional especificada.

A més, utilitzeu les caselles de selecció Assumpte a per indicar si aquest empleat està subjecte a l'impost federal d'atur, a Medicare, a la Seguretat Social o si l'empleat és elegible per a un crèdit per ingressos del treball.

No tots els empleats estan subjectes als impostos de Medicare i de la Seguretat Social. Consulteu el vostre assessor fiscal per obtenir més informació.

La pestanya Estat ofereix caixes que podeu utilitzar per descriure els impostos estatals, òbviament. La pestanya d'impostos estatals varia en funció de l'estat en què us trobeu.

La pestanya Altres us permet descriure i emmagatzemar qualsevol informació fiscal local, com ara un impost sobre la renda municipal. De nou, el que veieu a la pestanya Altres depèn de la vostra localitat.

Si feu clic al botó Malalt/vacances a la pestanya Informació de nòmina del quadre de diàleg Nou empleat, veureu el quadre de diàleg Malalt i vacances. Aquest quadre de diàleg us permet especificar com s'acumulen els pagaments per malaltia o vacances i el temps de baixa personal període de nòmina per període de nòmina. Podeu especificar el nombre d'hores de baixa per malaltia o vacances al quadre de text Hores disponibles a partir del moment en què esteu configurant la nòmina.

Podeu utilitzar la llista desplegable Període d'acumulació per especificar amb quina freqüència s'ha d'acumular la paga per malaltia o vacances. Si s'acumula un pagament per malaltia o vacances, utilitzeu la casella Hores acumulades per identificar quantes hores de malaltia o vacances guanya un empleat per cada sou o hora, o al començament de l'any.

Si heu establert un nombre màxim d'hores per malaltia o de vacances que pot acumular un empleat, introduïu aquest valor al quadre Nombre màxim d'hores. Si voleu restablir les hores de malaltia i les hores de vacances a zero al començament de cada any, seleccioneu Restableix les hores cada any nou? casella de selecció.

L'àrea de vacances del quadre de diàleg Malalt i vacances funciona de la mateixa manera que l'àrea de malalt. Per exemple, introduïu el nombre d'hores de vacances disponibles al quadre Hores disponibles a partir de. Utilitzeu la llista desplegable Període acumulat per especificar amb quina freqüència els empleats guanyen temps de vacances.

Utilitzeu les caselles de selecció Hores acumulades i Nombre màxim d'hores per controlar com funcionen els càlculs de acumulació de vacances. Finalment, seleccioneu Restableix les hores cada any nou? casella de selecció per eliminar el temps de vacances a l'inici de cada any nou.

Si heu triat utilitzar l'opció Dipòsit directe, feu clic al botó Dipòsit directe a la pestanya Informació de nòmina del quadre de diàleg Nou empleat. QuickBooks us demana que proporcioneu la informació necessària per dipositar directament els xecs dels empleats.

Proporcionar altra informació relacionada amb l'ocupació

Si seleccioneu la pestanya Informació d'ocupació del quadre de diàleg Nou empleat, QuickBooks mostra la pestanya que feu servir per emmagatzemar la data de contractació, la data de l'acomiadament i dades similars d'ocupació.