Com configurar articles dinventari a QuickBooks 2019

Abans de poder fer un seguiment del vostre inventari, heu de fer dues coses. Primer, heu de dir a QuickBooks que voleu fer un seguiment de l'inventari. Per fer-ho, seleccioneu Edita→ Preferències. Quan QuickBooks mostri el quadre de diàleg Preferències, feu clic a la icona Elements i inventari a la llista de l'esquerra. La vostra pantalla hauria de semblar molt semblant a la que es mostra. (És possible que hàgiu de fer clic primer a la pestanya Preferències de l'empresa.) Assegureu-vos que la casella de selecció Inventari i ordres de compra estan activades i que un dels botons d'opció Avisa si no hi ha prou inventari per vendre està seleccionat.

El quadre de diàleg Preferències per a Articles i inventari.

Aquí teniu la segona cosa que heu de fer: crear una llista d'elements. Aquesta llista és una descripció de tots els articles que podríeu incloure en una factura. En altres paraules, tots els articles que demaneu i veneu pertanyen a la llista d'articles.

Hauríeu d'haver configurat la vostra llista d'elements inicial durant la configuració de QuickBooks. Si necessiteu afegir un element a la vostra llista, seleccioneu Llistes→ Llista d'elements. A continuació, feu clic al botó Element, trieu Nou al menú desplegable i ompliu la finestra Element nou.

Després d'activar les coses de l'inventari i configurar (o actualitzar) la llista d'articles, podeu fer un seguiment del vostre inventari.

A mesura que descarregueu articles d'un camió, els rebeu per correu o els compreu a un venedor ambulant, haureu d'enregistrar els articles perquè QuickBooks pugui fer un seguiment del vostre inventari. La manera com enregistreu els articles i els pagueu depèn de si pagueu en efectiu al cap de barril, rebeu una factura juntament amb els articles o rebeu els articles sense factura (en aquest cas, pagueu els articles més tard).

I és possible que hàgiu emplenat una comanda de compra (PO) per als articles que rebeu. Si aquest és el cas, rebre els articles és una mica més fàcil. Us recomano encaridament que ompliu una comanda de comanda quan demaneu articles que rebreu i pagareu més tard.

Enregistreu els articles que pagueu per endavant

D'acord, acabeu de comprar tres pollastres de porcellana al basar de Marràqueix i ara voleu afegir-los al vostre inventari i registrar la compra. Com registreu l'inventari que heu pagat al taulell? Utilitzant la finestra Escriviu xecs, és clar, de la mateixa manera que registreu qualsevol altra factura que pagueu per endavant.

Enregistreu els articles que no vénen amb una factura

Què passa si els articles arriben abans de la factura? Sort que tens les coses i encara no les has de pagar. Tanmateix, heu d'enregistrar l'inventari que acabeu de rebre, per saber que el teniu a mà. No ho podeu fer a la finestra Escriviu xecs perquè no escriviu un xec per pagar les coses, almenys no durant un temps. Com registreu els articles que rebeu abans de pagar-los? Segueix llegint:

1. Trieu Proveïdors → Rebre articles o feu clic a la icona Rebre inventari a la pantalla d'inici i seleccioneu l'opció Rebre inventari sense factura.

Veu la finestra Crea rebuts d'articles, tal com es mostra. Aquesta finestra és similar a la finestra Introduïu factures, però es llegeix Rebut d'article. (Veu tornar a veure la finestra Introduïu factures quan rebeu la factura dels articles.)

La finestra Crea rebuts d'articles.

2. Omple la part superior de la finestra.

Si voleu registrar articles d'un proveïdor que ja és a la llista de venedors, feu clic a la fletxa avall i, a continuació, trieu el venedor. Si el venedor és un proveïdor nou, seleccioneu Afegeix nou al menú desplegable i, a continuació, al quadre de diàleg Nou proveïdor que apareix, descriu el venedor amb detall. Quan hàgiu acabat amb el quadre de diàleg Nou proveïdor, feu clic a D'acord.

3. Feu clic a la pestanya Elements.

Només heu de fer clic a la pestanya Elements si encara no es mostra. Probablement ho sigui. Però el codi d'honor dels escriptors de llibres informàtics i una personalitat compulsiva requereixen que us digui que hi ha una altra pestanya, la pestanya Despeses, i que potser la podeu mostrar.

4. Aneu a la columna Element i escriviu un nom per a l'element.

Observeu la fletxa cap avall a la columna Element. Feu-hi clic per veure la llista d'elements. L'article pel qual estàs pagant apareix en aquesta llista? Si és així, feu-hi clic. Si no, introduïu un nom d'element nou. Veu el quadre de missatge Element no trobat. Feu clic a Sí, ompliu el quadre de diàleg Nou element i, a continuació, feu clic a D'acord.

També podeu baixar al albarà, introduint els articles a la pestanya Articles. Assegureu-vos que la pestanya Articles mostri amb precisió el que hi ha a l'albarà. I poseu una breu descripció dels articles al camp Memo perquè aquesta descripció pot resultar útil més endavant, quan vulgueu fer coincidir el rebut de l'article amb la factura. Quan acabeu, la finestra Crea rebuts d'articles hauria de semblar a la figura anterior.

5. Proporcioneu la quantitat i el cost, de la manera següent:

• Columna Quantitat: Descriu la quantitat que has rebut.
• Columna Cost: Descriu el cost unitari de l'article. Si el cost unitari de l'article que introduïu representa un canvi, QuickBooks us preguntarà si voleu actualitzar el cost estàndard de l'article (tal com s'emmagatzema a la llista d'articles) i si voleu actualitzar el preu estàndard de l'article.

6. Feu clic al botó Desa i nou o al botó Desa i tanca per gravar els elements que acabeu de rebre.

Els articles formen part oficialment del vostre inventari. El rebut de l'article s'ha introduït al registre de Comptes a pagar. No només això, sinó que també esteu preparats per quan arribi la factura.

Pagueu els articles quan rebeu la factura

Arriben els articles i ompliu un rebut de l'article. Passen tres setmanes. Què és això a la teva bústia? Per què, és la factura, és clar! Ara heu d'introduir una factura pels articles que vau rebre fa tres setmanes. Aquesta feina és fàcil:

1. Seleccioneu Proveïdors→Introduïu la factura per als articles rebuts.

O, des de la pantalla d'inici, feu clic a la icona Introduïu factures contra inventari. Si sou al Centre de venedors, feu clic a Transaccions noves i, a continuació, introduïu la factura per als articles rebuts. Apareix el quadre de diàleg Selecciona el rebut d'element, tal com es mostra.

El quadre de diàleg Selecciona el rebut d'element.

2. Feu clic al menú desplegable Proveïdor i trieu el nom del venedor que us ha enviat la factura.

Veu un o més rebuts d'article al quadre, amb la data que heu posat al rebut, el seu número de referència i la nota que heu escrit al rebut.

3. Seleccioneu el rebut de l'article per al qual voleu introduir una factura i feu clic a D'acord.

Apareix la finestra Introduïu factures, tal com es mostra . Li sembla familiar aquesta informació? Hauria de ser la mateixa informació que introduïu a la finestra Crea rebuts d'articles, només que ara esteu treballant amb una factura, no amb un rebut.

La finestra Introduïu factures.

4. Compareu la pestanya Articles de la finestra amb la factura.

Estàs pagant pel que has rebut abans? És possible que s'hagin afegit a la vostra factura les despeses d'enviament i l'impost sobre les vendes. És possible que també hàgiu d'ajustar el preu perquè potser heu endevinat quan vau registrar la recepció dels articles. Si és així, afegiu i ajusteu la informació del rebut original mitjançant la pestanya Elements. (Podeu fer clic al botó Recalcular per afegir els elements nous.)

Quants dies has de pagar aquesta factura? És degut ara? Fes una ullada a la línia Condicions per veure quines són les condicions de pagament d'aquest proveïdor. Canvieu les condicions de pagament si són incorrectes escollint una entrada diferent al menú desplegable.

Voleu pagar les vostres factures en el millor moment possible, però per fer-ho, les condicions de la finestra Introduïu factures han de coincidir amb les condicions de pagament del venedor.

5. Feu clic a Desa i nou o Desa i tanca per registrar la factura.

Encara heu de pagar la factura del venedor, és clar. Prou just.

Enregistreu articles i pagueu la factura alhora

Suposem que rebeu la factura quan rebeu la mercaderia. Els articles es descarreguen de l'esquena de l'elefant, i el conductor de l'elefant fa una reverència i us lliura la factura. Aquests són els passos que seguiu:

1. Seleccioneu Proveïdors → Rebre articles i introduïu la factura.

O, des de la pantalla d'inici, feu clic a Rebre inventari i, a continuació, seleccioneu l'opció Rebre inventari amb factura. O, des del Centre de venedors, feu clic a Transaccions noves i, a continuació, introduïu la factura per als articles rebuts. Veu la finestra Introduïu factures. Coneixeu aquesta finestra i sabeu exactament què és i què fa. Si heu aterrat Cold Turkey en aquesta pàgina a través de l'índex, heu de saber, a efectes d'inventari, com registrar els articles pels quals esteu pagant.

2. Omple la part superior de la finestra.

Aquestes coses són bastant bàsiques. Trieu un venedor al menú desplegable i assegureu-vos que les condicions del venedor per pagar aquesta factura es mostren correctament. Si aquest proveïdor és nou, seleccioneu Afegeix nou. QuickBooks us demana que ompliu un quadre de diàleg d'informació sobre el venedor. Fes-ho. Assegureu-vos d'omplir correctament la línia de facturació.

3. Feu clic a la pestanya Articles i enumereu tots els articles pels quals esteu pagant.

Per veure la llista d'elements, moveu el cursor a la columna Element i feu clic a la fletxa avall que apareix. Assegureu-vos que la quantitat i el cost dels articles apareixen correctament a la pestanya Articles.

4. Feu clic a Desa i nou o Desa i tanca.

QuickBooks afegeix els articles que heu enumerat a la llista d'articles i els converteix en parts oficials del vostre inventari.

Quan vens coses

Potser heu notat les similituds entre la pestanya Articles a la finestra Introduïu factures i el quadre Quantitat/Codi d'article/Descripció/Preu/Cada/Quant a la part inferior d'una factura. QuickBooks utilitza tots dos per mantenir l'inventari.

Quan veneu coses, QuickBooks ajusta automàticament el vostre inventari. És a dir, si compres 400 pollastres de porcellana i en vens 350, només en tens 50 a mà. QuickBooks actualitza els registres d'aquest canvi. Sense enrenou, sense enrenou. Vaja, no és genial? No més quedar-se despert a la nit, preguntant-se si teniu prou pollastres o wombats o el que sigui. El mateix passa quan feu vendes al comptat. Quan enumereu els articles al rebut de venda, QuickBooks assumeix que us surten de les mans i els resta del vostre inventari.

Una altra cosa interessant a tenir en compte sobre una bona comptabilitat d'inventari: a les finestres de QuickBooks que us permeten introduir quantitats d'articles d'inventari (com ara la finestra que feu servir per registrar una factura), QuickBooks posa un petit botó dins del camp Quantitat. Podeu fer clic en aquest botó per veure un quadre de diàleg que descriu la disponibilitat actual i futura de l'element.

Una moral d'aquesta història és "Mantenir una bona llista d'articles descriptius". L'altra moral és "Introduïu els articles amb cura a la pestanya Articles de xecs i factures i a la casella Article/Descripció/Quantitat/Taxa/Import dels rebuts i factures de vendes".