Com compartir fitxers de QuickBooks 2020

D'acord, aquí teniu una bona oferta: a QuickBooks, podeu configurar permisos d'usuari, que us permeten especificar qui té accés a quines àrees dels vostres fitxers QuickBooks. De fet, també podeu treballar amb el vostre fitxer QuickBooks en una xarxa i en un entorn de diversos usuaris mitjançant una funció potent anomenada bloqueig de registre.

Si treballeu en una xarxa i necessiteu utilitzar o simplement voleu conèixer les funcions de xarxa de QuickBooks, llegiu aquest article. Si sou l'únic que utilitza QuickBooks, podeu ometre aquest article.

Compartint un fitxer QuickBooks en una xarxa

Dues funcions importants alimenten la capacitat de xarxa multiusuari de QuickBooks: els permisos d'usuari i el bloqueig de registres. La funció de permisos d'usuari ofereix a diversos usuaris d'un fitxer QuickBooks una configuració de permisos únics per accedir a diferents àrees de QuickBooks. El bloqueig de registres, la segona característica, permet que més d'una persona iniciï sessió i treballi simultàniament amb un fitxer QuickBooks.

Permisos d'usuari

QuickBooks us permet establir permisos d'usuari perquè pugueu donar diferents privilegis a diferents usuaris de QuickBooks. La Jane Owner pot fer el que vulgui perquè, metafòricament parlant, és Da Man. Joe Clerk, però, és possible que només pugui introduir factures. Joe, un humil empleat de judici i discreció potser dubtós, pot no tenir la capacitat de veure el compte de pèrdues i guanys de l'empresa, imprimir xecs o registrar els pagaments dels clients. Aquesta idea té sentit a nivell pràctic, oi? En una situació en què un munt de persones accedeixen al fitxer QuickBooks, voleu assegurar-vos que la informació confidencial continua sent confidencial.

També voleu assegurar-vos que les persones no puguin corrompre els vostres registres financers de manera intencionada o no. No voleu que algú introdueixi dades incorrectes (potser perquè ensopega amb alguna àrea del programa QuickBooks on no té cap negoci). I no voleu que algú enregistri transaccions de manera fraudulenta, com ara xecs falsos, perquè pugui anar en efectiu.

Crec que si reflexioneu sobre aquestes coses dels permisos d'usuari, us adonareu que "Ei, sí, això té sentit!" Així que no en parlaré gaire més. Permeteu-me concloure llançant un parell d'observacions generals sobre com decidiu quins permisos d'usuari són adequats:

• Confidencialitat de les dades: aquest problema probablement té més a veure amb la vostra filosofia de gestió. Com més obert estiguis sobre les coses, menys probablement t'has de preocupar perquè la gent esquifi. Vull assenyalar, però, que la nòmina és sempre un tema delicat. Si tothom sap el que paguen els altres, es produeixen algunes discussions interessants, però això ja ho sabies.
• Corrupció de dades: pel que fa a la corrupció de dades, cal saber que la gent sol aplicar dues regles generals:
  • No doneu accés a les persones a eines que no saben utilitzar. Això només és demanar problemes.
  • Assegureu-vos que cap persona no pugui passar-se sense supervisió en alguna àrea del sistema de comptabilitat, especialment si aquesta persona registra o gestiona efectiu.

Si és possible, utilitzeu un sistema d'amics en què les persones facin coses juntes perquè la gent sempre revisi el treball dels altres, encara que només sigui indirectament. Potser en Joe grava una factura, però la Jane sempre retalla el xec per pagar la factura. Potser en Raul registra les factures dels clients, però Chang les envia. Potser Saul registra els rebuts en efectiu, però la Beth els diposita. Veus el patró, oi? Si dues persones s'ocupen d'un esdeveniment econòmic en particular, de nou, especialment un que implica diners en efectiu, és molt bona idea que Joe i Jane, Raul i Chang, i Saul i Beth es miren per sobre de les espatlles.

Bloqueig de registre

La manera més senzilla d'entendre el bloqueig de registres és comparar-lo amb l'altra varietat de bloqueig: el bloqueig de fitxers. La majoria dels altres programes utilitzen el bloqueig de fitxers. Bloqueig de fitxerssignifica que si una persona de la xarxa té, per exemple, un document de processament de textos obert, ningú més de la xarxa pot obrir i editar aquest document. És possible que altres puguin obrir una còpia del document que poden desar als seus ordinadors, però no poden editar el document original. El sistema operatiu bloqueja el document original (l'arxiu) de manera que només una persona pot jugar amb el fitxer alhora. Aquest bloqueig garanteix la integritat de les dades i els canvis que les persones fan a les dades. (Si aquest negoci sobre garantir la integritat sembla estrany, penseu en la dificultat d'assegurar-vos que els canvis d'ambdues persones acabin en un document de processament de textos que ambdues persones estan editant simultàniament.)

El bloqueig de registre funciona de manera diferent. Amb el bloqueig de registres, més d'una persona a la xarxa pot obrir i editar el mateix fitxer alhora, però només una persona pot treballar amb un registre específic.

Un registre és una part d'un fitxer. En un fitxer de factures que deu als venedors, per exemple, el fitxer és la col·lecció sencera de les factures. Les factures individuals són registres dins del fitxer, i més d'una persona pot obrir el fitxer de factures. Les factures individuals, però, els registres individuals que componen el fitxer, es bloquegen quan una persona agafa un registre.

Aquesta informació pot semblar massa confusa, però diferenciar entre fitxers i registres d' un fitxer és el que fa possible compartir fitxers. A QuickBooks, per exemple, si la Jane està introduint una factura per a Alpha Company en un fitxer, en Joe pot editar una factura per a Beta Corporation perquè les dues factures són registres diferents. Tanmateix, a causa del bloqueig de registres, la Jane no pot enganyar-se amb la factura de Beta Corporation que Joe està editant. I Joe, de nou, a causa del bloqueig de registres, no pot jugar amb la factura de l'Alpha Company que està entrant Jane.

De manera més general, no hi ha dues persones que poden editar el mateix registre en un fitxer alhora. El bloqueig de registres permet als empleats utilitzar un fitxer en un entorn multiusuari perquè permet que més d'una persona treballi amb un fitxer.

Instal·lació de QuickBooks per a ús en xarxa

Per instal·lar QuickBooks per a ús en xarxa, primer heu d'instal·lar QuickBooks a tots els ordinadors de la xarxa que necessiten accedir i treballar amb el fitxer QuickBooks. Aquesta tasca no és complicada. No cal que instal·leu QuickBooks de cap manera elegant per poder compartir fitxers QuickBooks.

Heu de comprar una còpia de QuickBooks per a cada ordinador que executarà el programa. Si teniu tres ordinadors en què voleu utilitzar QuickBooks, haureu de comprar tres còpies de QuickBooks. O podeu comprar una versió especial de llicència de diversos seients de QuickBooks. Si intenteu instal·lar una única còpia de QuickBooks (amb un sol codi de clau) en diversos ordinadors, QuickBooks no permetrà que dos ordinadors que utilitzin el mateix codi de clau comparteixin un fitxer en mode multiusuari.

Quan creeu el fitxer que voleu compartir, heu d'assegurar-vos d'emmagatzemar el fitxer en una ubicació on els altres usuaris de QuickBooks hi puguin accedir. És a dir, és possible que hàgiu d'emmagatzemar el fitxer en un servidor. També podeu emmagatzemar el fitxer en un ordinador client sempre que designeu permisos per compartir tant per a la carpeta com per a la unitat on deseu el fitxer QuickBooks.

Una altra cosa important: qui crea el fitxer QuickBooks es converteix automàticament en l'administrador del fitxer. L' administrador del fitxer té accés a totes les àrees del fitxer i configura la resta d'usuaris del fitxer, de manera que no voldreu que ningú configuri el fitxer QuickBooks. Tant el propietari de l'empresa com el cap de comptabilitat són molt adequats per a aquesta feina. En qualsevol cas, la persona que configura l'expedient ha de ser un habitual de confiança de l'oficina, amb fàcil accés per a qualsevol dubte o problema que sorgeixi. A més, aquesta persona probablement hauria de tenir una sòlida formació en comptabilitat. Consulteu la secció següent per obtenir més detalls.

Configuració de permisos d'usuari

Podeu indicar a QuickBooks qui més utilitzarà el fitxer i establir permisos per a aquestes altres persones durant la configuració de QuickBooks o més tard.

Permisos d'usuari a Enterprise Solutions

Per establir permisos a Enterprise Solutions, seguiu aquests passos:

1. Digueu a QuickBooks que voleu establir permisos d'usuari.

Trieu l'ordre Empresa → Usuaris → Configura usuaris i rols. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Usuaris i rols (no es mostra).

2. Indiqueu que voleu configurar un nou usuari.

Feu clic al botó Nou perquè QuickBooks mostri el quadre de diàleg Nou usuari (no es mostra) que enumera una varietat de funcions de comptabilitat que un usuari de QuickBooks podria ocupar. Aquestes funcions donen a l'usuari la capacitat de realitzar les tasques de comptabilitat adequades amb el programa QuickBooks. El quadre Descripció que hi ha a la part inferior del quadre de diàleg resumeix les tasques que s'espera que realitzi algú amb un rol determinat.

3. Seleccioneu la funció que millor coincideixi amb l'usuari que esteu descrivint i feu clic a Afegeix.

Els propietaris, per cert, haurien de tenir la funció d'accés complet perquè puguin fer el que vulguin. Tingueu en compte que podeu donar a un usuari més d'una funció.

Si voleu canviar els permisos d'un usuari existent, seleccioneu-lo a la pestanya Llista d'usuaris i feu clic al botó Edita. QuickBooks mostra el quadre de diàleg Edita usuari (no a la imatge), que s'assembla al quadre de diàleg Nou usuari i us permet canviar el rol o els rols d'un usuari.

4. Feu clic a D'acord per tornar al quadre de diàleg Usuaris i rols.

Podeu revisar els permisos (bàsicament, la llista de capacitats que permet QuickBooks) per a una persona determinada o un rol predefinit. Per veure els permisos que té un usuari, seleccioneu la pestanya Llista d'usuaris del quadre de diàleg Usuaris i rols, feu clic al botó Veure permisos, seleccioneu l'usuari al quadre de llista i, a continuació, feu clic al botó Mostra. QuickBooks mostra un quadre de diàleg gran que identifica específicament què pot fer l'usuari. Per veure els permisos que té una funció concreta, seleccioneu la pestanya Llista de funcions del quadre de diàleg Usuaris i rols, feu clic al botó Visualitza els permisos, seleccioneu la funció i, a continuació, feu clic al botó Mostra.

Permisos d'usuari a QuickBooks Pro i Premier

Per establir els permisos a QuickBooks Pro o QuickBooks Premier, seguiu aquests passos:

1. Trieu l'ordre Empresa→Configurar usuaris i contrasenyes→Configurar usuaris.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Llista d'usuaris (consulteu la figura).

Quadre de diàleg Llista d'usuaris

2. Feu clic al botó Afegeix usuari.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Configura la contrasenya i l'accés d'usuari, que podeu utilitzar per afegir nous usuaris i especificar contrasenyes.

Quadre de diàleg Configura contrasenya d'usuari i accés

3. Escriviu un nom d'usuari i una contrasenya de la persona addicional a qui voleu que pugui utilitzar el fitxer QuickBooks; a continuació, torneu a escriure la contrasenya al quadre de text Confirmar contrasenya.

Tornar a introduir la contrasenya confirma que la vau escriure correctament la primera vegada.

A partir d'aquest moment, quan algú obre el fitxer QuickBooks, QuickBooks demana un nom d'usuari i una contrasenya. Per tant, perquè una altra persona pugui accedir al fitxer QuickBooks, ha d'introduir el nom d'usuari i la contrasenya que hàgiu establert.

4. Especifiqueu l'accés de l'usuari.

QuickBooks mostra un quadre de diàleg que us pregunta si voleu que la persona tingui accés a totes les àrees del fitxer QuickBooks o només a algunes àrees.

Si especifiqueu que només voleu donar accés a algunes àrees (el cas habitual, probablement), QuickBooks mostra una sèrie de quadres de diàleg que us permeten establir permisos per a cada àrea. Seleccioneu el botó d'opció Sense accés per fer fora dels límits d'una àrea determinada (com ara coses bancàries) per a l'usuari, seleccioneu el botó d'opció Totes les àrees de QuickBooks per donar permís a l'usuari per crear i imprimir transaccions i informes a l'àrea, o seleccioneu el botó d'opció Àrees seleccionades de QuickBooks per donar a l'usuari accés parcial a l'àrea. Si trieu l'opció Àrees seleccionades, heu d'especificar l'accés limitat passant per les pàgines de l'assistent i descrivint amb rigor i detall l'accés que voleu que tingui l'usuari. També podeu especificar si altres aplicacions (com ara TurboTax) tenen accés a les dades de QuickBooks.

Especificar a quines àrees pot accedir un usuari

5. Reviseu l'accés de l'usuari.

Un cop hàgiu acabat de passar pels quadres de diàleg Configura la contrasenya d'usuari i l'accés, QuickBooks mostra un resum dels permisos d'un usuari. Feu clic al botó Enrere si heu de tornar enrere i canviar els permisos d'una àrea, o feu clic a Finalitzar per indicar que heu acabat d'especificar què pot fer l'usuari concret. QuickBooks torna a mostrar el quadre de diàleg Llista d'usuaris, amb l'usuari nou afegit. Feu clic a Afegeix usuari per afegir un altre usuari nou, feu clic a Edita usuari per editar l'usuari seleccionat o feu clic a Tanca per tancar el quadre de diàleg.

Un usuari pot iniciar sessió i obrir un fitxer QuickBooks des de qualsevol ordinador de la xarxa sempre que l'ordinador tingui QuickBooks instal·lat i tingui accés a la xarxa al fitxer QuickBooks. Tanmateix, si una persona intenta obrir una àrea restringida o realitzar una acció no autoritzada, QuickBooks mostra un quadre de missatge que indica que la persona no té els permisos necessaris per dur a terme l'acció.

Especificar i treballar en mode multiusuari

Perquè més d'una persona pugui treballar amb un fitxer QuickBooks alhora, els usuaris han de treballar amb el fitxer QuickBooks en mode multiusuari. La primera persona que obre el fitxer ha d'especificar el mode multiusuari perquè altres puguin obrir el fitxer. Per especificar el mode multiusuari, seleccioneu Fitxer–>Canvia al mode multiusuari. Podeu dir que esteu treballant en mode multiusuari perquè la barra de títol de QuickBooks ho indica. Quan altres persones obren el fitxer QuickBooks, s'obre automàticament en mode multiusuari. Perquè un altre usuari pugui treballar en mode d'usuari únic, els altres usuaris han de tancar el fitxer QuickBooks i l'usuari que vulgui treballar en mode d'usuari únic ha de triar Fitxer–>Canvia al mode d'usuari únic.

Compartir un fitxer QuickBooks a través d'una xarxa implica un parell de trucs. En primer lloc, us heu d'assegurar que ningú que estigui en mode d'usuari únic no faci servir el fitxer que voleu obrir. Si algú està utilitzant el fitxer i intenteu obrir-lo, QuickBooks mostra un missatge que indica que algú està utilitzant el fitxer de l'empresa en mode d'usuari únic. Digues a la persona que canviï al mode multiusuari i després fes clic al botó Torna-ho a provar.

Tan bon punt comenceu a crear o editar una transacció, QuickBooks bloqueja la transacció. D'aquesta manera, ningú més pot editar la transacció mentre hi treballeu. Podeu saber si teniu una transacció oberta en mode d'edició segons el que QuickBooks mostra a la barra de títol a la part superior del formulari: Edició de la transacció. Altres usuaris poden obrir la transacció mentre l'edites en mode d'edició, però no hi poden fer canvis fins que no acabis.

Si intenteu editar una transacció que la vostra companya de feina Harriet ja té oberta en mode d'edició, per exemple, QuickBooks mostra un missatge que diu (i aquí, parafrasejo) Disculpeu-me, Bubba. La Harriet està treballant amb aquesta transacció. Necessites tornar més tard.