Articles de productes i serveis a QuickBooks Online

La llista de productes i serveis és l'equivalent de QuickBooks Online (QBO) a la llista d'articles del producte QuickBooks Desktop. Podeu mostrar la llista de productes i serveis escollint Engranatge→Productes i serveis. A la figura següent, es mostra la vista compactada de la llista perquè pugueu veure més productes; seleccioneu la vista compactada de l'engranatge de la taula a la part dreta de la pàgina.

La llista de productes i serveis.

Utilitzeu la llista de productes i serveis pràcticament de la mateixa manera que utilitzeu les llistes de clients i venedors; per exemple, podeu cercar un article pel seu nom, SKU o descripció de vendes. Podeu identificar les columnes que podeu utilitzar per ordenar la llista si feu lliscar el ratolí per sobre de l'encapçalament de la columna; si el punter del ratolí canvia a una mà, podeu fer clic en aquesta columna per ordenar la llista utilitzant la informació d'aquesta columna.

Com establir categories a QBO

Les categories substitueixen els subelements i estan disponibles per a totes les subscripcions que utilitzen subelements, excepte els que migren des de l'escriptori QuickBooks. Podeu utilitzar les categories per organitzar el que veneu i, amb diversos informes de Productes i Serveis, esperem que us ajudin a entendre millor què us compra la gent. Les categories no afecten la vostra comptabilitat ni els vostres informes financers, i no podeu assignar categories a les transaccions.

També podeu utilitzar classes i/o ubicacions per ajudar a més transaccions de catàleg i informació financera.

Podeu crear categories noves a mesura que creeu articles o, si ho preferiu, podeu fer clic al botó Més a la pàgina de llista Productes i serveis i triar Gestiona les categories per crear categories perquè estiguin disponibles mentre creeu elements. Sí, pots fer les dues coses.

A la pàgina Categories de productes que es mostra a la figura següent, podeu fer clic al botó Nova categoria per afegir una categoria; el panell Informació de la categoria apareix a la part dreta de la pantalla i només cal que proporcioneu el nom de la categoria. Si la categoria és una subcategoria d'una categoria existent, marqueu la casella És una subcategoria i seleccioneu el nom de la categoria existent. Feu clic a Desa a la part inferior del tauler per configurar la vostra categoria.

Podeu crear subcategories de fins a quatre nivells de profunditat. És a dir, podeu crear una categoria anomenada Roba i després crear una subcategoria de Roba anomenada Calçat. Per a la subcategoria Calçat, podeu crear una subcategoria anomenada Calçat de dona i, per a la categoria Calçat de dona, podeu crear una darrera subcategoria anomenada Sabatilles. No podeu crear una subcategoria per a Sabatilles, però podeu crear una altra subcategoria per a Sabates de dona anomenada Sabates de vestir.

La pàgina Categories de productes.

Si cal, podeu editar una categoria existent; feu clic a l'enllaç Edita al costat de la categoria que voleu modificar a la taula de la pàgina Categories de productes. Un cop més, apareix el tauler Informació de la categoria, que mostra la informació actual de la categoria. Feu els canvis i feu clic a Desa; alternativament, podeu fer clic a Elimina per eliminar una categoria.

L'efecte de l'eliminació d'una categoria sobre els elements depèn de si elimineu una subcategoria o una categoria. Si elimineu una subcategoria, QBO mou els elements assignats un nivell amunt. Si elimineu una categoria (sense subcategories), QBO reclassifica els elements com a no categoritzats.

Com configurar els impostos sobre les vendes a QBO

No t'espantis; això és molt més fàcil del que us podríeu imaginar. QBO conté un assistent que, literalment, us guiarà pel procés, fent-vos preguntes senzilles, com ara la vostra adreça i si heu de cobrar l'impost de vendes fora del vostre estat.

Configurar impostos sobre les vendes abans de configurar els articles et facilita la vida. Per què? Perquè QBO utilitza la informació de l'impost de vendes que proporcioneu quan configureu els articles. Si no configureu els impostos sobre les vendes abans de configurar els articles, haureu de tornar enrere i editar tots els vostres articles per gravar-los. Uk!

QBO fa un seguiment i informa automàticament de l'impost sobre les vendes per a les empreses que operen segons la comptabilitat de meritació. A més, QBO calcula automàticament l'impost sobre les vendes de les transaccions si configureu la base comptable de la vostra empresa QBO com a acumulació.

Aleshores, què hauríeu de fer si la vostra empresa opera amb la comptabilitat de caixa? Configureu el mètode de comptabilitat de la vostra empresa com a acumulació abans de configurar els impostos sobre les vendes (feu clic a Engranatge → Compte i configuració → Avançat). A continuació, configureu l'impost sobre les vendes i torneu a canviar el vostre mètode de comptabilitat a Efectiu. Tingueu en compte que el Centre d'impostos sobre vendes farà un seguiment de la vostra obligació d'impost sobre vendes en funció de la meritació, però podeu utilitzar els informes de responsabilitat fiscal per identificar l'import correcte de l'impost sobre vendes a pagar.

La primera vegada que feu clic a Impostos, QBO us demanarà que configureu impostos sobre vendes. Feu clic al botó Configura l'impost de vendes. Si encara no heu introduït l'adreça de la vostra empresa a QBO, l'assistent us demanarà que proporcioneu la vostra adreça. Si ja heu introduït la vostra adreça, QBO la mostrarà a la pantalla perquè la verifiqueu. Feu clic a Sembla bé quan la vostra adreça sigui correcta i, a continuació, feu clic a Següent.

Aleshores, l'assistent us pregunta si heu de cobrar l'impost de vendes fora del vostre estat d'origen; trieu No o Sí, segons correspongui; si feu clic a Sí, identifiqueu els estats addicionals on cobreu l'impost de vendes. Feu clic a Següent.

A continuació, QBO us pregunta quan comença l'any fiscal actual, amb quina freqüència presenta les declaracions d'impost sobre vendes i la data en què vau començar a cobrar l'impost sobre vendes per a la vostra agència fiscal. Feu clic a Entenc! i ja està: els vostres impostos sobre les vendes estan configurats.

Com a part del procés de configuració de QBO, marca tots els clients existents com a clients que paguen impostos. Si teniu clients que no han de pagar impostos, com ara agències governamentals, escoles i organitzacions benèfiques, editeu aquests clients (Vendes→Clients→Edita) i, a la pestanya Informació fiscal del quadre de diàleg Detalls del client, desmarqueu la La casella de selecció d'aquest client està subjecte a impostos i proporciona detalls d'exempció, com ara el motiu pel qual el client està exempt de l'impost sobre les vendes i l'identificador del certificat d'exempció del client. També és possible que vulgueu adjuntar una còpia del certificat d'exempció al client a la pàgina Detalls del client de QBO.

Afegir articles de servei i no d'inventari

Podeu crear articles d'inventari, no d'inventari i de servei, i podeu editar lots d'articles per canviar-ne el tipus.

1. Per mostrar la llista Productes i serveis, seleccioneu Engranatge–>Productes i serveis.

2. Feu clic al botó Nou.

QBO mostra el tauler Informació del producte/servei a la part dreta de la pantalla on seleccioneu si esteu creant un article d'inventari, un article no d'inventari, un servei o un paquet.

Seleccioneu un tipus d'element per crear.

3. Feu clic a un tipus per seleccionar-lo.

En aquest exemple s'utilitza un article que no és d'inventari. Creeu un article de servei de la mateixa manera que creeu un article que no sigui d'inventari, proporcionant el mateix tipus d'informació que es mostra en aquests passos.

A continuació, QBO mostra el panell del tipus d'element que heu triat; la figura següent mostra el panell No inventari.

Utilitzeu aquesta finestra per crear un article que no sigui d'inventari.

4. Proporcioneu un nom per a l'article i, si escau, una unitat de manteniment d'estocs (SKU).

També podeu seleccionar la categoria de l'element.

Podeu penjar una imatge de l'element fent clic al botó Carrega i navegant fins a la ubicació on deseu la imatge.

5. A la secció Informació de vendes, podeu fer-ho

a. Marqueu la casella de selecció Venc aquest producte/servei als meus clients i proporcioneu una descripció predeterminada,

b. Proporcioneu el preu que cobreu quan ven aquest article i

c. Seleccioneu el compte d'ingressos associat a l'element; si cal, podeu establir un compte nou.

QBO utilitza aquesta informació quan seleccioneu aquest article en transaccions de vendes.

6. Assegureu-vos que aparegui un xec a la casella de selecció És imposable, si escau, i trieu una de les entrades predefinides que apareixen a les llistes Categoria d'impost sobre vendes i Què veneu.

7. Per mostrar la secció Informació de compres, marqueu la casella de selecció Compre aquest producte/servei a un proveïdor i, si cal, feu clic a l'enllaç Mostra més a la part inferior de la finestra.

Afegiu informació de compra per a l'article.

8. Proporcioneu una descripció per defecte, el cost que pagueu quan compreu l'article, el compte de despeses associat a l'article i, si voleu, el venedor a qui preferiu comprar l'article.

QBO utilitza aquesta informació quan seleccioneu aquest article en transaccions de despeses.

9. Feu clic a Desa i tanca.

QBO desa l'article i torna a mostrar la llista de productes i serveis; el nou element apareix a la llista.

Com crear un article d'inventari

La creació d'un article d'inventari té alguns tipus d'informació addicionals que cal proporcionar.

Subministreu la quantitat disponible i la informació del compte d'actius d'inventari per als articles d'inventari.

Subministreu la quantitat que teniu a mà i la data en què heu determinat la quantitat disponible. Heu de proporcionar una data de data o QBO no us permetrà desar l'element. Si teniu la intenció d'introduir transaccions històriques que utilitzen l'element que esteu configurant, assegureu-vos d'introduir una data de data amb prou antelació per acomodar aquestes transaccions, normalment a l'inici de l'any fiscal.

Recordeu que abans de poder vendre un article, n'heu de tenir una part. Si no en teniu cap en el moment de crear l'article, probablement en comprareu una part mitjançant una transacció de despeses, i això actualitzarà les vostres quantitats.

Si utilitzeu QBO Plus, podeu proporcionar un punt de reordenació. Definiu el vostre punt de reordenació com la quantitat mínima que considereu que necessiteu a mà en un moment determinat. QBO utilitza el punt de reordenació que establiu per controlar la quantitat de l'article en estoc, i quan la quantitat disponible cau igual o per sota del punt de reordenació establert, QBO us recorda que n'heu de demanar més.

Podeu establir un punt de reordenació després d'haver creat un article d'inventari; cerqueu l'element a la llista Productes i serveis i feu clic a Edita a la seva columna Acció. A continuació, proporcioneu el punt de reordenació i feu clic a Desa i tanca.

També podeu utilitzar la llista de Productes i Serveis per veure els articles per als quals heu especificat punts de recàrrega que són baixos o sense estoc. A la part superior de la llista, que es mostra a la figura següent, feu clic a existències baixes per filtrar la llista de productes i serveis per mostrar només els articles per als quals hàgiu especificat un punt de reordenació que també tinguin existències baixes. Feu clic a Esgotat per veure els articles per als quals heu especificat un punt de reordenació que no teniu i que hauríeu de considerar fer la comanda.

Utilitzeu aquests gràfics per filtrar la llista de Productes i Serveis per mostrar només existències baixes o només articles sense existències per als quals hàgiu especificat un punt de reordenació.

QBO defineix "estoc baix" com un article per al qual heu especificat un punt de reordenació i per al qual en teniu un o menys a mà.

Per demanar un article amb existències baixes o sense existències, feu clic a la fletxa de la seva columna Acció i seleccioneu Reordena a la llista desplegable que apareix. QBO crea una comanda de compra amb la informació de l'article emplenada. Completeu la comanda de compra i envieu-la al proveïdor. Tingueu en compte que QBO només crea una comanda de compra per als articles que seleccioneu.

Per enviar ordres de compra a diversos venedors, seleccioneu els articles que voleu tornar a demanar per a un sol proveïdor, feu clic a Accions per lots (que apareix a sobre de la columna Acció després de seleccionar un article) i, a continuació, trieu Reordenar. A continuació, repetiu el procés perquè els articles es tornin a demanar d'un proveïdor diferent.

Podeu cancel·lar fàcilment el filtre per a articles amb estoc baix o sense existències. Un cop seleccioneu un d'aquests filtres, apareixerà una X a l'extrem superior dret del gràfic del filtre. Feu clic a aquesta X i QBO tornarà a mostrar la llista completa de productes i serveis.

Com treballar amb paquets a QBO

Si utilitzeu QBO Essentials o QBO Plus, podeu crear paquets per agrupar articles que sovint veneu junts. Si sou un usuari de QuickBooks Desktop, penseu en un paquet com a element de grup al producte d'escriptori.

Un paquet no és un conjunt; QBO no crea una llista de materials per a un paquet, ni QBO fa un seguiment d'un paquet com a article separat amb una quantitat i un cost separat. Això vol dir que QBO no fa un seguiment de la quantitat disponible per als paquets.

Si no sou un usuari de QuickBooks Desktop, penseu en un paquet com una col·lecció d'articles, tant productes com serveis, que un client us compra alhora. Per exemple, suposeu que teniu un negoci de jardineria que ven elements d'aigua, així com serveis d'il·luminació, retallades i fertilitzants.

Si un client compra una font d'aigua, normalment haureu de vendre-li la pròpia font d'aigua, formigó per configurar la font d'aigua i una bomba per bombar l'aigua a través de la funció d'aigua. Podeu configurar els tres elements necessaris per crear una característica d'aigua (la funció, el formigó i la bomba) com a paquet, perquè els haureu de vendre al mateix temps.

La idea que hi ha darrere d'un paquet és facilitar la venda col·locant tots els articles del paquet en un formulari de venda en un sol pas en lloc de fer-vos afegir per separat cada article que componen el paquet a diversos documents de venda.

Podeu utilitzar paquets en pressupostos, factures, notes de crèdit, rebuts de vendes, rebuts de reemborsament, crèdits retardats i càrrecs retardats. Els paquets no estan disponibles per comprar documents ni podeu afegir un paquet a una regla de preus.

Per crear un paquet, seguiu aquests passos:

1. Seleccioneu Gear→Productes i serveis per mostrar la llista Productes i serveis.

2. Feu clic al botó Nou per mostrar el panell Selecciona un tipus.

3. Feu clic a Bundle.

QBO mostra el tauler Bundle que es mostra aquí.

El tauler on establiu un paquet.

4. Proporcioneu un nom, un SKU si escau i una descripció que apareixerà als formularis de venda del paquet.

5. A la secció Productes/serveis inclosos a la secció Paquet, marqueu la casella de selecció Mostra els components del paquet en imprimir o enviar transaccions si voleu enumerar, als documents de venda, els components inclosos al paquet.

6. Utilitzeu la graella de la taula a la part inferior del panell (vegeu la figura següent) per identificar els productes inclosos en el paquet.

a. Feu clic a Mostra més per ampliar el tauler de manera que pugueu afegir elements addicionals al paquet.

b. Feu clic a la primera fila de la columna Producte/Servei i QBO mostrarà un quadre de llista que podeu utilitzar per seleccionar un element per incloure-lo al paquet.

Escollir un article per incloure en un paquet.

c. Subministreu una quantitat per a l'article.

d. Repetiu els passos b i c per a cada element que vulgueu incloure al paquet.

Un paquet pot incloure fins a 50 articles. A més, podeu reordenar els elements del paquet arrossegant el gràfic que apareix a l'esquerra de cada element (el que sembla nou punts).

e. Quan acabeu d'afegir elements al paquet, feu clic a Desa i tanca.

QBO guarda el paquet; el trobareu a la part inferior de la llista de productes i serveis. Per utilitzar el paquet, només cal que l'afegiu a un document de vendes de la mateixa manera que afegiu qualsevol producte o servei a un document de venda. Consulteu el capítol 6 per obtenir més informació sobre com afegir productes i serveis als documents de vendes. I, un cop afegiu un paquet a un document de venda, podeu editar els elements inclosos al paquet, afegint-los o suprimint-los segons sigui necessari. El preu d'un paquet és igual a la suma dels components del paquet. Podeu descomptar un paquet, però no podeu marcar un paquet ni fer un seguiment de la quantitat disponible per a un paquet; Recordeu, un paquet no és un conjunt.

Podeu cercar paquets de la mateixa manera que cerqueu qualsevol producte o servei. Utilitzeu el quadre de cerca a la part superior de la llista de productes i serveis per cercar per nom o SKU.

Com utilitzar les regles de preus a QuickBooks Online

Utilitzant les regles de preus, actualment una característica de les proves beta, però disponible a la vostra empresa QBO si l'activeu, podeu controlar els preus dels productes. Per exemple, pots

• Oferir descomptes en productes específics.
• Augmentar el preu dels productes especificats.
• Oferiu preus especials a tots o alguns clients.
• Feu que els preus especials estiguin disponibles durant un període de temps determinat.

Per als antics usuaris de QuickBooks Desktop, les regles de preus són similars als nivells de preus; particularment, QBO no registra un canvi de preu com a descompte, sinó com a anul·lació del preu de venda.

No podeu afegir un paquet a una regla de preus, però podeu solucionar aquest problema si afegiu articles inclosos en un paquet a una regla de preus. Aleshores, quan afegiu el paquet a un document de venda, el paquet reflectirà el preu de la regla de preus.

Per utilitzar les regles de preus, activeu la funció escollint Gear–>Compte i funcions–>Vendes i editeu la secció Productes i serveis per activar les regles de preus.

Podeu configurar tantes regles de preus com vulgueu, però menys de 10.000 funcionen millor a QBO. Per crear una regla de preus, seleccioneu Engranatge → Llistes → Totes les llistes. A la pàgina que apareix, feu clic a Regles de preus i, a continuació, feu clic a Crea una regla. QBO mostra la pàgina Crea una regla de preus que es mostra aquí.

Utilitzeu aquesta pàgina per crear una regla de preus.

En aquesta pàgina, proporcioneu un nom per a la regla, les dates d'inici i finalització de la regla, els clients que compleixen els requisits i els productes o serveis als quals QBO hauria d'aplicar la regla.

Especifiqueu com ajustar el preu: utilitzant un percentatge, una quantitat fixa o un preu personalitzat. Indiqueu si la regla és un augment o una disminució del preu i com voleu que QBO gestioni l'arrodoniment. Quan acabis, fes clic a Desa o Desa i tanca. Quan creeu una transacció de venda, QBO aplica automàticament qualsevol regla de preu adequada a les transaccions.