Com condensar el vostre fitxer de dades de QuickBooks 2013

L'ordre QuickBooks 2013 Condense crea una còpia permanent, anomenada còpia d'arxiu , del fitxer de dades de QuickBooks. Una còpia d'arxiu del fitxer de l'empresa equival a una instantània del fitxer de l'empresa tal com existeix en un moment determinat.

Si més endavant algú té una pregunta, potser el vostre comptador o un auditor federal o estatal, podeu utilitzar la còpia arxivada del fitxer de dades per mostrar com era el fitxer de l'empresa en un moment determinat.

Després d'entendre en què consisteix l'arxiu, és bastant senzill. Per condensar el fitxer d'empresa de QuickBooks, seguiu aquests passos:

Trieu l'ordre Fitxer → Utilitats → Condensar dades.

QuickBooks mostra el primer quadre de diàleg Condensar dades, tal com es mostra a la il·lustració següent.

Seleccioneu el botó d'opció Transaccions abans d'una data específica.

Aquesta opció indica a QuickBooks que voleu fer dues coses: crear una còpia arxivada del fitxer de dades de QuickBooks i reduir la mida del fitxer de l'empresa en funcionament perquè no sigui tan gran. QuickBooks redueix la mida de la versió de treball del fitxer de dades de l'empresa eliminant transaccions antigues i tancades si al pas 3 trieu eliminar les transaccions.

Especifiqueu la data d'eliminació de transaccions abans.

Per especificar la data abans de la qual s'han d'eliminar les transaccions tancades, introduïu la data al quadre de data proporcionat. Si voleu condensar el fitxer eliminant transaccions abans del 31 de desembre de 2010, per exemple, introduïu 1/1/2011 al quadre de data.

Tingueu en compte, però, que no cal que us sentiu compulsiu per eliminar un munt de transaccions tancades. Només elimineu les transaccions tancades si el fitxer de l'empresa de QuickBooks és massa gran. Podeu treballar fàcilment amb un fitxer d'empresa de QuickBooks de 25 MB, 50 MB o fins i tot 100 MB (megabytes).

Feu clic a Següent quan acabeu d'especificar quines transaccions hauria d'eliminar QuickBooks. QuickBooks mostra el segon quadre de diàleg Condensar dades, tal com es mostra a la il·lustració següent.

Especifiqueu com s'han de condensar les transaccions d'inventari.

Si el vostre fitxer de QuickBooks inclou transaccions d'inventari, QuickBooks recomana que suprimiu les transaccions d'inventari antigues. Quan QuickBooks mostra el segon quadre de diàleg Condensar dades, podeu dir-li a QuickBooks que ho faci seleccionant el botó d'opció Elimina les transaccions d'inventari. (Si no voleu eliminar les transaccions antigues, seleccioneu el botó Mantenir totes les transaccions d'inventari). Feu clic a Següent per passar al tercer quadre de diàleg Condensar dades (no es mostra), que demana quines transaccions s'han de considerar tancades.

Especifiqueu quines transaccions s'han de considerar tancades.

Quan feu clic a Següent, QuickBooks demana una mica més d'informació sobre què constitueix exactament una transacció tancada o antiga que s'hauria d'eliminar. Marqueu les caselles de selecció per indicar si les transaccions anteriors a la data de retirada s'han de suprimir encara que no estiguin aclarides, marcades per imprimir, marcades com a enviades, etc. I després feu clic a Següent per passar al quart quadre de diàleg Condensar dades.

Especifiqueu qualsevol neteja de llista que s'hagi de produir.

Utilitzeu el quart quadre de diàleg Condense Data per dir-li a QuickBooks que també hauria de netejar algunes de les llistes. Podeu seleccionar les caselles de verificació al quadre de diàleg Condensar dades, per exemple.

En netejar la vostra llista mitjançant l'eliminació d'elements de llista no utilitzats, no només reduireu la mida del fitxer de l'empresa, sinó que també faciliteu que les persones treballin amb la llista.

Feu clic a Següent.

QuickBooks mostra la cinquena pàgina del quadre de diàleg Condensar dades, tal com es mostra a la il·lustració següent.

Confirmeu la vostra operació de condensació i arxiu.

Després de descriure com voleu que QuickBooks arxivi i condensi el fitxer de l'empresa, QuickBooks mostra el cinquè quadre de diàleg Condensar dades. Aquest quadre de diàleg us demana que confirmeu la vostra decisió d'arxivar i condensar el fitxer de dades. Utilitzeu aquest quadre de diàleg per confirmar que voleu arxivar i condensar les dades.

Feu clic a Comença la condensació.

QuickBooks comença el procés de condensació del fitxer de dades.

Feu una còpia de seguretat del fitxer de dades quan se us demani.

Al principi del procés de condensació, QuickBooks us demana que feu una còpia de seguretat del fitxer de l'empresa de QuickBooks. La còpia de seguretat del fitxer d'empresa de QuickBooks com a part d'una operació de condensació funciona de la mateixa manera que la còpia de seguretat del fitxer d'empresa de QuickBooks en qualsevol altre moment.

Després de fer una còpia de seguretat del fitxer d'empresa de QuickBooks, QuickBooks desa una còpia d'arxiu del fitxer de l'empresa i després neteja la versió de treball del fitxer d'empresa seguint les vostres instruccions. De nou, com s'ha indicat als passos anteriors, el procés de neteja pot trigar només uns minuts o pot trigar diverses hores si el vostre fitxer és molt gran.