10 claus per utilitzar la tecnologia per gestionar els registres de les petites empreses

Els propietaris de petites empreses de tot arreu han adoptat la tecnologia per gestionar els seus registres, ja sigui per programar cites, crear correspondència, registrar operacions comercials, processar nòmines, fer un seguiment de l'inventari o més. Tot i que les empreses no han quedat "sense paper", han reconegut els avantatges d'utilitzar la tecnologia per mantenir-se organitzades. Si encara esteu encadenat a utilitzar el paper, pot ser que sigui el moment d'utilitzar les deu tecles següents per substituir el paper amb fitxers electrònics.

Utilitzeu Outlook per fer un seguiment de cites, tasques i projectes

El calendari en paper que va a tot arreu és útil, però heu provat d'utilitzar la funció Calendari en un programa de programari? Amb un calendari informatitzat, podeu introduir una cita una vegada i configurar-la perquè es repeteixi diàriament, setmanalment, quinzenalment o mensualment, i podeu configurar recordatoris automàtics, tasques que no podeu fer al vostre calendari en paper. Aquí hi ha un altre avantatge: amb programari com Outlook, tots els membres del vostre personal poden compartir calendaris.

Escaneja targetes de visita i transfereix la seva informació a les llistes de contactes d'Outlook

Esteu cansat d'haver d'obrir-vos pas pel vostre Rolodex o una gran pila de targetes de visita per trobar un número de telèfon o una adreça de correu electrònic? Bé, podeu allunyar-vos de qualsevol versió d'aquest malson que us enfronteu. Com? Executeu cada targeta de visita a través d'un escàner que inclou programari per convertir la informació de la targeta a la llista de contactes d'Outlook. A continuació, podeu trobar la informació que cerqueu amb una operació de cerca.

Converteix documents en fitxers Adobe .pdf

MS Word té una opció per desar fitxers com a. pdfs. El procés és indolor. Amb un document de Word obert, trieu Fitxer Desa com a Desa com a tipus i feu clic a la fletxa desplegable de l'extrem dret. Desplaceu-vos cap avall per la llista, ressalteu PDF i feu clic a Desa (al costat de Cancel·la a la part inferior del quadre).

Quin és el gran problema dels pdf? Ja no us haureu de preocupar de si algú té la versió adequada del programari per llegir el vostre fitxer. Qualsevol ordinador amb Adobe Reader pot obrir qualsevol fitxer .pdf.

També podeu escanejar cartes, factures, anuncis (qualsevol document que s'adapti al vostre escàner) i desar-los com a pdf. Només assegureu-vos que configureu l'escàner amb el tipus de fitxer .pdf abans d'escanejar el document.

Creeu mestres de documents utilitzats amb freqüència

Quan utilitzeu amb freqüència la mateixa lletra però amb canvis menors, manteniu-ne un fitxer mestre a l'ordinador. Aleshores, quan necessiteu el document, obriu el document mestre, feu els canvis i imprimiu el document. Recordeu desar el fitxer amb un nom de fitxer diferent perquè el mestre no es canviï.

Utilitzeu programari de comptabilitat per crear factures i ordres de compra

Ja no haureu de mirar els arxivadors plens de factures o ordres de compra. Utilitzeu programari de comptabilitat com QuickBooks o Sage 50 per crear aquests documents. És possible que hàgiu d'imprimir i enviar documents per correu electrònic a un client, però el fitxer real es quedarà, no als arxivadors que ocupan espai, sinó al vostre ordinador, on trobar una factura és qüestió d'escriure unes quantes tecles.

Automatitzeu targetes de temps, facturació de projectes i processament de nòmines

Podeu substituir les targetes d'entrada i processament de targetes de temps per registre electrònic i processament de nòmines. Penseu en el temps estalviat i en els errors evitats. Un empresari diu que la seva empresa va reduir el processament de nòmines de 6 hores a 45 minuts utilitzant el programari de targetes de temps. Ara això és una gran proesa.

I si la confiança és un problema per a la vostra empresa, podeu comprar un programa de programari que requereixi que cada empleat col·loqui un dit sobre un escàner quan comenci i acabi les hores de treball! Aquesta empremta digital sona com una pel·lícula de ciència-ficció, no?

Feu un seguiment electrònic de l'inventari

Si la vostra petita empresa implica inventari, utilitzar la tecnologia és l'únic camí a seguir. El programari de reconeixement òptic de caràcters (OCR) permet a la vostra empresa mantenir un registre precís de l'inventari, omplir les comandes més ràpidament, enviar comandes sense problemes i facturar amb precisió perquè tot es fa per ordinador. Podeu gestionar tots aquests processos, utilitzant etiquetes i números a la pantalla de l'ordinador.

Registra les compres i els detalls del producte sobre els actius en un full de càlcul o en una base de dades

Quan compreu equips o altres actius, registreu la compra i els detalls del producte en un full de càlcul o en una base de dades. Amb tota la informació al vostre abast, podeu contactar amb el venedor amb qualsevol problema o calcular ràpidament els vostres actius per obtenir un estat financer o respondre a una sol·licitud d'informació d'actius del banc.

Feu que el temps d'impostos sigui una mica de pastís

Quan tots o la majoria dels vostres registres es troben a l'ordinador, preparar els impostos és molt més fàcil i més precís que transferir dades des d'una còpia impresa a l'ordinador.

Amb totes les vostres factures o ordres de compra en un programa de programari de comptabilitat, només heu d'executar un informe i —voilà! —el programari us proporciona el total de factures o ordres de compra de l'any. El mateix passa amb la nòmina, l'inventari i els actius. Podeu recuperar qualsevol cosa que hàgiu emmagatzemat sistemàticament a l'ordinador quan ho necessiteu.

Feu una còpia de seguretat dels fitxers

Un avantatge addicional d'utilitzar la tecnologia per gestionar els registres de les vostres petites empreses és que podeu fer-ne una còpia de seguretat, desar-los en un ordinador en una altra ubicació o en una unitat flaix, per exemple.

Per què és tan important? L'actiu informàtic més preuat són les dades que conté. Conserveu una còpia addicional d'aquestes dades perquè mai no us enfronteu a la consternació dels registres perduts. Poques vegades s'avisa amb antelació que un lladre us robarà l'ordinador, que un incendi el fonrà o simplement morirà.